Mensen in hun kracht zetten met Workforce Scheduling
De gezondheid van een samenleving kan vaak het best worden afgemeten aan de zorg voor ouderen en gehandicapten. De Noord-Europese landen kunnen wat dit betreft bogen op een lange en trotse traditie. Sinds de jaren ‘80 heeft Attendo altijd het voortouw genomen in dit type zorg. Elke dag bieden de 24.000 medewerkers van Attendo zorg van hoge kwaliteit aan ouderen en gehandicapten, inclusief medische en tandheelkundige zorg op meer dan 700 verschillende locaties in Zweden, Finland, Noorwegen en Denemarken. Met grote vakkundigheid, betrokkenheid en aandacht wil Attendo de kracht van elk individu benutten en steunen. De belofte van het bedrijf? Klanten de zorg bieden die ze nodig hebben, op het moment dat ze het nodig hebben en op de manier die ze wensen.
Zorg en aandacht voor kwaliteit
Om deze belofte waar te maken moet Attendo de kwaliteit en beschikbaarheid van de medewerkers kunnen garanderen. Maar het plannen van de geschikte zorgverleners is geen gemakkelijke taak in een organisatie met duizenden medewerkers, verspreid over honderden units. In elke dienst moet er voldoende tijd aan de klant worden toegewezen. Tel daar de voorkeuren van medewerkers en de kosten bij op en de taak wordt nog complexer. En dan hebben we de arbeidswetgeving nog niet genoemd, een belangrijk item waar de planning ook rekening mee moet houden.
Nader onderzoek van het planningsproces leidde bij Attendo tot de conclusie dat managers en medewerkers samen verantwoordelijk zijn voor de planning. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie, maar zorgt er ook voor dat de arbeidswetgeving en de voorkeuren van de medewerkers worden gerespecteerd. De technologie die dit mogelijk maakt, hebben ze gevonden in ORTEC Workforce Scheduling, die uitgerust is met een Self-scheduling module.
De wensen van klant en medewerker samenbrengen
“Door een oplossing voor het geheel te bedenken en niet alleen voor zichzelf, sparen medewerkers nu tijd en energie uit voor echt belangrijke zaken,” stelt Christina Varsamäki, Regional Director bij Attendo. Dankzij ORTEC Workforce Scheduling en beschikbare modules zoals Self-scheduling, Budget & Control en Employee Self-service kon Attendo de planning zo aanpassen dat de focus volledig op de klant is gericht. Met optimale ondersteuning van de medewerkers zelf. Zij kunnen nu hun eigen werkrooster plannen, terwijl het management het totale overzicht behoudt. Managers van verpleeghuizen kunnen bijvoorbeeld specifieke data reserveren voor training en vaste diensten. Medewerkers kunnen de overzichtelijke afdelingsplanning bekijken en dan hun eigen diensten inplannen. Gewoonlijk kiezen zij de diensten die het beste te combineren zijn met hun vrije dagen. Onderling kunnen ze afspraken maken over wie welke dienst doet. Managers kunnen de voortgang volgen en de master planning in real-time bijwerken.
Met de toegenomen zichtbaarheid van betrouwbare data en met hulp van analyses, kan het team van Attendo sneller betere besluiten nemen en een meer kostenbewuste planning afleveren. In het oude systeem kostte het opstellen van de maandelijkse planning soms wel twee dagen. Gezamenlijke planning en rapportages vergden veel handwerk met inefficiënte, dure en weinig duurzame papieren documentatie. Nu duurt het opstellen van de planning hooguit twee uur. Dankzij de digitalisering zijn de operationele kosten en het papierafval sterk verminderd. Hierdoor komt in de agenda’s van de medewerkers tijd vrij voor andere zaken, bijvoorbeeld om de service aan klanten nog verder te verbeteren.
Betere zorg leveren
“Tijdrovend handwerk is verminderd en we kunnen beter voldoen aan de wensen”, vertelt Christina Varsamäki. “De bottomline is dat de medewerkers nu tijd en energie uitsparen voor andere dringende zaken.”
Dankzij ORTEC Workforce Scheduling zijn er veel minder last-minute planningswijzigingen, wat prettiger is voor de zorgklanten. De betrokkenheid is gestegen, omdat de medewerkers meer controle hebben over hun werk-privé-balans en het zorgplan. De planningstijd daalde van twee dagen naar twee uur. Er is nu een proactieve benadering van de regelgeving en de kosten worden in real-time beheerd.
De implementatie van ORTEC’s planningsoplossing heeft ook een positief effect op de ecologische voetafdruk, aangezien het papiergebruik voor administratieve doeleinden sterk is afgenomen. Maar de échte winst is dat de kwaliteit van de zorg nog verder verbeterd kon worden doordat de klantbehoeften en de medewerkersbehoeften beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Een grote stap voorwaarts in het streven van Attendo om de kracht van elk individu zo goed mogelijk te benutten en te ondersteunen.
