Hoe definieer je een goed rooster?

Bij het maken van een dienstrooster gaat het altijd om de juiste persoon, op de juiste plaats, op het juiste moment. De planning moet dus rekening houden met de vaardigheden van werknemers, het werkvolume op de betreffende locatie - soms is het op de ene afdeling drukker dan op de andere - en de uren waarop werknemers beschikbaar zijn. Stel dat Pieter heeft aangegeven ‘s ochtends altijd de kinderen naar school te brengen, dan kan en wil hij dus niet op een vroeg tijdstip worden ingepland.

Een rooster dat als “goed” wordt gezien door het personeel, neemt de wensen en voorkeuren van de werknemers zoveel mogelijk mee in de planning. Dit vergroot de werknemerstevredenheid en verlaagt (langdurig) verzuim.

Rekening houden met alle genoemde factoren zorgt voor een breed scala aan mogelijkheden qua roosteroplossingen. In deze uitdagende periode komt daar nog een aantal factoren bij. Als we kijken naar de verschillende sectoren, dan zorgen drie fenomenen voor extra complexiteit.

Inspelen op daling, stijging en verschuiving van de vraag naar personeel

Zo is er een duidelijke daling in de vraag naar personeel in sectoren als de luchtvaart, catering en het toerisme. Dit is het uitgelezen moment om medewerkers te trainen, verlofopname te stimuleren en eventueel contracten af te kopen. Ook is het belangrijk het beschikbare werk zo eerlijk mogelijk te verdelen. Deze veranderingen zijn goed door te rekenen en flexibel op te vangen met behulp van wiskundige optimalisatie.

In de retailsector met haar hele bevoorradingsketen en bezorgdiensten, zien we juist een sterke stijging van de vraag naar personeel. Hier wil je medewerkers op de beste plek inzetten, nieuw personeel aantrekken en versnelde inwerktrajecten opzetten. Een aantrekkelijke werkgever laat medewerkers meebeslissen bij het opstellen van het rooster of biedt eventueel urengaranties aan. Hierin is het wel cruciaal om de kosten te beheersen.

“Bij verschuiving van de vraag naar personeel binnen een organisatie kan wiskundige optimalisatie helpen om verschillende scenario’s door te rekenen.”

Als derde veelvoorkomende situatie zien we verschuivingen binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld aan de schoonmaakbranche. In ziekenhuizen en bedrijven waar veel werk is, moet extra worden schoongemaakt terwijl er elders minder te doen is. In die situatie wil je inzicht hebben in de overschotten en tekorten, inclusief een centrale planning om hierop in te spelen. Met een optimalisatie-tool kun je over de afdelingen heen plannen en zo het tekort op de ene plek compenseren met het overschot op de andere.

Wiskundige optimalisatie is perfect toe te passen om verschillende scenario’s door te rekenen. Scenario’s die rekening houden met de beschikbaarheid en wensen van de werknemers, het uitnutten van contracten en een eerlijke verdeling van werk. Dit helpt bij het nemen van beslissingen in het wel of niet aantrekken van personeel.

Ad hoc situaties bijsturen

Onvoorziene situaties zorgen vaak voor verstoringen in de planning. Ziekte of ongepland verlof valt niet te voorkomen. Echter, met een robuuste oplossing voor personeelsplanning, zoals ORTEC Workforce Scheduling, kan men er snel op in spelen. De planning kan een openstaande dienst aanbieden aan specifieke werknemers. Zo kan een organisatie rekening houden met de verschillende vaardigheden, arbeidstijdenwet, beschikbaarheid en overige wensen. In het rooster is zichtbaar wie op deze openstaande dienst heeft ingetekend. Zo vergroot je niet alleen de wendbaarheid van de organisatie, maar ook de betrokkenheid van de medewerkers.

Meer weten over dit onderwerp en onze oplossingen? Bekijk het webinar ‘Hoe zorg je voor hogere Employee Engagement’ of neem contact met ons op.