‘Iedereen krijgt nu vanzelf waar ze recht op hebben’

De kok in het restaurant met Michelinster, de serveerster op het jubileumfeest, de medewerker in de bedrijfskantine, het horecateam in de dierentuin: Vermaat Groep plant dagelijks enorm veel culinaire professionals in, op talloze locaties in ons land. Het workforce-managementsysteem helpt daarbij, zegt Product Owner Workforce Planning Vanessa Mersmann: “Heel belangrijk is dat het rekenkundige stuk ons uit handen wordt genomen. Alle onregelmatigheidstoeslagen, schendingen en cao-regelingen worden automatisch doorberekend, zodat alle medewerkers vanzelf krijgen waar ze recht op hebben. "

Mersmann koos 8,5 jaar geleden bewust voor haar functie bij de Vermaat Groep. De combinatie van systemen en mensen spreekt haar al aan sinds haar studie arbeids- en organisatiepsychologie. “Eenmaal hier begonnen kwam vrij snel naar boven dat we nog helemaal niks deden met urenregistratie op locatie: dat gebeurde met de hand, met allerlei fouten tot gevolg. De eerste vraag aan mij was om daar een systeem voor te implementeren dat recent was aangekocht. Dat systeem paste organisatorisch prima bij Vermaat, maar na vier jaar bleek dat we zó hard groeiden dat er meer functionaliteiten nodig waren. Dus in 2018 ben ik met een projectteam op zoek gegaan naar een nieuw workforce-managementsysteem, en kwamen we uit bij ORTEC.”

Innerlijke mens

Vermaat Groep is een horeca-cateringbedrijf met 5.000 medewerkers, nog los van de uitzendkrachten die geregeld worden ingezet op een van de 500 locaties en bij evenementen. Vermaat bedient verschillende sectoren: bedrijfshoreca, ziekenhuizen, leisure, partyservice, noem maar op. Mersmann: “We doen alles: van banken en techbedrijven tot musea en pretparken, van Rabobank tot Booking.com, van Artis tot het Van Gogh Museum, van LaPlace tot Multi Tenant-gebouwen. We opereren onder de vlag van het bedrijfsconcept waar we binnenkomen, en verzorgen naast de innerlijke mens onder meer de inrichting. Bij het restaurant in het Rijksmuseum koken we op sterrenniveau, maar we hebben ook een productiekeuken waar we gezonde, hippe lunches bereiden die vervolgens worden bezorgd en uitgeserveerd. Vermaat beschikt over expertise die onze klanten zelf niet hebben. Wij concurreren eigenlijk niet op kosten; voedselveiligheid staat bij ons op nummer 1. Gezondheid speelt een grote rol. En we hebben natuurlijk veel volume.”

Centraal planbureau

Tot een jaar of zeven geleden gebeurde de planning nog op een ‘excelletje’, vertelt Mersmann. “Dan werd aan het eind van de dag bijgehouden wat er daadwerkelijk gewerkt was en werd dat overgetikt in het ERP-systeem voor salarisuitbetaling. Nu staat alles in één systeem. Alleen: op een ziekenhuislocatie werken ze met veel vastere roosters dan bijvoorbeeld op een Museumpleinlocatie. Die laatste is afhankelijker van het weer, van vakanties. We zijn dus heel divers qua locaties en in hoe we plannen. In principe doet elke locatie de eigen planning. De planner ter plekke is vaak de horecamanager, dus die heeft een dubbelrol. Hij of zij weet wat er speelt op zijn of haar locatie, maar moet ook precies weten hoe het systeem werkt. Dat is best pittig. We hebben ook een stukje gecentraliseerd, dus we beschikken nu over een centraal planbureau. Dat heeft eigenlijk pas tijdens de coronacrisis echte een prominente plek gekregen. Voordien kwam het moeizaam van de grond. Maar opeens hadden ziekenhuizen heel veel werk en gingen de musea dicht, dus moesten we mensen wel herplaatsen op andere locaties. Het is een enorme operatie geweest om de beschikbaarheid van medewerkers inzichtelijk te maken, maar dat was wel heel belangrijk.”

Real-time inzicht

Het workforce-managementsysteem maakt de urenregistratie veel betrouwbaarder, weet Mersmann. “Want die uren staan er meteen in. Heel belangrijk voor ons is dat het rekenkundige stuk ons uit handen wordt genomen. Alle onregelmatigheidstoeslagen, schendingen en cao-regelingen worden automatisch doorberekend, zodat iedereen vanzelf krijgt waar ze recht op hebben. Dat betekent ook veel minder controles op de salarisadministratie. Zeven jaar geleden waren we met vijf, zes man een week bezig om de salarissen te verwerken. Nu doen we dat met twee mensen in hooguit twee dagen. Het levert ook inzicht op tijdens de roosterperiode. Regiomanagers kunnen real-time kijken of hun medewerkers die periode wel aan hun uren komen, of dat ze niet te veel werken. Vroeger hadden we op al onze locaties een tijdsklok. Inmiddels hebben we de ORTEC Relevance app, waarin je als medewerker zelf kunt aangeven wanneer je gestart en geëindigd bent met werken, mochten die tijden afwijken van het rooster. Die informatie staat dan automatisch klaar voor je manager.”

Vertrouwen in medewerkers

De app scheelt alleen in praktisch opzicht al heel veel investeringen: “We hoeven niet meer te kijken naar bekabeling voor de tijdsklok, er hoeft geen ICT-personeel meer op af. Toen we in 2021 het beheer van 43 La Place-restaurants overnamen, hadden we geen omkijken meer naar klokken. Je moet wel vertrouwen hebben in je eigen medewerkers. Zij kunnen in de app hun eigen beschikbaarheid opgeven, en onderling diensten ruilen. De app is eigenlijk ons eigen Intranet: hij is zeer uitgebreid en wordt niet alleen gebruikt voor inzicht in de eigen roosters, maar ook voor sociale interactie. Bij Vermaat Groep proberen we veel aandacht te besteden aan de tevredenheid van onze medewerkers. We organiseren geregeld spectaculaire events, zoals het Vermaat Festival. We proberen ook steeds meer mensen intern op te leiden. En zelf doe ik mijn best om te zorgen dat het workforce-managementsysteem meegaat met wat wij nodig hebben. Op korte termijn heb ik een aantal doelen: het beheer minimaliseren door uitbreiding van de ERP-koppelingen, de standaardfunctionaliteiten optimaal gebruiken, de stuurinformatie zo compleet mogelijk maken, en zorgen voor de stabiliteit en continuïteit van het systeem.”

Mersmann heeft destijds mede voor het systeem van ORTEC gekozen om de locaties te ‘ontzorgen’, zodat zij minder tijd kwijt zouden zijn aan roosteren en hun eigen mensen optimaal zouden kunnen inzetten. “Ik denk dat we daar nog wel wat stappen in kunnen maken. Het is een vrij complex systeem, dat al onze planners moeten begrijpen – en we hebben mega-veel planners. Dus eigenlijk zouden we het plannen liever nog wat centraler trekken, wellicht eerst op regio-niveau. We zouden op termijn naar zelfroosteren willen, zodat medewerkers hun eigen diensten kunnen plannen. Inmiddels nemen we deel aan een pilot met ORTEC om een eenvoudigere, web-based versie van de planningstool voor op de locaties te testen. Wij doen vrij snel aanvragen bij uitzendbureaus. We zijn nu met de afdeling People & Culture aan het bekijken of er geen ‘eigen’ mensen zijn die wel wat meer uren zouden willen werken en die nog niet in beeld zijn. Want dat is best lastig te monitoren met 5.000 werknemers. We hopen dat ORTEC ons daarin ook kan faciliteren. Misschien door locaties te koppelen en vervolgens diensten te delen waar medewerkers dan op kunnen bieden? Zo willen we proberen te mixen en matchen over locaties heen. En efficiënter gebruik te maken van de huidige bezetting.”