ORTEC en de AVG

ORTEC stelt zichzelf hoge standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, privacy en transparantie. Bij ORTEC gaan we zorgvuldig om met gegevens en doen we alles wat we kunnen om die te beveiligen. Dat is ook wat onze klanten van ons verwachten. ORTEC beveiligt de gegevens van haar klanten, evenals haar eigen gegevens in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving. 

Op 25 mei treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. De AVG heeft als doel de beveiliging en bescherming van persoonsgegevens in de EU te versterken en vervangt de Europese Privacyrichtlijn en nationale wetgeving. 

Onder toezicht van een intern functieoverschrijdend team breidt ORTEC de huidige beheersystemen en certificeringen voor beveiliging en bedrijfscontinuïteit uit om naleving van de AVG te waarborgen. Er zijn solide beveiligingsprocessen doorgevoerd, waarmee we adequate procedures kunnen volgen bij het omgaan en verwerken van gegevens. Registratieprocessen zijn een waarborg voor de traceerbaarheid van acties die worden genomen en zorgen ervoor dat die worden vastgelegd in een speciaal systeem. Impactanalyses vinden regelmatig plaats om onze prestaties op dit gebied te auditen. 

Daarnaast heeft ORTEC haar standaard softwareproducten beoordeeld en aangepast in lijn met de meest recente regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Onze nieuwste versies van ORTEC Routing & Dispatch en ORTEC Workforce Scheduling hebben functies voor onze klanten waarmee naleving van de AVG wordt ondersteund. 

Klanten met een onderhouds- en service contract voor ORTEC software komen in aanmerking voor upgrades en nieuwe versies. Neem contact op met je ORTEC accountmanager voor meer informatie hierover.

Onze overeenkomst voor gegevensverwerking, de ‘Verwerkersovereenkomst’, geeft aan welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom we die verwerken en hoe we in het algemeen omgaan met het verwerken van persoonsgegevens.

Heb je vragen over hoe ORTEC omgaat met de AVG? Neem dan contact met ons op.


VEELGESTELDE VRAGEN

Ondersteunt ORTEC klanten bij het voldoen aan de AVG?
Het is belangrijk om te benoemen dat het voldoen aan de AVG een gedeelde verantwoordelijkheid is en dat alle klanten zelf verantwoordelijk zijn voor het aanpassen van hun eigen bedrijfsprocessen en gegevensbeheersystemen om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan de AVG. 

ORTEC ondersteunt klanten die ORTEC-oplossingen gebruiken bij het voldoen aan de AVG. Onze nieuwste versies van ORTEC Routing & Dispatch en ORTEC Workforce Scheduling hebben functies die onze klanten nodig hebben om aan de AVG te voldoen. We bieden ook een encryptietool binnen onze producten aan waarmee klantgegevens kunnen worden geanonimiseerd. Klanten met een lopend onderhouds- en service contract voor ORTEC software komen in aanmerking voor upgrades en nieuwe versies. Neem contact op met je ORTEC accountmanager voor meer informatie hierover.

Behandelt ORTEC mijn data in lijn met de vereisten vanuit de AVG?
Voor implementatie- en ondersteuningsdoeleinden worden er soms data van klanten overgezet naar locaties van ORTEC. We hebben een encryptietool ontwikkeld voor het anonimiseren van persoonsgegevens. Hiermee kunnen klanten data anonimiseren voordat zij deze overzetten naar ORTEC-locaties. ORTEC past overeenkomsten voor gegevensverwerking, de zogenaamde ‘Verwerkersovereenkomst’, met haar EU-klanten aan om ervoor te zorgen dat de juiste processen zijn doorgevoerd voor het omgaan en verwerken van gegevens.

Wat is een Verwerkersovereenkomst?
Dat is onze standaard overeenkomst voor gegevensverwerking. De ‘Verwerkersovereenkomst’, geeft aan welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom we die verwerken en hoe we in het algemeen omgaan met het verwerken van persoonsgegevens. De ‘Verwerkersovereenkomst’ wordt zowel door ORTEC, als de klant ondertekend en beide partijen komen hierin overeen om gegevens te verwerken zoals voorgeschreven door de AVG en te voldoen aan de bepalingen en voorwaarden van de verordening.

Welke softwareoplossingen en -versies van ORTEC voldoen aan de AVG?
Onze nieuwste versies van ORTEC Routing & Dispatch en ORTEC Workforce Scheduling hebben functies voor onze klanten waarmee naleving van de AVG wordt ondersteund. Neem contact op met je ORTEC accountmanager voor meer informatie.

Ik gebruik een op maat gemaakte softwareoplossing van ORTEC in mijn bedrijf. Voldoet deze maatwerkoplossing aan de AVG?
Als je een op maat gemaakte oplossing van ORTEC in je bedrijf gebruikt, kun je contact opnemen met je ORTEC accountmanager om naleving van de AVG verder te bespreken. De meeste van onze op maat gemaakte softwareoplossingen bevatten geen persoonsgegevens, maar we adviseren je om dit specifiek na te gaan. 

Welke gevolgen heeft de AVG voor de hostingoplossingen die ORTEC biedt?
Bij het kiezen van onze hostingpartners staan veiligheid en beveiliging centraal. Onze hostingpartners moeten aan strikte eisen voldoen. We werken alleen met hostingpartners die expliciet hebben aangegeven te voldoen aan de regelgeving van de AVG.

Mijn bedrijf heeft een schriftelijke AVG-verklaring van ORTEC nodig. Hebben jullie die beschikbaar?
Ja, ORTEC heeft een AVG-verklaring waarin onze inzet en inspanningen op het gebied van de AVG worden beschreven. Neem contact op met je accountmanager voor een exemplaar hiervan.

Heeft ORTEC een Data Compliance Officer?
ORTEC heeft een commissie voor informatiebeveiliging, de Information Security Committee (ISC), ingesteld die een leidende rol heeft in het verbeteren en onderhouden van informatiebeveiligingsbeleid en -praktijk binnen ORTEC. De Data Protection Officer (DPO) van ORTEC maakt deel uit van de ISC, informeert en adviseert over naleving van de AVG en monitort deze.