Afdelingshoofden en inroosteraars in de zorgsector ervaren het plannen van zorgactiviteiten steeds vaker als een uitdaging. Zeker als het gaat om het inplannen van medewerkers met verschillende disciplines in diverse (behandel)ruimtes, met daarbij afhankelijkheden, specifieke instrumenten en drukke afdelingen. Dit leidt tot een krappe planning, en maakt het steeds lastiger om de wensen van de specialisten en anderen mee te nemen. Dit kan leiden tot onrust bij zowel het zorgpersoneel als bij patiënten, met soms langere wachttijden. Daarnaast kan het leiden tot fouten dat medewerkers of ruimtes dubbel geboekt zijn.
Een praktijkvoorbeeld: de planning voor oogheelkunde is complex door de vele afhankelijkheden tussen verschillende artsen, aio’s en specialisten als optometristen, orthoptisten en gespecialiseerd verpleegkundigen. De planning van de benodigde ruimtes en apparatuur komt daar nog bij. Bovendien is het een opgave om tijdig inzicht te verkrijgen in de wensen van alle betrokken medewerkers. De arts die verantwoordelijk is voor het rooster, ziet daarom graag verbetering door middel van een applicatie die alle planningen bij elkaar brengt, en die helpt om het overzicht te bewaren, in plaats van via allerlei Excel-bestanden en handmatige acties. Kortom, ontzorging van de arts en anderen met diverse voordelen:
1. Verhoogde kwaliteit, met minder wijzigingen
Niks zo vervelend voor een arts om afspraken met patiënten te moeten wijzingen of annuleren, bijvoorbeeld omdat ruimtes of collega’s niet beschikbaar blijken te zijn. Door bij het maken van de planning gelijk alle andere resources mee te nemen, hoeft er veel minder vaak geschoven te worden, doordat mensen of ruimtes dubbel geboekt zijn. En als er iets wijzigt, bijvoorbeeld door ziekte, kun je direct zien of er collega’s beschikbaar zijn met de juiste kwalificaties en kunnen er meer patiënten geholpen worden door de juiste gekwalificeerden.
2. Verbeterde processen, met minder planningstijd
In het verleden werden planningen voor OK en andere behandelruimtes bijgehouden in Excel, wat een hoop gepuzzel oplevert om alles te combineren. Ook was er een grote kans op fouten. Een arts of specialist had daarmee niet direct een antwoord op een wijzigingsvraag. Door alles te combineren krijgt een arts gelijk een antwoord op wat er kan en niet kan, welke alternatieven er zijn en wie er wanneer beschikbaar is. Door dezelfde werkwijze te hanteren bij alle specialisten in het ziekenhuis komt er een uniform proces en kunnen artsen ook leren van elkaar hoe de planning te stroomlijnen. Hierdoor kunnen planningsprocessen efficiënter verlopen, wat prettig is zowel voor de arts als voor de directe collega’s en patiënten.
3. Meer patiënten kunnen helpen
De capaciteit voor cliëntzorg wordt mede bepaald door de mate waarin verschillende resources goed worden samengebracht. Als een specialist en een aios allebei een werkruimte nodig hebben voor een spreekuur of een behandeltraject, en tegelijk de verpleegkundige of doktersassistent in een eigen ruimte wordt verwacht, dan is het belangrijk dat de agenda’s van mensen en ruimtes onderling op elkaar zijn afgestemd. Dan kan de sessie doorgaan met alle randvoorwaarden en voorkom je dat zorgcapaciteit verloren gaat.
Voorbeeld: Jeroen Bosch Ziekenhuis
Een mooi voorbeeld waar dit toegepast wordt is het Jeroen Bosch Ziekenhuis. Daar zijn de afdelingen Maag, Lever, Darm (MDL) en de polikliniek Oogheelkunde van het Bossche ziekenhuis met deze aanpak gestart. Voorheen werd er gewerkt met whiteboards en Excelbestanden, wat heel tijdrovend is met grote kans op fouten. Nu is er direct inzicht: wie is nog niet ingepland en wie kan worden uitgeleend aan de dagbehandeling, de IC of andere afdelingen? Het resultaat: flinke tijdsbesparing, meer overzicht, de juiste mensen op de juiste plek en directe inzage in beschikbaarheid van alle activiteiten. Dit leidt tot zowel een betere inzet van alle middelen, meer programma’s die gedaan kunnen worden als in kwaliteit van de uitvoering.
