Personeelsplanning in de logistiek: 5 inzichten
Elf verantwoordelijken voor personeelsplanning bij grote logistieke bedrijven in de Benelux kwamen samen voor een rondetafelgesprek. Onder leiding van experts van ORTEC bespraken zij de huidige uitdagingen en oplossingen. Gezien de vergrijzing en de verminderde instroom zijn personeelstekorten en medewerkerstevredenheid grote thema’s in de sector. Het uitwisselen van ideeën voor een betere inzet van mensen werd dan ook zeer gewaardeerd.
Hieronder volgen de belangrijkste bevindingen, gevolgd door een toelichting van ORTEC Product Management over hoe software en AI hierop inspelen.
De inzichten van Goos Kant, Industry Leader Workforce at ORTEC & Professor Logistieke Optimalisatie bij Tilburg University en JADS
1. Grip op seizoens- en dagfluctuaties
Logistieke processen worden sterk beïnvloed door pieken in het hoogseizoen, feestdagen en evenementen zoals Moederdag of Black Friday. Om deze variaties op te vangen is een flexibele schil nodig van vaste krachten, flex-medewerkers, inleenkrachten en stafondersteuning. De vaak lange inwerktijd is hierbij een uitdaging. Dit kan ondervangen worden door processen zoveel mogelijk te versimpelen, (meertalige) instructie-apps in te zetten en te focussen op het beperken van uitstroom. Daarnaast kunnen pieken worden opgevangen door voorraad vooraf op te bouwen of prioriteiten tijdelijk te verleggen. Ook het uitwisselen van medewerkers tussen locaties met andere piekmenten blijkt in de praktijk effectief.
2. Omgaan met laat inzicht in de vraag in de logistiek
Distributiecentra worden regelmatig geconfronteerd met plotselinge wijzigingen in volumes, bijvoorbeeld door aanpassingen in orders of productie. Dit vereist snel op- of afschalen of herverdelen van mensen. Hoe nauwkeuriger de voorspelling, hoe minder ad-hoc ingrijpen nodig is. Toch blijft voorbereiden op flexibiliteit essentieel. Door werkzaamheden te versimpelen, kunnen medewerkers makkelijker rouleren tussen afdelingen (zoals inbound en outbound) en zijn externe krachten sneller inzetbaar. Bij onverwachte pieken kan ook kritisch gekeken worden welk werk eventueel uitgesteld kan worden.
3. De kracht van multi-inzetbaarheid
Er is een duidelijke trend om werkzaamheden waar mogelijk algemeen te maken (‘logistieke generalisten’). Dit maakt het eenvoudiger om personeel te laten rouleren over afdelingen. Die roulatie is niet alleen een planningsoplossing, maar ook noodzakelijk om diverse skills te ontwikkelen en te onderhouden. Omdat teams hierdoor vaak van samenstelling wisselen, vraagt het teamgevoel wel extra aandacht. Het rouleren bevordert dat men leert van elkaar. Het is daarbij belangrijk KPI’s te koppelen aan het grotere geheel in plaats van enkel aan individuele werkplekken, om zo gezamenlijk succes na te streven.
4. Centralisatie en professionalisering
Personeelsplanning vindt nog vaak plaats in decentrale Excel-bestanden, wat leidt tot inefficiëntie en overcapaciteit. Door te centraliseren ontstaat meer uniformiteit en kun je werken aan best practices. Idealiter wordt de planning uitgevoerd door een onafhankelijke, centrale serviceorganisatie. Deze moet echter wel de tools, capaciteiten en het mandaat hebben om de juiste afwegingen te maken. Een verdere stroomlijning van de IT voorkomt bovendien problemen met verlofaanvragen, urenregistratie en rapportages. Centralisatie vereist dus een professionalisering van processen, verantwoordelijkheden en het IT-landschap
5. Betrokkenheid en medewerkertevredenheid
Tevredenheid is cruciaal voor het behoud van personeel. Persoonlijke verbinding en de mogelijkheid om te participeren in het rooster (bijvoorbeeld door het opgeven van wensen) verhogen deze betrokkenheid. Dit vergemakkelijkt ook eventuele veranderingen. Het imago van de sector en generatieverschillen spelen een belangrijke rol bij de keuze voor contractvormen. Er is een groeiende voorkeur voor vaste contracten, individuele roosters en meer zelfroostermogelijkheden. Een specifiek aandachtspunt is het verschil in flexibiliteit tussen vaste medewerkers en hun (vaak buitenlandse) collega’s.
De rol van software & AI (ORTEC Product Management)
Tot slot lichtte ORTEC toe hoe hun software en het gebruik van AI deze uitdagingen ondersteunen:
- Demand Calculation: Het is cruciaal om vroegtijdig te weten hoeveel medewerkers met welke skills nodig zijn. Deze module vertaalt de forecast direct naar de benodigde formatie.
- Diensten- vs. Takenplanning: Er wordt onderscheid gemaakt tussen de lange en korte termijn. Een maand vooruit wordt de dienstenplanning gemaakt (duidelijkheid over werk/vrij). Kort op de dag van uitvoering worden de specifieke taken toegewezen aan eigen personeel en de flexpool/uitzendkrachten.
- Optimizers: Slimme algoritmes helpen de planner om goede roosters te maken en taken toe te wijzen. Ze controleren de haalbaarheid zonder dat alle taken direct vastgezet hoeven te worden. Dit beschermt de planner en verhoogt de kwaliteit van het rooster.
- LLM’s (zoals ChatGPT): Via Large Language Models kunnen medewerkers in hun eigen taal via de app vragen stellen over hun planning of zaken regelen (verlof, ruilen). Ook ondersteunt het planners en managers om processen te automatiseren of autonoom beslissingen te nemen.
- Cloud-omgeving: De cloud maakt de oplossing schaalbaar, wat centraal en uniform plannen makkelijker maakt. Dit verbetert het overzicht en de uitwisseling tussen afdelingen en flexpools.
Conclusie
Door slim in te spelen op seizoensfluctuaties, betere vraagvoorspelling, multi-inzetbaarheid, centralisatie en medewerkersbetrokkenheid, kunnen logistieke organisaties hun personeelsinzet optimaliseren. Met de juiste software leidt dit niet alleen tot meer efficiëntie, maar ook tot een hogere medewerkerstevredenheid.
