Wat is zelfroosteren precies?
Voordat we in de vragen duiken, scheppen we eerst een helder beeld van het begrip ‘zelfroosteren’. Er zijn meerdere vormen van zelfroosteren, maar het meest gangbare is het roosterproces volgens het Zweedse Model (zie afbeelding). Dit model omvat meerdere rondes waarin medewerkers samenwerken om over- en onderbezetting aan te pakken.
Als de medewerkers in ronde 2 alle over- en onderbezettingsissues oplossen met elkaar, dan is er geen ronde 3 meer nodig. Andersom - als er nog veel issues zijn na ronde 2 - wordt er in ronde 3 soms vanwege de complexiteit een optimizer gebruikt.
Daarnaast zijn er varianten en uitbreidingen. Bijvoorbeeld het inzetten van jokers om iets in je gemaakte rooster vast te zetten voor ronde 3, en het verdienen van punten in ronde 2 voor ‘goed gedrag’, waar in ronde 3 rekening mee wordt gehouden. Een andere variant is dat er meerdere rondes zijn, bijvoorbeeld eerst een ronde voor eigen vast personeel, dan voor anderen, of eerst binnen de afdeling en vervolgens erbuiten.
Ook zijn er varianten waarbij je in bepaalde maanden van het jaar of voor een bepaalde dienstsoort - zoals nachtdiensten - een andere methodiek kiest.
Cruciaal hierin is dat de onderliggende softwareoplossing flexibel genoeg is om met al deze (hybride) rondes en varianten om te kunnen gaan. En belangrijk is om vooraf een juiste inschatting te maken van de bezettingseisen, zodat je altijd de juiste hoeveelheid mensen met de juiste skills weet in te zetten.
1. Is zelfroosteren de werkwijze van de toekomst?
Dat is nog maar de vraag. De algemene term is zelfroosteren, maar in werkelijkheid gaat het om teamroosteren. Je moet namelijk als team met elkaar het rooster afstemmen en dat betekent ‘geven en nemen’. En ook al wordt in de praktijk uiteindelijk 90% van de wensen gehonoreerd na ronde 3, toch kan er een onbehaaglijk gevoel overblijven vanwege de overgebleven 10%.
Overigens kan zelfroosteren ook een vorm hebben waarbij het gaat om 80% van de diensten uit het eigen team en 20% van de diensten op een hoger aggregatieniveau (locatie, wijk, cluster etc.).
Zelfroosteren betekent natuurlijk ook een verandering. Jongere generaties staan er positiever tegenover, want ze hebben meer behoefte aan zeggenschap dan oudere generaties, die vaak meer behoefte hebben aan voorspelbaarheid. Verandermanagement is dus belangrijk, met een eerlijk beeld over de voor- en nadelen.
2. Hoe zit het met de data en de spelregels?
Om zelfroosteren effectief te laten verlopen, is het belangrijk dat de regels vooraf helder zijn, dus ook de bezettingseisen en kwalificaties. Deze moeten accuraat en compleet zijn en kunnen verschillen per werkplek en per dienst. Ook moet de software met deze (mogelijke) combinatie van zelfroosteren en werkplekplanning kunnen ondersteunen.
Ook moet helder zijn of je alle vrijheid hebt bij het maken van je rooster, of dat je een minimum aantal avond-, nacht- en/of weekenddiensten moet selecteren. Kortom, wat zijn de precieze spelregels?
Het advies is om te starten met niet te veel spelregels en pas aan te vullen als dit echt nodig is. Probeer ook niet te denken wat goed is voor de medewerker, maar laat de medewerker dit zelf bepalen. Als voorbeeld: een planner plant normaliter geen losse dagen (een dienstreeks van één), terwijl met zelfroosteren medewerkers hier regelmatig voor kiezen.
Bij de spelregels hoort ook het inzetten van jokers om bepaalde wensen kracht bij te zetten. Ook is er de variant waarin ‘goed gedrag’ in ronde 2 beloond wordt met punten en dit meegenomen wordt in ronde 3. Door deze punten en eventueel een optimizer in ronde 3 wordt er zo’n eerlijk mogelijk rooster gemaakt. Ideaal is natuurlijk als je de vraag naar werk en het aanbod van personeel en hun behoeften zo op elkaar kan afstemmen dat in ronde 3 steeds minder bijsturing nodig is en tenslotte overbodig wordt.
3. Hoe plan ik slim bij zelfroosteren?
Al snel leer je door ervaring welke diensten er meer en minder populair zijn, zodat je in ronde 1 (en 2) vooral kunt inzetten op diensten die jij liever hebt dan andere collega’s. Als je een team hebt met complementaire interesses, kun je zo elkaar aanvullen. Het liefst los je je eigen knelpunten op in ronde 2, omdat je weet dat anders in ronde 3 niet al jouw wensen gehonoreerd kunnen worden.
Lukt het niet om het rooster al in ronde 2 rond te krijgen, dan kan een optimizer behulpzaam zijn om in ronde 3 de overgebleven issues op te lossen. Een optimizer is eerlijk en objectief, maar komt ook met oplossingen waar een planner handmatig niet op komt, omdat de puzzel heel complex kan zijn. Daarnaast is het raadzaam om historische data op te slaan en te analyseren. Hieruit kun je - met Machine Learning - veel leren, bijvoorbeeld voor het doen van een voorstel voor ronde 1. Of het analyseren van de wijzigingen tussen ronde 1 en het gerealiseerde rooster en hieruit de bevindingen mee te nemen. Zo bieden AI/ML-gestuurde tools kansen om op basis van patronen en trends medewerkers te helpen om efficiëntere en evenwichtigere roosters te maken, waarin veel minder nog gewijzigd hoeft te worden. Dit helpt in de tevredenheid van medewerkers en het beter kunnen voldoen aan hun behoeften.
4. Wat als er gewerkt wordt met cyclische roosters en vaste ORT?
Zelfroosteren werkt goed als het gaat om wisselende en onregelmatige roosters, zoals in de zorg. In diverse andere branches wordt er gewerkt met cyclische roosters, waarbij iedereen over een bepaalde periode evenveel onregelmatige diensten heeft. En dus een gelijke onregelmatigheidstoeslag (ORT), wat een vast karakter kan hebben. Het flexibiliseren van de vaste ORT kan daarbij lastig zijn, omdat dit voor een medewerker kan meetellen bij het aanvragen van een hypotheek. De meest simpele oplossing is dan dat iedereen zijn eigen diensten kan samenstellen, maar wel in totaal evenveel onregelmatige diensten moet hebben. Dit beperkt natuurlijk wel de mogelijkheden en daarbij gaat de aandacht al snel uit naar de verschillen met het verleden in plaats van de kansen voor de toekomst. Als (oudere) medewerkers tot nu toe werkten in een voorkeursrooster, dan kan het zelfroosteren voelen als een stap achteruit. Aandacht voor de medewerker en het creëren van een teamgevoel - wat levert het op voor het totaal? - is daarom heel belangrijk. Een optie is ook om de medewerker te laten kiezen voor een cyclisch rooster of zelfroosteren. Zo kun zij wennen aan zelfroosteren, mits beide concepten gezamenlijk tot het gewenste resultaat leiden.
5. Hoe betrek je de medewerker?
Uit onze ervaring zien we een aantal leerpunten:
- Start klein met een pilot bij een representatieve afdeling. Leg uit dat het een pilot is, en dat er best nog wat kan wijzigen in de uiteindelijke uitvoering, in plaats van dat alles gelijk perfect moet zijn. Luister goed naar de feedback van de medewerkers om te zien of er iets aan de spelregels uitgebreid moet worden.
- Betrek vooral de medewerker (en minder de planner) in wat het doel is en de werkwijze en hoe zij meer zeggenschap kunnen krijgen voor hun persoonlijke wensen, bijvoorbeeld door een filmpje waarin een medewerker dit uitlegt.
- Leg uit dat na het publiceren van het rooster er nog gewijzigd kan worden, namelijk door het onderling ruilen goed te faciliteren (bijvoorbeeld via een app). Op deze wijze kunnen medewerkers soms nog bepaalde overgebleven wensen invullen. Zorg dat de softwareoplossing een toegankelijke app heeft zodat op een laagdrempelige manier goed en efficiënt geruild kan worden.
Conclusie
Gezien de groeiende behoefte aan autonomie onder jongere generaties, zal zelfroosteren naar verwachting blijven toenemen in de komende jaren. Momenteel wordt deze werkwijze al in ongeveer de helft van de zorgorganisaties toegepast voor de helft van het personeel. Maar zoals aangegeven zijn er ook nadelen. Met grotere teams met meer diversiteit heb je veel meer mogelijkheden om het passend te krijgen, maar is er minder teamgevoel. Als je in staat bent om vraag en aanbod beter op elkaar aan te laten sluiten, kan ronde 3 – het sluitend maken van het rooster - beperkt blijven. Zo blijkt dat er geen ‘one-size fits-all’ aanpak is, en spelen klantspecifieke kenmerken een belangrijke rol. Het belangrijkste naast de juiste tooling is om vooraf goed te kijken naar de bezettingseisen en kwalificaties, en of dit past bij het personeel met bijbehorende contracten en wensen. Als dit niet op elkaar aansluit, dan blijft het schuren.
