Hoe wordt er vandaag de dag in de manufacturing sector aan personeelsplanning gedaan?

Momenteel wordt in veel gevallen nog gebruik gemaakt van Excel voor personeelsplanning. Meestal werkt men met vaste ploegenroosters, zoals een vroege en late shift of een 2-2-2-rooster met vijf ploegen. Hoewel dit rooster duidelijkheid biedt over welke medewerkers aanwezig zijn, is de uitdaging om te bepalen wie op welke positie op de productielijn moet staan. Kwalificaties spelen hierbij een belangrijke rol. Uitzendkrachten worden dikwijls ingezet om posities te vullen waarvoor het laagste kennisniveau vereist is. Voor complexere taken wordt eigen personeel opgeleid en ingezet.

Hoe wordt competentiebeheer geïntegreerd in een productieplanningsomgeving?

In organisaties die nog met Excel werken, is competentiebeheer vaak afhankelijk van de kennis van de teamleider of ploegchef (m.a.w. de planner), die de toewijzingen doet. In geavanceerdere planningssystemen zoals dat van ORTEC wordt competentiebeheer vastgelegd in de vorm van kwalificaties met geldigheidsperiodes. Dit betekent dat voor bepaalde taken een certificaat vereist kan zijn en het systeem houdt hier rekening mee bij het automatisch opstellen van een productieplanning.

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen bij het opstellen van ploegroosters?

Zeker bij bedrijven die nog met excel werken en waar de planning doorgekopieerd wordt naar de toekomst, is het belangrijk zicht te houden op het aantal mensen dat je tijdens een bepaalde shift op de productielocatie hebt.

Er is dan wel een uitdaging als mensen wisselen van ploeg, of onderling gaan ruilen. Dan zie je dat de meer geavanceerde systemen daar beter mee om kunnen en daarvoor in de nodige functionaliteit voorziet. Het ploegenrooster wordt vooraf vastgelegd, het wordt uitgerold naar de toekomst toe en daarna kunnen medewerkers met elkaar ruilen als ze dat wensen waarbij het systeem dan rekening houdt met 2 dingen: de regelgeving (de arbeidswet) en de kwalificaties van de mensen zodat de juiste personen met elkaar kunnen ruilen.

Zijn er naast de bestaande regelgeving en de competenties nog andere randvoorwaarden waar men rekening mee moet houden bij het opstellen van een planningsrooster?

Als het gaat om het maken van een detailplan dan is het productieplan belangrijk. Daarin wordt aangegeven welke productielijnen wanneer bezet moeten zijn.

Daarin heb je enerzijds productieplanningen die vragen dat gedurende een hele shift een bepaalde productielijn open is.

En anderzijds zijn er ook organisaties waarbij ook gedurende de shift wissels kunnen voorkomen en dat heeft dan weer te maken bijv. met afwisseling van werk, dat mensen niet de hele dag acht uur lang hetzelfde kunnen doen. Je kan daarbij bijv. denken aan een inpakactiviteit aan het eind van een productielijn. Wellicht wil je wat meer een afwisseling realiseren voor de medewerkers of het kan ook fysiek gewoon te zwaar zijn.

Een ander voorbeeld is productiebedrijven die bederfelijke waren produceren. De productieaantallen liggen daar soms lager en om te vermijden dat goederen gaan bederven houdt het productieplan daar rekening mee en zo verandert ook de personeelsplanning.

Idealiter worden productieplanning en geavanceerd planningssysteem geïntegreerd. Dat zorgt naast een tijdsbesparing ook voor minder fouten en een efficiëntere planning.

Hoe belangrijk is forecasting in manufacturing en hoe complex is dit?

We zien dat steeds meer organisaties aan forecasting doen en dan is dat nog wel op bijv. verwachte volumes per week en nog niet in detail van wanneer gedurende de week.

Dankzij deze forecasting kan je gaan voorspellen hoeveel medewerkers je gedurende een bepaalde week zult nodig hebben. Vaak is het dan van hoeveel mensen heb ik zelf als organisatie en hoeveel uitzendkrachten heb ik daarbovenop dan nog nodig? Het is dan van essentieel belang dat als je grote fluctuaties hebt in de nood aan uitzendkrachten dat je daar dan tijdig het uitzendkantoor over kunt informeren zodat zij de kans krijgen om aan jouw volumes te voldoen.

Dus met name voor de voor het aan zien komen van fluctuerende bezettingseisen is forecasting van belang.

Een geavanceerd personeelsplanningssysteem: is dat momenteel nog meestal een losstaande applicatie of wordt dat vaak gekoppeld aan andere systemen zoals een HR-systeem, payroll systemen?

Steeds meer zie je dat het geen losstaand systeem is. Dus je moet denken aan de koppeling van een planningssysteem met een HR-systeem waaruit de personeelsgegevens kunnen worden geëxporteerd eventueel voorzien van data over de kwalificaties of skills die mensen hebben.
Aan de andere kant worden de roosters in een planningssysteem bijgehouden inclusief de personeelsplanning rondom productie.
En aan de achterkant zien we vaak integratie met een prikkloksysteem waarin dan de urenverantwoording wordt bijgehouden. Bij ORTEC doen we dat bijv. met Protime waarbij we dan samen optrekken om het de keten van forecast-planning-realisatie en uiteindelijk ook salarisvoorbereiding dicht te maken.

Hoe gaan men in manufacturing om met schaarste op de arbeidsmarkt en het vasthouden van medewerkers?
Volgens mij zijn er twee belangrijke aspecten. Ten eerste het betrekken van personeel bij de planning. Dat kan gaan over overwerk, waar sommige mensen graag gebruik van maken om extra te verdienen. Maar ook over de flexibiliteit om te wisselen met collega’s, zodat ze meer inspraak hebben in hun rooster en dus over hun vrije tijd. Zelfroosteren is nog niet erg gangbaar, maar sommige bedrijven experimenteren ermee. Misschien is dat voor nu nog een brug te ver.

Ten tweede zien we ook dat personeel het waardeert als ze afwisselend werk kunnen doen. Dus het stimuleren van polyvalentie draagt ook bij aan de tevredenheid van de medewerkers. Ook hier kan een algoritme helpen in het inplannen van mensen op taken en/of productielijnen. Veel variatie of weinig variatie, volledig te configureren naar behoefte en bijvoorbeeld afhankelijk van de drukte. Als het druk is laat je medewerkers werken op de taak waar ze het meest bedreven in zijn en op rustigere momenten kunnen ze taken uitvoeren die ze nog wat minder goed beheersen.

Daarnaast spelen ook communicatietools ook een belangrijke rol in het betrokken houden van medewerkers. Dat is zeker zo als je flexibiliteit wilt bieden zoals het ruilen van en het bieden op diensten. Dan heb je een app nodig. Wat we ook steeds meer zien is dat bedrijven actief communiceren via zo’n app, met een nieuwsberichten, een social wall, enzovoort. De ideale app combineert roosters & bedrijfsnieuws.

Hoe kan ORTEC helpen bij de uitdagingen in de manufacturing sector?

ORTEC kan veel betekenen, maar het is raadzaam om klein te beginnen. Een eerste stap kan zijn om de personeelsplanning op de productielijn te optimaliseren dmv een doorgedreven integratie en wiskundige ondersteuning. Daarna kan worden uitgebreid met functies zoals ruilen, dienstaanbiedingen en mogelijk zelfroosteren in de toekomst.
Recentelijk heeft ORTEC een communicatieapp toegevoegd aan hun portfolio, waarmee medewerkers op de hoogte kunnen worden gehouden van belangrijke bedrijfsinformatie en nieuws, geïntegreerd met het roostersysteem en met de Employee Self Service.