Onzekerheid bij verder vooruitplannen

Als je verder vooruit moet plannen, neemt de onzekerheid toe; denk maar aan de weersverwachting. In de zorg is dit niet anders, gegeven de operationele dynamiek. In een ziekenhuis kan de actuele beddenbezetting behoorlijk afwijken, medewerkers kunnen ziek worden, etc. Om dit op te vangen, werken ziekenhuizen al met ‘vlinderdiensten’. Dit zijn diensten, waar later de precieze afdeling aan toegekend wordt (bijv. 2A of 2B). Maar dit is vaak niet genoeg om alle veranderingen op te vangen, en je wilt voorkomen dat je telkens roosters moet wijzigen.

Betrouwbare informatie dichter bij de dag van uitvoering

Een effectieve aanpak voor de ziekenhuizen is de volgende: dichter bij de dag van uitvoering is de stand van zaken in het zorginformatiesysteem/elektronisch patiëntendossier (zoals HIX of Epic) steeds betrouwbaarder. Informatie over de beddenbezetting en het verwachte verloop van de patiënten kun je direct vertalen naar de hoeveelheid werk en de bezettingseisen per afdeling voor de komende dagen, inclusief kwalificaties en tijden. Voor deze calculatie wordt vaak de EBS-normtijden gebruikt, een algemeen geaccepteerde objectieve methode. Als je deze informatie vervolgens koppelt met informatie uit het rooster, is het mogelijk om centraal voor elke afdeling te zien waar er sprake is van onder- en overbezetting, inclusief de bijbehorende kwalificaties.

Centraal overzicht en dagelijkse afstemming

Dit ondersteunt je bij het beslissen welke aanpassingen in het rooster en tussen afdelingen nodig zijn met zo weinig mogelijk veranderingen. Ook zie je waar de vlinderdiensten ingezet moeten worden. Dit overzicht speelt een belangrijke rol in het dagelijkse afstemmingsoverleg, maar op dezelfde wijze kun je beslissingen nemen voor over een week of maand. Zo kun je centraal bepalen waar er ingehuurd moet worden. Zo voorkom je dat de ene afdeling inhuurt, terwijl er op een andere afdeling gekwalificeerd personeel beschikbaar is.

Het initiëren van zo’n centraal overleg en overzicht wordt normaliter geïnitieerd door capaciteitsmanagement. Met de support van de Raad van Bestuur zorgt het ervoor dat de belangrijkste belanghebbenden, zoals afdelingshoofden en personeelsplanners, aanhaken.

“De implementatie laat grote verbetering zien in rust en afstemming, in kwaliteit en daarnaast 3% meer efficiency.”

Praktijkvoorbeeld: Middelgroot ziekenhuis in Zuid-Nederland

Deze aanpak is inmiddels gerealiseerd in een middelgroot ziekenhuis in Zuid-Nederland, door een extra module boven op het bestaande personeelsplanningsysteem (als onderdeel van de ORTEC Healthcare Suite), inclusief een koppeling met het zorginformatiesysteem (HIX) om informatie in te lezen. De eerste resultaten bij de afdeling Medische Beeldvorming laten een grote verbetering zien in rust en afstemming, in kwaliteit en daarnaast 3% meer efficiency.
Kortom, veel minder inhuur en veel minder operationeel gedoe. Gegeven deze indrukwekkende voordelen worden nu stappen gezet om deze aanpak versneld te implementeren bij de kliniek en bij andere zorginstellingen, om ook op deze manier de personeelskrapte te beteugelen.