Optimale planning verhoogt kwaliteit werken bij grote dienstverlener

Met 427.000 medewerkers in 80 landen en 100 miljoen klanten per dag is Sodexo wereldleider in services die de levenskwaliteit verhogen. Het bedrijf biedt food services, facilitair management en een heel scala aan diensten die comfort en gemak leveren aan bedrijven, overheid, zorg- en onderwijsinstellingen, penitentiaire inrichtingen en andere organisaties. Sodexo is gevestigd in Frankrijk en staat in de top 20 van de grootste werkgevers wereldwijd. De werknemersbetrokkenheid bij Sodexo is 68%, wat ongetwijfeld een belangrijke bijdrage levert aan hun jaarlijkse omzet van 20,7 miljard euro.

Een gebruiksvriendelijke planningsoplossing

Om het momentum vast te houden wilde Sodexo de personeelsplanning verbeteren. Vooral de Nederlandse afdeling streefde naar vereenvoudiging van de administratie en optimalisatie van het planningsproces voor de 1000 locaties overal in het land. Ze zochten een gebruiksvriendelijke applicatie voor locatiemanagers om de planning uit te voeren en de salarisadministratie te beheren. De app moest een interface hebben met hun SAP HR en SAP Business Intelligent-installatie. Sodexo riep de hulp van ORTEC in.

Van een snelle scan naar een handige app

Aanvankelijk werd ORTEC gevraagd om een snelle scan uit te voeren, met de bedoeling om informatie te verzamelen over het planningsproces van alle verschillende bedrijfsonderdelen. De resultaten van onze scan toonden aan dat een verbeterde administratie en controle over de werktijden van de medewerkers een omzetverhoging van 1% zou kunnen opleveren. Dat vormde een zeer overtuigende businesscase. Wij zagen ook dat onze Workforce Scheduling-applicatie kon helpen bij de planningsbehoeften van het bedrijf. Daarmee werd Sodexo een van de ‘early adopters’ van de web-based Workforce Scheduling oplossing van ORTEC.

Het implementatieproces vond plaats in drie stappen. Allereerst gebruikte Sodexo ORTEC’s Workforce Scheduling om de administratieve taken en salarisberekeningen aan te pakken. Het bedrijf ging vervolgens cyclische roosters gebruiken, evenals een eenvoudige planningsfunctionaliteit. Uiteindelijk werd de stap gezet naar centralisatie van de serviceplanning. Dit stappenplan zorgde voor een effectief verandermanagement en draagvlak voor de tool.

Eindgebruikers die niet vertrouwd waren met IT-systemen werden nauw betrokken bij het implementatieproces. Zij zorgden regelmatig voor feedback die cruciaal was voor het succes van het project, omdat we met die input het gebruiksgemak van ORTEC Workforce Scheduling nog verder konden vergroten. De resultaten bij de Nederlandse locaties waren zo overtuigend dat de Zweedse afdeling van het bedrijf geïnteresseerd raakte om onze oplossing ook in te voeren.

Meer efficiëntie en betere integratie

Dankzij ORTEC Workforce Scheduling kon Sodexo moeiteloos de overstap maken naar een gecentraliseerde planning. Het gebruik van de oplossing werd uitgebreid naar andere locaties. Door een integratie met uitzendbureau Randstad konden ze ook de planning van de flexpool beheren. Dat leverde een betere planningsorganisatie en efficiëntie op.