Omgaan met personeelstekorten en -planning in de gehandicaptenzorg
Wereldwijd staat de zorgsector voor grote uitdagingen door toenemende personeelstekorten. Ook de gehandicaptenzorg wordt hard geraakt: er is veel verloop onder zorgmedewerkers, terwijl juist langdurige relaties tussen zorgmedewerkers en mensen met een verstandelijke beperking essentieel zijn voor goede en passende zorg.
In dit artikel bespreken we de belangrijkste ontwikkelingen rondom het realiseren van duurzame roosters en wat dit betekent voor de ondersteuning van personeelsplanning.
ORTEC heeft een belangrijke positie binnen de personeelsplanning van de gehandicaptenzorg. Meer dan dertig gehandicaptenzorgorganisaties maken gebruik van ORTEC‑oplossingen. Een aantal van deze organisaties is daarnaast betrokken bij de Academische Werkplaats Leven met een verstandelijke beperking (AWVB), die onderzoek doet naar actuele uitdagingen binnen de sector, waaronder het omgaan met personeelstekorten.
In publicaties van de AWVB wordt beschreven dat de cliënt altijd centraal staat, maar dat het in tijden van schaarste steeds belangrijker wordt om ook nadrukkelijk rekening te houden met de medewerker. Cliënten willen vertrouwde gezichten blijven zien, maar dit is niet altijd haalbaar gezien de beperkte beschikbaarheid van personeel. Het rond krijgen van het rooster wordt daardoor steeds crucialer, net als het zorgvuldig omgaan met de wensen en behoeften van medewerkers in deze uitdagende periode.
Uitdagingen en trends
Binnen de gehandicaptenzorg spelen verschillende ontwikkelingen die van invloed zijn op de manier van plannen:
Kleine woongroepen
Zorg wordt vaak geleverd in kleine woongroepen, wat traditioneel ook kleinere teams betekent die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een groep cliënten. Tegelijkertijd ontstaat steeds vaker behoefte aan meer flexibiliteit en samenwerking over locaties heen, bijvoorbeeld door het combineren van werkzaamheden in een woongroep met dagbesteding. Hierdoor kunnen medewerkers langere of beter passende diensten draaien. Het rooster wordt vaak enkele maanden vooruit gepubliceerd, terwijl later wordt bepaald op welke locatie iemand werkt – bij voorkeur de eigen locatie, maar soms ook elders.
Informele zorg
Informele zorg, waarbij familie of naasten meewerken naast professionele zorg, wordt steeds belangrijker. De grens tussen professionele en informele zorg is niet altijd scherp, wat vragen oproept, maar ook kansen biedt. Heldere afspraken en transparantie zijn hierbij essentieel, zodat deze vormen van zorg goed op elkaar afgestemd kunnen worden.
Skills en kwalificaties
Waar medewerkers voorheen breed werden ingezet, wordt tegenwoordig steeds vaker gekeken naar specifieke vaardigheden en kwalificaties. Gekwalificeerd personeel wordt gerichter ingezet op taken die passen bij hun expertise, terwijl andere werkzaamheden mogelijk kunnen worden uitgevoerd door anders gekwalificeerde medewerkers of via informele zorg. Dit vraagt om beter inzicht in de daadwerkelijke zorgbehoefte en om een uniformer proces over afdelingen heen.
Professionalisering van planning
Planning werd traditioneel vaak uitgevoerd door teamleiders of teamleden, die veel praktijkkennis hadden, maar minder analytische vaardigheden. Tegenwoordig wordt steeds vaker gewerkt met professionele, centrale planners die verantwoordelijk zijn voor meerdere teams of clusters. Zij beschikken over meer mandaat en overzicht, terwijl zorgmanagers steeds nadrukkelijker eindverantwoordelijk worden voor de kwaliteit van het rooster.
Nieuwe planningsconcepten
Naast cyclisch roosteren groeit de behoefte aan meer inspraak bij medewerkers, met concepten zoals participerend roosteren, zelfroosteren of teamroosteren. Dit vraagt om een volwassen teamcultuur met ruimte voor geven en nemen. Hoewel er vaak één organisatiebreed personeelsbeleid is, kan de praktische invulling hiervan per team of cluster verschillen.
Wat vraagt dit van software voor moderne personeelsplanning?
De applicatie voor personeelsplanning moet verschillende planningsconcepten kunnen ondersteunen, afhankelijk van de afdeling of het team: cyclische roosters, dynamische roosters en vormen van (zelf)roosteren. Hierbij is het belangrijk dat planners maximaal ondersteund worden door automatisering, overzicht en – waar mogelijk – slimme voorstelmechanismen, bijvoorbeeld met behulp van AI.
Daarnaast is het essentieel om effectief over teams en locaties heen te kunnen plannen. Het systeem moet inzicht bieden per team, maar ook de impact op andere niveaus binnen de organisatie kunnen tonen. De exacte locatie van medewerkers kan daarbij op een later moment worden bepaald, waarbij rekening wordt gehouden met vaardigheden, kwalificaties en eerdere inzet.
Een centrale planner heeft doorlopend overzicht over het totaal: vaste teams, de inzet van de flexpool en eventuele externe inzet. Dit maakt het mogelijk om capaciteit optimaal te benutten en snel bij te sturen waar nodig. Medewerkers zijn – indien gewenst of noodzakelijk – inzetbaar op meerdere locaties, zonder het overzicht of de kwaliteit van de planning te verliezen.
Ook het ondersteunen van informele zorg wordt steeds relevanter, bijvoorbeeld door het aanbieden van diensten waarop vrijwilligers kunnen inschrijven en die eventueel later onderling geruild kunnen worden.
De kern is dat software zich blijft aanpassen aan het werkproces in de zorg. Die processen kunnen per team verschillen, maar vragen steeds om inzicht, flexibiliteit en ondersteuning van zowel planners als medewerkers. Door slimme inzet van technologie kan de werkdruk worden verlaagd, de medewerkerstevredenheid toenemen en uiteindelijk ook het ziekteverzuim afnemen.