Veranderende behoeften van de klant

Initieel stond CB voor een enorme uitdaging door de toenemende digitalisering. De afnemende vraag naar (fysieke) boeken zorgde voor een afname van het vervoersrendement, waardoor CB een afname constateerde in het totaal volume en daarentegen een toename van kleine zendingen. Als gevolg hiervan moest CB op zoek naar een toekomstbestendige oplossing, die in kon spelen op de veranderende behoeften van de klant.

Door deze verandering, was CB op zoek naar een echt partnership. De nieuwe partner en CB moesten samen naar de beste oplossing(en) kijken en zich kritisch durven opstellen. Deze rol van sparringspartner is essentieel om het innovatieve karakter van CB te behouden. Een belangrijk onderdeel in het selectieproces was duurzaamheid. Er moest een sterke reductie in CO2 uitstoot worden gerealiseerd en zo werd er van ORTEC gevraagd om mee te kijken naar de distributielocaties en landelijke dekking. In de conclusie kwamen twee cruciale vragen naar voren: Hoe gaan wij deze transitie kostenefficiënt doormaken en hoe kunnen wij onze visie op duurzaamheid samen met ORTEC verspreiden?

Samenwerking zorgt voor duurzaam vervoer

CB heeft constant nieuwe impulsen nodig om toekomstbestendig te blijven. Arjan de Jong (Manager Vervoer): “In de samenwerking met een partner die ons kan ondersteunen in het optimaliseren van onze logistieke processen, stelt ORTEC zich flexibel en open op. Hierdoor wordt er vanaf het begin ook duidelijk gecommuniceerd over de verwachtingen. In het begin waren wij als organisatie nog niet klaar voor een “complete” oplossing. Wij wilden eenvoudig en doelgericht beginnen en vanaf daar samen groeien, dat is gelukt. Er is natuurlijk een aantal interpersoonlijke en organisatorische redenen, maar uiteindelijk moet de oplossing toekomstbestendig zijn. Eén van de belangrijkste redenen waarvoor we voor ORTEC kozen, is dat zij als organisatie inspelen op de actualiteit in de logistieke branche”.

Naast het partnership, is kostenefficiëntie ook een cruciale factor. Door de toenemende druk op marges in de logistieke sector komt er veel druk te staan op het businessmodel. Momenteel werken er ruim 100 medewerkers met drie verschillende oplossingen van ORTEC. ORTEC Workforce Scheduling, ORTEC Consultancy en ORTEC Routing.

Drie oplossingen zorgen voor efficiënt distributienetwerk

ORTEC Workforce Scheduling (ORTEC WS)

Voordat CB met ORTEC WS aan de slag ging, werd er gebruikt gemaakt van een traditionele oplossing. Medewerkers hielden alle orders en geplande taken bij in een Excel bestand en daarnaast werd verlof bijgehouden in een logboek. Deze oplossing heeft meerdere nadelen, waaronder het statische karakter, de foutgevoeligheid. Ook zorgt het voor onnodige druk op de planning.

Met ORTEC WS kreeg de personeelsplanning van CB meer vorm. De focus ligt meer en meer op efficiëntie van bedrijfsprocessen en duurzaamheid. De efficiëntie van bedrijfsprocessen wordt door een aantal factoren gekenmerkt: Ten eerste zorgt het nieuwe centrale overzicht voor een optimalisatieslag voor de planners. Er is een goed overzicht van alle resources op alle CB locaties. Hierdoor is het mogelijk om inefficiënte resourcetoewijzing te heroverwegen. Tijdens dit proces kunnen meerdere planners tegelijkertijd in de oplossing om elkaar te ondersteunen.

Ten tweede maakt CB gebruik van een cyclisch rooster. Dit zorgt ervoor dat er automatisch roosters worden gegenereerd, waardoor planners maximaal 30 minuten bezig zijn met het maken en controleren van de planning. Voor deze tijd duurde het gemiddeld 2 uur om een planning te maken, laat staan te controleren. Dit zorgt voor een enorme winst op het gebied van arbeidsproductiviteit.

Ten slotte wordt er veel beter rekening gehouden met de individuele voorkeuren van werknemers. Bij een handmatige oplossing is er meer ruimte voor discussie en fouten. Medewerkers grijpen dit aan om er persoonlijk beter van te worden. Door die discussie weg te nemen en objectief naar de regels en voorkeuren te kijken, heeft CB zowel een efficiënte routeplanning als tevreden medewerkers.

ORTEC Consultancy

CB en ORTEC hebben eerst gezamenlijk de modaliteit van vervoer bij CB in kaart gebracht. Met analyses op de historische data werd duidelijk dat 30% van het aantal zendingen (locaties waarbij pakketten worden afgeleverd) geschikt was voor vervoerspartners, terwijl die kleine zendingen samen maar voor 3% van het totale volume zorgden. Echter bleek ook uit de analyses dat dit per regio kan verschillen. Naarmate je in een regio zit met lagere dichtheid van adressen moet je gemiddeld verder rijden tussen de adressen en moet de zending groter zijn om het zelf uit te voeren. Dit heeft CB doen besluiten om kleine zendingen uit te besteden aan vervoerspartners

De uitkomsten van deze analyses dienden als input voor ORTEC Routing. Op basis van business logica en de ORTEC optimizer wordt nu bepaald of een zending door CB wordt vervoerd, of dat het wordt uitbesteed aan een vervoerspartner.

ORTEC Routing

CB gebruikt de ORTEC Routing software al jaren naar volle tevredenheid. Dit gebeurde altijd in 100 gestandaardiseerde planregio’s. Na de bovengenoemde analyses zijn CB en ORTEC een project gestart (binnen de 6 planregio’s) om te optimaliseren wat resulteerde in een efficiënt & renderend netwerk. Hierbij werd uitgebreid gebruik gemaakt van vervoerspartners.

Het is essentieel dat de juiste zendingen op het juiste dock aankomen. De sortering begint al voordat alle klanten besteld hebben. Op basis van werkelijke zendingen en volume forecasts optimaliseert ORTEC Routing de planning en bepaalt ook welke orders bij welk dock moeten komen. De ORTEC routeplanning is daarmee input voor de volledig automatische sortering in het hoofdmagazijn te Culemborg.

Minder kilometers, minder kosten & meer route-optimalisaties

In het verleden verzorgde CB al het vervoer zelf, nu werkt het bedrijf intensief samen met andere vervoerspartners. CB is goed in grotere zendingen, kleinere zendingen besteden ze nu vaak uit, behalve als ze toch op de route liggen. De Jong: “Het gaat erom dat we pakketstromen bundelen. Elke dag beoordelen we met eigen software en ORTEC Routing welke zendingen we zelf doen en welke we uitbesteden aan een vervoerspartner, voor de minste kilometers en daarmee de laagste prijs en CO2- en fijnstofuitstoot. Dat is de kern van onze aanpak. Dankzij de vervoerspartners zorgt CB ervoor dat de eigen wagens, maar ook die van vervoerspartners optimaal beladen zijn.’ De Jong: ‘Ook dat zorgt ervoor dat we gezamenlijk zo min mogelijk kilometers rijden. We overleggen met vervoerspartners over de verduurzaming van hun wagenpark. Duurzaamheid speelt in partnerships een duidelijke rol.”

Ongeveer 40% van de te vervoeren zendingen komen in aanmerking voor uitbesteding aan vervoerspartners, in werkelijkheid betekent dit 3% van het totale volume. Door deze zendingen onder te brengen bij een vervoerspartner komt CB in een landelijk gebied tot 30% tijds- en kilometerbesparing, stedelijk tot 10%.

Dit levert CB een groot aantal voordelen op zoals:

• Gereduceerde uitstoot van schadelijke stoffen en minder brandstofverbruik
• Kostenbesparing door minder stops en minder kilometers
• Hogere medewerkersbetrokkenheid door meenemen voorkeuren
• Meer vervoersorders worden uitbesteed aan partners
• Hogere arbeidsproductiviteit door efficiënt planproces

CB rijdt in de kopgroep en wil daar blijven

Al met al kunnen we concluderen dat CB goed voorbereid is op de toekomstige uitdagingen. Dat wil niet zeggen dat wij stil zitten. Er wordt constant gekeken naar mogelijk verbeterslagen en in de komende maanden zal er duidelijk worden hoe onze samenwerking in de komende jaren wordt geïntensiveerd. Zo is de volgende stap om in de routeplanning nog betere rijtijden te realiseren om het serviceniveau richting klanten naar een nog hoger plan te tillen. Daarnaast zal er d.m.v. scenario-analyses worden gekeken naar de toekomstige inrichting van het distributienetwerk van CB. De uitkomsten hiervan hebben invloed op de uitstoot van schadelijke stoffen en de uitbesteding van zendingen aan vervoerspartners. Een upgrade van het Workforce Scheduling staat ook in de planning, waarmee dankzij technologische (algoritme) verbeteringen op een gebruikersvriendelijkere manier een nog betere en efficiëntere planning en meer medewerker interactie mogelijk wordt gemaakt. CB stelt alles in het werk voor het vasthouden en versterken van haar marktpositie en zal daarin samen met ORTEC optrekken naar een duurzame toekomst.