Optimaliseren van de buitendienstprocessen

Veld Koeltechniek is ruim 60 jaar dienstverlener in koeltechnische oplossingen en importeert, modificeert, produceert en levert koel- en vriesoplossingen voor o.a. de horecasector, (food)retail en koel- en vrieshuizen. Met een team van 80 buitendienstmedewerkers zorgen ze voor de installatie, inspectie en onderhoud van professionele koelingen. Om de buitendienstprocessen te optimaliseren startte het bedrijf uit Groenlo een zoektocht naar passende field service softwareoplossingen.

Totaaloplossing aan vervanging toe

De buitendienst van Veld Koeltechniek werkte eerder met een totaaloplossing voor zowel de planning als de mobiele afhandeling van werkbonnen. Manager ICT & Business Applications Kees Kuiperije vertelt: “Voorheen moesten onze monteurs standaard processen doorlopen via de laptop, of het nu ging om een storing of gepland onderhoud. De monteur was hierdoor regelmatig langer bezig met administratie dan met het verhelpen van de storing.” Daarnaast hield het systeem op het gebied van planning ook te wensen over. “Het systeem was traag en had relatief veel onderhoud nodig. Ook werden de opdrachten op gevoel van de planner ingepland en dat is lastig met ad-hoc zaken”, aldus Kuiperije.

Gebruikersgroepen

Om de planning en mobiele afhandeling van de werkbon te optimaliseren, werd er gestart met een trial met de planningsoptimalisatiesoftware van ORTEC en de mobiele applicatie van Sigmax. Kuiperije vertelt: “Tijdens de trial hebben we twee gebruikersgroepen opgezet voor planning en voor de mobiele applicatie. Hierin bleek dat de twee systemen naadloos op elkaar aansluiten en onze serviceprocessen sneller en beter maken.”

________________________________________________________________________________________________

''Met ORTEC for Field Service creëren we meer overzicht en rust in de planning en betere communicatie met de klant.''

________________________________________________________________________________________________

Optimale inzet van de buitendienst

Dankzij ORTEC for Field Service worden de monteurs optimaal gepland, waarbij de planningsoptimalisatiesoftware de meest efficiënte routes en reistijden berekend en rekening houdt met de afgesproken servicelevels, skills en werktijden. Kuiperije: “Dit zorgt ervoor dat we meer klanten gaan bedienen met hetzelfde aantal buitendienstmedewerkers. Samen met de optimalisaties in de mobiele afhandeling kunnen monteurs van bijvoorbeeld vier naar zes opdrachten per dag. Zo kunnen we hun expertise maximaal inzetten. Wanneer er storingen binnenkomen, kan onze planner nu ook direct zien welke monteur het dichtst bij is, zodat we sneller ter plaatse zijn. Dit creëert overzicht en rust in de planning en zorgt voor betere communicatie met de klant”.

Specifieke workflows

Met Connect, de mobiele field service software van Sigmax, wordt ook de administratieve last van de monteur sterk verminderd. Kuiperije: “Het grootste voordeel is de tijdswinst, doordat de workflow specifiek is ingericht per opdrachtsoort. Zo doorloopt een monteur een specifiek ontworpen workflow zodat alle belangrijke zaken worden vastgelegd. De flexibiliteit waarmee deze workflows in te richten zijn, is voor ons echt een voordeel”.

Naast de specifieke workflows is ook het werken met meerdere assets mogelijk in Connect. “Wanneer een monteur met de oude oplossing bijvoorbeeld in een ziekenhuis de koelingen voor één klant inspecteerde, moest hij voor iedere koeling een proces doorlopen en het proces per koeling laten aftekenen door de klant. Met Connect kan de monteur alle koelingen als één opdracht doorlopen en hoeft de klant maar één keer te tekenen. Dit zorgt voor veel tijdswinst.” aldus Kuiperije.

________________________________________________________________________________________________

''Met de combinatie van Sigmax en ORTEC hebben we voor onze organisatie optimale ondersteuning gevonden voor onze werkprocessen.''

________________________________________________________________________________________________

Best-of-breed oplossing

Zowel Sigmax als ORTEC zijn trots om Veld Koeltechniek als nieuwe klant te verwelkomen. Met ORTEC for Field Service en Connect van Sigmax heeft de koelproducent- en leverancier gekozen voor ‘best-of-breed oplossingen’ op het gebied van planningsoptimalisatie en mobiele field servicesoftware. Dit betekent dat er gebruik wordt gemaakt van een totaaloplossing die bestaat uit twee verschillende systemen die naadloos op elkaar aansluiten. Bovendien worden de systemen realtime geïntegreerd met Microsoft Dynamics, wat bijdraagt aan efficiënt gebruik door de backoffice medewerkers. Kuiperije vervolgt: “Met de combinatie van Sigmax en ORTEC hebben we voor onze organisatie optimale ondersteuning gevonden voor onze werkprocessen. Deze technische vooruitgang zal ook zeker helpen tijdens de werving en selectie van nieuwe medewerkers”.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van een best-of-breed oplossing voor jouw serviceorganisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op.