Sinds 1891 is COOP actief op de Nederlandse levensmiddelenmarkt. Waar lokale arbeiders startten met kleine winkels, ontstonden in de loop van de twintigste eeuw verschillende regionale coöperaties. In 2001, na de fusie met ondernemerscoöperatie Codis, verkreeg COOP een betere marktpositie binnen de Nederlandse markt en momenteel hebben zij ruim 300 filialen in heel Nederland. Deze filialen worden deels (ongeveer 50 procent) door zelfstandig ondernemers aangestuurd, waardoor de lokale connectie behouden blijft. In 2020 steeg zowel de concern-als consumentenomzet met respectievelijk 12% en 16%. De enorme groei heeft impact op de winkels, distributiekanalen en werkprocessen van COOP en vereist scherpte en creativiteit om alles optimaal te laten verlopen. Hoe zorgt COOP voor een voorspelbare en efficiënte distributie van en naar haar winkels? En met wat voor oplossing gaat COOP de concurrentie aan met andere grote retailers? Wij gaan in gesprek met Daniël Krant (Transport Manager) en Jacob Kleiker (Tactisch Transportplanner).

Een tweeledige uitdaging: Grip op kosten en toename servicevraag

Coop heeft in de afgelopen jaren een flinke groei doorgemaakt en dit heeft impact op haar medewerkers, winkels en interne processen. Jacob: “Om de transportplanning in goede banen te leiden, hadden we initieel één tactisch planner. Nu hebben we inmiddels een afdeling met 6 personen (Tactisch en Operationeel). Daarnaast hadden we de transportplanning uitbesteed aan onze enige logistieke dienstverlener. Wij wilden echter meer grip krijgen op de transportkosten en tegemoet komen aan de toenemende servicevraag vanuit de winkels. Dit zijn de twee hoofdredenen om het in eigen handen te nemen. In eerste instantie met alleen een tactisch plan, waarbij de operationele planning en uitvoering nog steeds bij onze Logistiek Dienstverlener lag. “

“In de zoektocht naar een geschikte partner zijn wij op de ICT&Logistiek beurs met ORTEC in contact gekomen. ORTEC is een bekende speler in de retailsector en zij ondersteunen meerdere grote spelers. Door de intelligente oplossing en goede klik hebben wij besloten dit traject met ORTEC te realiseren. Wij zijn nog steeds zeer tevreden met ons partnership.”

Vier vliegen in één klap

Coop was natuurlijk in zijn nopjes met de sterke groei en deze groei leek voorlopig nog niet te stoppen. Alle positieve ontwikkelingen hebben ook een keerzijde: De toename van het werk zorgde namelijk voor een toename in complexiteit. Daniël: “Het programma waar we destijds gebruik van maakte was flink verouderd en het kostte ons veel tijd om een planning te maken. Hierdoor was het noodzakelijk om de volgende stap te maken. Die stap hebben wij kunnen maken met ORTEC Tactical Routing. Deze oplossing sluit naadloos aan op de wensen en eisen van onze transportplanning. Ten eerste heeft het een aanzienlijke kostenbesparing opgeleverd doordat de planning beter aansluit bij de realiteit en er nauwkeuriger op pieken en dalen wordt ingespeeld. Ten tweede staat Coop bekend als een lokaal betrokken supermarkt. Hierdoor is het cruciaal om actief bij te dragen aan een duurzamere samenleving. De reductie van het aantal kilometers en verlaging van de CO2 uitstoot is een belangrijk element. Door historische data te gebruiken, worden huidige routes optimaler benut en wordt er een steentje bijgedragen aan het mileu. Ten derde is er er minder tijd nodig om een planning te maken. Door automatisering en het gebruik van algoritmes, kunnen planners zich bezig houden met strategische vraagstukken en worden menselijke fouten voorkomen. Ten slotte kunnen we door alle bovenstaande punten, sneller en makkelijker scenarios’s doorrekenen. Keuzes worden beter onderbouwd en geverifieerd. Dit zorgt voor draagvlak en inzicht.”

Een volgende stap in het optimalisatieproces

Coop heeft op tactisch gebied veel stappen gemaakt, wat cruciaal is in een efficiënt distributieproces. Door de jarenlange ervaring met ORTEC Tactical Routing kan dit steeds beter worden geoptimaliseerd. Echter mist COOP hierin de connectie met de operatie. Daniël: “De operationele planning wordt (tot voor kort) letterlijk met papier en pen gemaakt. De ontwikkelingen binnen de Transportbranche gaan in een stroomversnelling en de servicevraag vanuit de organisatie wordt steeds groter. Met de oude systemen is het niet mogelijk om aan de vraag te voldoen. We kwamen uit bij ORTEC’s oplossing voor rit- en routeoptimalisatie, ORTEC Routing and Dispatch (ORD). Met ORTEC Routing & Dispatch willen wij op korte termijn besparingen realiseren door minder bewegingen aan de voorkant en betere routes voor onze vrachtwagens.” Inmiddels rijden er ruim 125 vrachtwagens dagelijks door Nederland, wat neerkomt op ruim 1.000 operationale routes per week.

Flexibiliteit en kennis zijn ingrediënten voor partnership

Coop heeft veel baat bij de flexibiliteit van ORTEC. Daniël: “In onze samenwerking stelt ORTEC zich prettig en flexibel op, waardoor de communicatie altijd open en direct is. Wij werken ook met een vast team. Zo kunnen ORTEC’ers over de schouder van onze medewerkers meekijken en bijsturen. Dit zorgt voor operationele ondersteuning, tijdsbesparing en een goede band. De flexibiliteit komt ook tot uiting in de oplossing. De oplossing zorgt ervoor dat interne processen optimaal worden gebruikt en waar nodig kunnen wij zaken aanpassen.

Coop is onder de indruk van de kennis van ORTEC. Jacob: “Wij komen geregeld met vragen over aanpassingen van de functionaliteit. Hierin merken wij dat ORTEC over uitstekende markt-, proces- en productkennis beschikt.
De organisatie loopt al jaren mee in de retailsector en begrijpt onze processen tot in de details. Daarnaast hebben zij specialistische kennis van algoritmes en wiskundige modellen. Dit zorgt regelmatig voor nieuwe inzichten en oplossingen”.

_________________________________________________________________________________________________

“Door parate kennis wordt er snel geschakeld en een oplossing gevonden”

_________________________________________________________________________________________________

Efficiënte routes en optimale benutting

Coop analyseert dagelijks alle tactische en operationele plannen voor de aankomende periode. Maar wat heeft het concreet opgeleverd? Exacte cijfers en bijdrages zijn lastig in te schatten, echter zijn er voor planners én medewerkers duidelijke slagen gemaakt. Zo heeft ORTEC Tactical Routing er onder meer voor gezorgd dat de beladingsgraad van vrachtwagens aanzienlijk is verhoogd. Door deze ontwikkeling kunnen vrachtwagens meer middelen vervoeren, meer winkels aanrijden en worden er minder “lege” kilometers gemaakt. Er is, zowel tactisch als operationeel, een hogere voorspelbaarheid van de planning. Dit is gerealiseerd door een betrouwbare voorspelling op basis van historische data. De ingeplande dienst komt beter overeen met de realiteit. Voorheen was het afhankelijk van menselijke handelingen en ervaringen. Dit heeft invloed op zowel chauffeurs, winkelpersoneel en medewerkers van het Distributiecentrum.

Met behulp van ORTEC Consultancy heeft COOP grondige analyses uitgevoerd, waarbij er verschillende quick wins zijn behaald. Zo is het “busboekje” opnieuw bekeken en geoptimaliseerd. Het busboekje geeft een duidelijk overzicht van routes en leveringen. Winkels weten nu dat er op vaste tijden wordt gelost, wat tot een efficiënter transportproces leidt. Een andere analyse leidt terug tot 2019. Ten tijde van een overnametraject moest COOP bepalen welk type trailers geschikt was voor de nieuwe situatie. Een data-analyse heeft er voor gezorgd dat de juiste type trailers zijn aangeschaft. Hierdoor zijn grote logistieke uitdagingen op tijd getackeld.

Uniformiteit is een cruciale parameter voor Coop. De afgelopen jaren hebben ORTEC en Coop hard gewerkt aan een uniforme werkwijze in het gebruik van de oplossing. Hier zijn nog steeds stappen te zetten, echter zorgt de huidige situatie wel voor meer duidelijkheid en overzicht.

Huidige uitdagingen zijn toekomstige kansen

De coronapandemie heeft de (online) retailmarkt geen windeieren gelegd. Zowel de winkelomzet als de online verkopen zitten in de lift. Coop is actief bezig met een interne optimalisatie van de organisatie. In de nieuwe situatie moeten afdelingen uniform werken en flexibel om kunnen gaan met veranderingen. Dit heeft ook een positieve invloed op de toegevoegde waarde van ORTEC.

Op dit moment streeft Coop naar het optimaal inzetten van de bestaande oplossingen van ORTEC en het aansluiten van alle interne wensen. Door de toename van relevante data en de groei van Coop bieden deze uitdagingen voldoende kansen om het partnership in de komende jaren te verstevigen. ORTEC is trots op de samenwerking met Coop en kijkt uit naar een gezamenlijke toekomst.