Uitdagingen voor de personeelsplanning

De cijfers liegen er niet om: personeelstekorten zijn wereldwijd een probleem. Volgens Bloomberg kwamen de Verenigde Staten in 2019 al zo'n 60.000 chauffeurs te kort. Voor 2023 zal dit aantal naar verwachting stijgen tot 100.000. En als bedrijven toch genoeg chauffeurs weten te werven, vormt de magazijncapaciteit het volgende pijnpunt. Door online verkoop krimpt de omvang per levering, en stijgt de leveringsfrequentie door de trend van steeds kortere levertijden (bezorging binnen een dag). Bestaande magazijnoperaties voelen de druk, en het aantal regionale magazijnen zal stijgen. Voor de pandemie stonden er in deze sector naar schatting 450.000 vacatures open. Inmiddels is er voor het fulfilment direct aan consumenten bijna tien keer zoveel personeel nodig.

Omdat veel bedrijven niet genoeg goede mensen kunnen vinden, werken ze vaak met uitzendkrachten. En als dat de norm wordt, lopen de kosten al snel op. Ook is er veel coördinatie vereist om ervoor te zorgen dat uitzendbureaus op het juiste moment de juiste mensen sturen. Daarnaast moeten de uitzendkrachten nog worden ingewerkt, en ook dat legt weer extra druk op de planning.

En tot slot is het werk in een magazijn of als chauffeur lichamelijk zwaar en hebben medewerkers vaak geen zeggenschap over hun eigen rooster. Dit zorgt voor veel personeelsverloop. Veel mensen in de logistiek verlaten de sector, op zoek naar een beter evenwicht tussen werk en privé.

Hoe gaan andere organisaties om met deze uitdagingen? Succesvolle bedrijven zetten in op geavanceerde voorspellingen en optimalisatie met behulp van mobiele oplossingen, die de betrokkenheid van medewerkers en een zelfstandige planning ondersteunen.

Optimalisatie in workforce scheduling

De voorspelling van de hoeveelheid werk moet een goede basis bieden voor workforce scheduling. Maar in de wisselende zakelijke omgeving van nu, zijn de voorspellingen vaak niet nauwkeurig genoeg. Voor planners maken onverwachte omstandigheden het lastig om in te spelen op pieken en dalen in de personeelsbehoefte, en om de juiste mensen in te plannen voor de juiste diensten. Seizoenswisselingen, speciale acties en vakantieperioden verhogen de complexiteit van de uitdaging. De meest gebruikte software voor roosteraars is nog steeds Excel, en spreadsheets zijn zelden geïntegreerd in andere systemen. In de meeste gevallen is dit simpelweg niet goed genoeg.

Daarom vertrouwen veel bedrijven op gespecialiseerde oplossingen voor workforce scheduling, met voorspellende functies en mogelijkheden voor optimalisatie. Geavanceerde algoritmes leveren nauwkeurige voorspellingen van de personeelsbehoefte en optimaliseren het aantal diensten voor deze werklast binnen enkele minuten. Met functies voor scenario-analyses kunnen planners verschillende roosters vergelijken, bijvoorbeeld op basis van kosten. Vaak worden conceptroosters decentraal opgesteld, voordat een centraal planningsteam ermee aan de slag gaat om de inhuur en inzet van uitzendkrachten te optimaliseren. De oplossingen houden over het algemeen rekening met specifieke arbeidstijdenwetgeving, maar bijvoorbeeld ook met voorkeuren van medewerkers. Het is alleen niet altijd eenvoudig om deze voorkeuren te verzamelen en ze in het rooster te verwerken. Hiervoor bieden mobiele toepassingen een oplossing.

Workforce scheduling wordt mobiel

Voorspellingen en optimalisatie zijn onmisbaar. Maar modern workforce management moet meer doen. Een goede oplossing betrekt medewerkers bij de personeelsplanning, om zo de motivatie te verhogen en het verloop te verlagen. Veel bedrijven zetten in op mobiele technologie om de planning en communicatie te stroomlijnen. Via mobiele apps kunnen medewerkers bijvoorbeeld invloed uitoefenen op hun rooster, of het zelfs volledig zelf samenstellen. Met dit soort oplossingen hebben medewerkers diverse mogelijkheden:

• Hun eigen rooster en de planning van hun team bekijken
• Hun verlofsaldo bekijken en vrije dagen of vakanties aanvragen
• Hun beschikbaarheid en voorkeuren voor bepaalde diensten opgeven
• Aanvragen indienen om diensten te ruilen
• Meldingen ontvangen wanneer collega's een ruilaanvraag indienen of als hun rooster wijzigt
• Extra diensten aannemen

Er zijn ook speciale apps voor chauffeurs, waarmee ze in real-time kunnen communiceren met planners. Zo zijn planners sneller op de hoogte van wegafsluitingen, verkeersincidenten en andere onverwachte omstandigheden op de weg. Chauffeurs kunnen ook commentaar geven op routes en wijzigingen aanvragen.

Zelfroosteren is nog niet wijd verspreid in de transportsector en de retail logistiek. In de gezondheidszorg is het echter al een gevestigde praktijk: 80 tot 90% van de diensten wordt hiermee ingepland volgens de voorkeur van de medewerkers zelf. Deze nieuwe benadering is ook inzetbaar voor de personeelsplanning voor je magazijnmedewerkers of de chauffeursplanning.

Als best practice zetten bedrijven in op mobiele apps met uitgebreide communicatiefuncties, zoals chat, een nieuwsstream van het bedrijf, sociale feeds en andere manieren die de betrokkenheid en motivatie van medewerkers vergroten.

De sleutel tot productieve workforce scheduling in transport en retail logistiek

De sleutel tot productieve workforce scheduling is een complete oplossing voor workforce management. Lees de succesverhalen van toonaangevende bedrijven in de branche: