"Ik geloof enorm in partnerships waarmee je samen de standaard verbetert"

John Adegeest, directeur ICT bij schoonmaakbedrijf CSU, over de voordelen van ORTEC Workforce Scheduling

John Adegeest is sinds augustus 2017 directeur ICT bij schoonmaakbedrijf CSU (en zusterorganisatie Tzorg). Bij zijn aantreden kreeg hij de opdracht mee om te komen tot een nieuwe IT-strategie. “Daar zijn we eind dat jaar mee gestart, en het heeft erin geresulteerd dat we werkelijk álles hebben vernieuwd wat je maar kunt vernieuwen. Van de laagste niveaus van infrastructuur tot applicaties, waaronder de keuze voor een planning- en urenverwerkingssysteem. We zijn begonnen met: ‘cloud, tenzij’. Inmiddels is het ‘cloud only’. Een bewuste keuze, omdat ik mijn team meer wilde laten doen dan te zorgen voor het ‘gas, licht en water’ van de IT-afdeling. Ik wilde hun kennis en capaciteiten echt inzetten om waarde toe te voegen aan de business. Dit jaar ronden we de complete transitie af.”

Een hele prestatie, in een markt waar digitalisering nog lang niet vanzelfsprekend is. “Onze markt is wel aan het moderniseren”, weet Adegeest. “Schoonmaak blijft nog heel lang handwerk, maar je kunt een aantal processen eromheen veel efficiënter maken door enerzijds technologische oplossingen in te zetten, en anderzijds door ontwikkelingen in de schoonmaakmiddelen zelf. Aanpalende diensten worden ons steeds vaker gegund, want wij zijn er toch. Zo hebben we recentelijk een contract gewonnen om op 2.300 locaties bij Jacobs Douwe Egberts schoon te maken én de koffiemachines bij te vullen. Dat deden ze eerst zelf. Een vergelijkbare casus: printers. En bij RET vullen we vloeistoffen bij die in trams en bussen zitten. Puur omdat we ze toch al schoonmaken en meteen even die check kunnen doen. Dat kan prima, zolang het maar geen technisch onderhoud aan machines wordt.”

“Schoonmaak blijft nog heel lang handwerk, maar je kunt een aantal processen eromheen veel efficiënter maken.”

Topsport

CSU, van origine een familiebedrijf, is volledig Nederlands. Het heeft zo’n 16.500 schoonmakers in dienst, en daarnaast werken er rond de 700 collega’s op kantoor. Het bedrijf heeft 14 vestigingen in het hele land en bedient een enorm diverse klantengroep: van hotels en vakantieparken tot evenementenlocaties, voetbalstadions, vervoerders, politie en defensie. Adegeest: “Er zitten locaties bij waar veiligheid en screening heel belangrijk zijn. Dat is een andere dynamiek dan op een kantoor. Maar we maken ook fabrieken schoon in de vleesverwerkende industrie. Je kunt niet iedereen overal inzetten, en niet iedereen wil overal ingezet worden. Op vakantieparken op wisseldagen een paar honderd woningen schoonmaken tussen half tien ‘s ochtends en drie uur ‘s middags: dat is echt topsport.” Ook topsport is het verzorgen van de planning voor een bedrijf waar 90% van de medewerkers bijna nooit op kantoor komt, maar bij de klant aan het werk is.

Vooraf plannen

“Workforce planning: als we dat niet goed doen, verdienen we bij CSU geen geld”, zegt Adegeest. “Een van de eerste dingen die we aan het begin van de transformatie vervangen hebben is het HR-systeem – personeelsadministratie en payroll. Vrij snel daarna zagen we dat het verstandig zou zijn om ook de urenregistratie te vervangen. Wij registreerden uren namelijk achteraf. Dan kun je dus nooit vaststellen of je planningsactiviteiten kunt optimaliseren en je organisatie slimmer kunt maken. De mogelijkheid om voor het hele bedrijf vooraf te kunnen plannen met hetzelfde systeem ontbrak nog. Ook konden we moeilijk aantonen dat we compliant waren op bepaalde gebieden, bijvoorbeeld arbeidstijden. Als je achteraf constateert dat iemand te veel gewerkt heeft ben je eigenlijk al te laat. Toen zijn we op zoek gegaan naar het juiste systeem. Ik had op een gegeven moment de keuze uit twee systemen, en in dat van ORTEC had ik meteen vertrouwen. ORTEC WS (ORTEC Workforce Scheduling) was functioneel het meest rijke. En uiteindelijk gaat het om functionaliteit: ik ben blij dat we die keuze gemaakt hebben.”

Tijd over

De planning is bij CSU inmiddels heel veel eenvoudiger geworden. “Bij ons is een rayonmanager verantwoordelijk voor ongeveer 100 medewerkers. Voorheen maakte zo iemand de planning op zijn eigen manier. In Excel, of in zijn of haar hoofd. Centraal hadden we geen enkel inzicht. Nu maken rayonmanagers vooraf een planning in ORTEC WS. In het begin vonden ze dat natuurlijk wennen. Maar omdat ze het nu op deze manier doen kunnen wij ze steeds beter centraal helpen met het optimaliseren van de planning. Het wordt ook veel makkelijker om te zien of er elders nog capaciteit beschikbaar is wanneer je de planning niet rond krijgt. Vroeger waren we zo 4 tot 6 uur bezig met het verwerken van de uren, met alles wat er de afgelopen week was gebeurd. Doordat we nu vooraf een planning maken en de excepties die er door de week zijn netjes bijhouden, kunnen we op vrijdagmiddag aan de keukentafel ORTEC WS openen, de laatste excepties doorvoeren en op de knop drukken.

Dan zijn we binnen een kwartier klaar. De tijd die we hiermee overhouden kunnen we aan klanten en medewerkers besteden.”

“ORTEC WS doet veel automatisch, en dat bespaart niet alleen tijd, maar ook geld.”

Boetes voorkomen

CSU gelooft niet in automatiseren om te besparen, zegt de IT-directeur, maar in automatiseren om de kwaliteit te verhogen en groei te faciliteren. Toch levert de digitalisering het schoonmaakbedrijf ook harde besparingen op. “Als je bij de divisie Food in een fabriek werkt gelden er bepaalde regels voor overwerk, en voor de vergoedingen die je daar vanaf een bepaald moment tegenover moet zetten. Eerst moesten we dat met de hand bijhouden en werden er fouten gemaakt. ORTEC WS doet het automatisch, en dat bespaart niet alleen tijd, maar ook geld. In de oude situatie gingen we bij twijfel aan de kant van de medewerker zitten. Terecht, maar dat kostte het bedrijf voor twee Food-divisies wel 60.000 euro op jaarbasis die we nu niet hoeven uitgeven. Daar hebben we niks extra’s voor gedaan, alleen ORTEC WS goed inrichten. Het systeem helpt ook schendingen te voorkomen, en verkleint daarmee het risico op boetes.”

“Je kunt wel nagaan wat er mogelijk is met een veel rijker, structureler opgezet systeem: informatie analyseren, de inzet van de workforce, patronen zien, voorspellingen doen.”

Welkom Thuis

Uiteindelijk wil CSU de schoonmakers actueel inzicht geven in hun eigen planning, vertelt Adegeest. “We willen ook gebruik gaan maken van andere functionaliteiten. Zo moet het mogelijk worden dat een leidinggevende een dienst aanbiedt aan een groep die aan bepaalde eigenschappen voldoet, en waarvan iemand wel extra wil werken. Nu wordt er nog een lijstje bij gepakt en dat wordt van boven naar beneden afgebeld tot er iemand toezegt. Het idee is om medewerkers meer invloed te geven op hun diensten. De stap naar zelfroosteren zie ik in ons bedrijf niet snel gebeuren; sommige medewerkers hebben toch wat meer moeite met digitale middelen. Wij zijn al een poosje bezig met het opzetten van een nieuw bedrijf. Daar zullen we wel gebruik gaan maken van zelfroosteren, en zullen medewerkers eigenhandig en digitaal verlof kunnen plannen.” ORTEC WS is bij CSU inmiddels voor 80% uitgerold; de laatste twee businessunits volgen voor december van dit jaar. En voor het einde van dit jaar zal ook Welkom Thuis middels ORTEC WS gaan plannen. Een van de medewerkers van ORTEC heeft zijn afstudeeronderzoek gedaan naar de planning van CSU in hotels. “Dat onderzoek had betrekking op de situatie vóór ORTEC WS. Er mankeerde van alles aan de data, maar hij heeft toch een aantal conclusies kunnen trekken. Dus kun je nagaan wat er straks mogelijk is met een veel rijker, structureler opgezet systeem: informatie analyseren, de inzet van de workforce, patronen zien, voorspellingen doen.”

“Ik merk dat er enthousiasme is bij ORTEC om samen te kijken waar we dienstverlening kunnen verbeteren en vernieuwen. Dat is een waardevolle situatie.”

Partnership

ORTEC ondersteunt CSU daarnaast bij een aantal casussen, onder meer op het gebied van een egalere bezetting en een dashboard met de ecologische voetafdruk van de dienstverlening aan elke klant. En de beide partners zijn voortdurend met elkaar in overleg over innovaties op het platform die waarde creëren voor klanten en daarmee voor het totale platform. “Ik geloof enorm in partnerships waarmee je samen de standaard verbetert”, aldus Adegeest. “In de samenwerking met ORTEC wordt er open gecommuniceerd, ook met de ontwikkelteams. Wat kan wel, wat kan niet, waarom heeft dit waarde voor jullie? Ik realiseer me dat ontwikkelingen tijd nodig hebben, maar dat geeft niet. Wij zitten erin voor de lange termijn. Als je maar met elkaar in gesprek blijft over wat de route voorwaarts is, over de oprechte verwachtingen. En ik merk dat er enthousiasme is bij ORTEC om samen te kijken waar we dienstverlening kunnen verbeteren en vernieuwen. Dat is een waardevolle situatie. Zeker nu, met ons initiatief Welkom Thuis. Qua platform is dat een totaal andere dynamiek. Ik durf het aan, omdat onze relatie goed is.”