Bij ORTEC doen wij er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij zien dit als uw gegevens, die van u persoonlijk en houden daar rekening mee. Ook willen wij ervoor zorgen dat onze klanten en bezoekers van de ORTEC website vertrouwen in ons blijven stellen.
In onze privacyverklaring willen wij u gedetailleerde informatie geven over wanneer en waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen en hoe wij deze gebruiken en beschermen. Welke gegevens wij verzamelen, verschilt of u bezoeker bent van onze website, of klant bent van één of meerdere van de producten en/of diensten die wij aanbieden.
Als bezoeker van een website van ORTEC zorgt de informatie die u met ons deelt ervoor dat u een meer gepersonaliseerde ervaring krijgt, bijvoorbeeld informatie over uw regio of branche, beurzen en potentiële nieuwe ontwikkelingen die voor u interessant zijn.
Als klant gaan wij met u een contract aan, inclusief indien nodig een Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA). In dit contract worden de principes uiteengezet die wij volgen met betrekking tot privacy. Als er een DPA aanwezig is, bevat deze alle details van de verwerking van persoonsgegevens die ORTEC onderneemt om u het product en/of de dienst die wij aanbieden te kunnen leveren.
Er zijn een aantal activiteiten die wij graag onder de aandacht willen brengen in deze Privacyverklaring. Deze activiteiten zijn meer algemeen van aard, maar wij vinden het wel belangrijk om u hierover te informeren.
ORTEC is een internationaal opererend bedrijf dat zich richt op optimalisatie met behulp van toegepaste wiskunde in de breedste zin van het woord. We hebben ons hoofdkantoor in Nederland en hebben verschillende kantoren over de hele wereld.
Voor websitebezoekers treedt ORTEC op als Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
Voor klanten treedt ORTEC doorgaans op als Verwerker.
Contactgegevens ORTEC hoofdkantoor:
ORTEC
Houtsingel 5
2719 EA
Zoetermeer
The Netherlands
U kunt ons telefonisch bereiken op +31 (0)88-ORTECNL (+31 (0)88-6783265).
U kunt ook contact met ons opnemen via de contactformulieren op onze website https://ortec.com/nl-nl/contact
Als u vragen heeft over uw gegevens of het gebruik ervan, kunt u per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: dpo@ortec.com of gebruik de formulieren op onze website om uw rechten als betrokkene uit te oefenen.
Hoewel het niet verplicht is om alle informatie in dit privacybeleid te verstrekken, kan ORTEC u mogelijk niet alle mogelijke diensten bieden als u ervoor kiest om dat niet te doen.
Over het algemeen verzamelen wij uw gegevens wanneer u besluit met ons te communiceren. Als bezoeker van een website kan dit bijvoorbeeld gebeuren wanneer u zich aanmeldt voor het ontvangen van e-mails of nieuwsbrieven van ons. We analyseren ook hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat we u de best mogelijke ervaring kunnen bieden, of u nu meer wilt weten over onze nieuwste oplossingen, enquêtes wilt lezen of gewoon door onze website wilt bladeren.
Voor onze klanten verzamelt ORTEC gebruiksgegevens wanneer u onze producten, applicaties en/of diensten gebruikt, of terwijl we samenwerken tijdens bijvoorbeeld de implementatiefase van onze producten.
Wij verzamelen gegevens op verschillende manieren:
Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering, het leveren van de door u gevraagde diensten en om u op de hoogte te houden. Soms heeft u de mogelijkheid om bepaalde gegevens niet aan ons te verstrekken, maar dit kan leiden tot een mindere mate van personalisatie, bijvoorbeeld dat u niet op de hoogte wordt gesteld van een evenement waarin u wel geïnteresseerd zou zijn geweest.
De gegevens die wij verzamelen zijn afhankelijk van waar en wanneer deze worden verzameld:
Wanneer u bij ons een account aanmaakt of zich registreert op onze website, moeten wij gegevens van u verzamelen om de door u gevraagde dienst te kunnen leveren.
Wij kunnen de volgende informatie verzamelen:
Tijdens uw bezoek aan onze website kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:
Afhankelijk van uw instellingen en/of het privacybeleid van sociale media of berichtendiensten zoals Facebook, WhatsApp of Twitter, kunt u ons toestemming geven om de gegevens van deze accounts of diensten in te zien.
We kunnen informatie opnemen die is gepubliceerd in artikelen/kranten of andere openbaar beschikbare bronnen.
De informatie die wij over u bewaren, wordt voor verschillende doeleinden gebruikt. Over het algemeen zijn deze doeleinden:
Deze rechtsgrondslagen zijn van toepassing op deze doeleinden:
Als ORTEC-klant zijn alle aspecten van de diensten die wij u leveren vastgelegd in het contract en de Algemene Voorwaarden. Indien u gevestigd bent in een regio waar wetgeving inzake gegevensbescherming bestaat (bijvoorbeeld de AVG in de Europese Economische Ruimte) en deze wetgeving een aanvullend contract vereist voor de verwerking van persoonsgegevens, zullen wij tevens een Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) met u afsluiten.
Met betrekking tot sommige activiteiten waarbij ORTEC met u als klant communiceert, willen wij u graag wat meer informatie geven, bovenop wat in de contracten is vastgelegd.
Er zijn verschillende platforms beschikbaar voor klanten waar u als gastgebruiker met ORTEC kunt samenwerken. Dit samenwerken kan een aantal redenen hebben, bijvoorbeeld omdat het verband houdt met het project waaraan we werken, de implementatie van het product of de dienst die u hebt gekocht of wanneer u een vraag of probleem wilt stellen aan onze klantenservice.
In dit gedeelte willen we graag uitleggen hoe we de persoonlijke gegevens van u of uw organisatie verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u als gastgebruiker toegang krijgt tot ORTEC-samenwerkingsplatforms.
De reikwijdte van dit gedeelte van de privacyverklaring is beperkt tot:
Wanneer u als gastgebruiker toegang krijgt tot de in de scope beschreven platforms, verzamelen wij 2 soorten (persoons)gegevens:
Voor de verwerking van deze gegevens baseren wij ons op verschillende rechtsgronden. Uitgangspunt is de uitvoering van het contract dat wij met u, onze klant of uw organisatie hebben. Ten tweede verzamelen wij deze (persoonlijke) gegevens op basis van uw toestemming, vooral voor die processen waarbij geüploade klantgegevens worden geüpload en aan ORTEC worden verstrekt. Omdat wij geen controle hebben over de geüploade klantgegevens die worden verstrekt, is het de verantwoordelijkheid van u, de klant, om ervoor te zorgen dat u een geldige juridische grond heeft om deze (persoonlijke) gegevens te uploaden.
Wij verzamelen geen andere persoonlijke gegevens van u en delen uw persoonlijke gegevens niet met derden zonder uw toestemming.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. We slaan uw gegevens op op beveiligde servers die voldoen aan de industrienormen en -regelgeving. Wij beperken de toegang tot uw gegevens tot geautoriseerd personeel dat deze nodig heeft om hun taken uit te voeren. We versleutelen uw gegevens tijdens de overdracht ook met behulp van sterke versleutelingsalgoritmen.
We bewaren platformgebruikersgegevens en geüploade klantgegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor deze zijn verzameld, of zoals vereist door de wet.
Wanneer uw gasttoegang tot het platform verloopt of wordt ingetrokken, zullen wij uw Platformgebruikersgegevens binnen een redelijke termijn verwijderen of anonimiseren. In een dergelijk geval worden de geüploade klantgegevens bewaard zolang er een actief contract bestaat met betrekking tot de producten of diensten die wij leveren.
Als het contract met betrekking tot het product of de diensten die wij leveren wordt beëindigd, worden alle geüploade klantgegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd.
Om deze samenwerkingsplatformen te kunnen aanbieden maakt ORTEC gebruik van subverwerkers. Er wordt gebruik gemaakt van de volgende subverwerkers:
Subverwerker | Services | Locatie |
|---|---|---|
Microsoft Azure DevOps | Opvolging van project-/ontwikkelingsproblemen | Europa |
Microsoft Office 365 (Teams/SharePoint) | Samenwerken aan projecten of andere initiatieven | Europa |
Exact | Klantenportaal en probleemtracking | ORTEC data center: Rotterdam, Nederland |
ORTEC maakt gebruik van een continu proces om de bruikbaarheid en prestaties van onze SaaS-applicaties te verbeteren. Hiervoor monitoren wij hoe klanten omgaan met onze SaaS-applicaties. De verzamelde gegevens dienen als een bron van inzichten in de ervaringen van onze gebruikers, waardoor we de effectiviteit van onze oplossingen kunnen verbeteren. De inspanning is gericht op het stroomlijnen van gebruikerstrajecten en het effectief verminderen van bruikbaarheidsproblemen.
Microsoft Clarity wordt gebruikt om gebruikersinteracties met onze applicatie vast te leggen via gedragsstatistieken, heatmaps en functies voor het opnieuw afspelen van sessies. Application Insights wordt gebruikt voor het verzamelen van statistische gebruiks- en telemetrie-informatie. Gegevens over websitegebruik worden alleen anoniem verzameld door Clarity en Application Insights met behulp van first-party cookies en andere trackingtechnologieën nadat toestemming van de gebruiker is verkregen. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Voor een uitgebreid inzicht in hoe Microsoft uw gegevens verzamelt en verwerkt, raadpleegt u de Privacyverklaring van Microsoft.
ORTEC zal uw persoonlijke gegevens nooit delen, verkopen, verhandelen of verhuren aan derden voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande toestemming.
Sommige van onze dienstverleners hebben mogelijk toegang tot uw gegevens om diensten voor ons uit te voeren; Denk bijvoorbeeld aan het versturen van nieuwsbrieven of het hosten van onze website. Wij zorgen ervoor dat elke partij die diensten levert voor ORTEC een overeenkomst met ons aangaat en voldoet aan onze normen voor gegevensbescherming. Deze derden gebruiken uw gegevens voor geen enkel ander doel dan het duidelijk aangegeven doel in verband met de dienst die zij leveren.
Wij kunnen uw gegevens delen met:
ORTEC is niet verantwoordelijk voor de privacyverklaringen en -praktijken van andere niet-ORTEC-aangesloten websites, zelfs als deze toegankelijk zijn via links op www.ortec.com of enige andere website die eigendom is van ORTEC. We raden u aan de privacyverklaringen van elke website die u bezoekt te lezen en contact op te nemen met de eigenaar of functionaris voor gegevensbescherming van dat bedrijf als u zich zorgen maakt of vragen heeft.
Ondanks al onze voorzorgsmaatregelen kunnen wij niet garanderen dat de gegevensoverdracht via internet 100% veilig is. Wij kunnen de veiligheid van de gegevens die u ons verstrekt daarom niet garanderen en willen u er graag op wijzen dat u dit op eigen risico doet.
ORTEC doet er alles aan om de persoonlijke gegevens die u ons toevertrouwt, te beschermen. We maken gebruik van robuuste, geschikte technologieën en beleid, zodat de informatie die we over u bewaren wordt beschermd tegen ongeoorloofde toegang en ongepast gebruik. Zo wordt uw online inschrijving versleuteld en is ons eigen netwerk beveiligd.
Als onderdeel van de diensten die wij u via de ORTEC-website leveren, kunnen de door u verstrekte persoonsgegevens worden overgedragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de servers die worden gebruikt voor het hosten van de website zich in een land buiten de EER bevinden. Wanneer ORTEC uw persoonsgegevens op deze manier overdraagt naar een land buiten de EER, ondernemen wij stappen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten beschermd blijven zoals uiteengezet in deze privacyverklaring. Als voorbeeld hiervan kan de overdracht van gegevens naar de VS worden genoemd. De wetten inzake gegevensbescherming in de VS zijn zwakker dan die in de EER en wij zullen er daarom voor zorgen dat elke overdracht van uw gegevens alleen plaatsvindt als er met de andere partij veiligheidskaders zijn overeengekomen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Voorbeelden van dergelijke raamwerken zijn de standaardcontractbepalingen of de bindende bedrijfsregels, evenals het EU-US Data Protection Framework.
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor het doel vermeld in deze privacyverklaring of, als u klant bent bij ORTEC, zoals vermeld in de contracten die wij met u hebben, en voor het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. We slaan niet meer gegevens op dan we nodig hebben. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel. Wanneer u ons verzoekt om te stoppen met het sturen van directmarketingcommunicatie naar u, bewaren we minimale informatie (bijvoorbeeld naam, adres of e-mailadres) om ervoor te zorgen dat we dergelijke verzoeken honoreren.
Voor meer informatie over de bewaartermijn van uw gegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming. Zijn/haar contactgegevens staan vermeld in deze verklaring.
Op onze website vindt u formulieren waarmee u uw rechten als betrokkene kunt uitoefenen.
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, bij te werken, te verwijderen of te beperken. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens of om een kopie ervan in een draagbaar formaat te vragen. Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website. Wij zullen binnen een redelijke termijn en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op uw verzoek reageren.
Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 14 Augustus 2024.
Deze verklaring kan worden gewijzigd als gevolg van interne wijzigingen bij ORTEC of bijvoorbeeld om tegemoet te komen aan wijzigingen in wet- en regelgeving. Wijzigingen in deze verklaring zullen via deze pagina worden gepubliceerd. Wij raden u aan deze Privacy Statement regelmatig te raadplegen.