ORTEC stelt zichzelf hoge standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, privacy en transparantie. Bij ORTEC gaan we zorgvuldig om met gegevens en doen we alles wat we kunnen om die te beveiligen. Dat is ook wat onze klanten van ons verwachten. ORTEC beveiligt de gegevens van haar klanten evenals haar eigen gegevens in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving.
Over de hele wereld voeren landen een vorm van privacywetgeving in. Het algemene doel van deze nieuwe wetgeving is verbeterde veiligheid en bescherming van persoonsgegevens en teruggave van de eigendom van deze gegevens aan betrokkenen. Voorbeelden van dergelijke wetgeving zijn de AVG voor Europa, de Privacy Act and Privacy Regulation in Australië en de LGPD in Brazilië.
Onder toezicht van een intern bedrijfsbreed team breidt ORTEC de huidige beheersystemen en certificeringen voor beveiliging en bedrijfscontinuïteit uit om naleving van privacywetgeving te waarborgen. Er zijn solide beveiligingsprocessen ingevoerd waarmee we adequate procedures kunnen volgen bij het omgaan en verwerken van gegevens. Registratieprocessen zijn een waarborg voor de traceerbaarheid van ondernomen acties en vastlegging daarvan in een speciaal systeem. Er wordt regelmatig een impactanalyse uitgevoerd om de risico's ten aanzien van privacy en veiligheid te achterhalen. Er vinden regelmatig interne en externe audits plaats om onze prestaties op dit gebied te beoordelen.
Daarnaast blijft ORTEC haar standaard softwareproducten reviewen en aanpassen aan de meest recente regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. De nieuwste versies van ORTEC Routing & Dispatch en ORTEC Workforce Scheduling hebben bijvoorbeeld functies voor onze klanten waarmee naleving van deze wetgeving wordt ondersteund.
Klanten met een lopend onderhouds- en ondersteuningscontract voor hun software komen in aanmerking voor upgrades en nieuwe versies. Neem contact op met uw accountmanager bij ORTEC voor meer informatie hierover.
Onze overeenkomst voor gegevensverwerking, de Data Processing Agreement (DPA), geeft aan welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom we die verwerken en hoe we in het algemeen omgaan met het verwerken van persoonsgegevens. Indien van toepassing maakt deze deel uit van elke overeenkomst met klanten.
Heeft u vragen over hoe ORTEC omgaat met privacywetgeving? Neem dan contact met ons op.
Ondersteunt ORTEC klanten bij de naleving van privacywetgeving?
Het is belangrijk om te erkennen dat naleving van privacywetgeving een gedeelde verantwoordelijkheid is en dat elke klant verantwoordelijk is voor het aanpassen van zijn eigen bedrijfsprocessen en gegevensbeheersystemen om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de privacywetgeving.
ORTEC ondersteunt klanten die ORTEC-oplossingen gebruiken bij de naleving daarvan. Onze nieuwste versies van ORTEC Routing & Dispatch en ORTEC Workforce Scheduling bevatten functies die onze klanten nodig hebben om aan de privacywetgeving te voldoen. We bieden bij onze producten ook een tool aan waarmee klantgegevens kunnen worden geanonimiseerd. Klanten met een lopend onderhouds- en ondersteuningscontract voor hun software komen in aanmerking voor upgrades en nieuwe versies. Neem contact op met uw accountmanager bij ORTEC voor meer informatie hierover.
Gaat ORTEC met mijn gegevens om op een manier die voldoet aan de regels?
Voor implementatie- en ondersteuningsdoeleinden worden er soms gegevens van klanten doorgegeven naar vestigingen van ORTEC. We hebben een tool ontwikkeld voor het anonimiseren van persoonsgegevens. Hiermee kunnen klanten gegevens anonimiseren voordat zij die doorgeven naar ORTEC-locaties. ORTEC past overeenkomsten voor gegevensverwerking, de Data Processing Agreements (DPA's), met haar EU-klanten aan om ervoor te zorgen dat de juiste processen worden toegepast voor het omgaan en verwerken van gegevens.
Wat is een Data Processing Agreement?
Onze overeenkomst voor gegevensverwerking, de Data Processing Agreement (DPA), geeft aan welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom we die verwerken en hoe we in het algemeen omgaan met het verwerken van persoonsgegevens. De DPA wordt zowel door ORTEC als de klant ondertekend en beide partijen komen overeen om gegevens te verwerken zoals voorgeschreven door de privacywetgeving en om te voldoen aan de voorwaarden van de regelgeving.
Welke softwareoplossingen en -versies van ORTEC voldoen aan de privacywetgeving?
Onze nieuwste versies van ORTEC Routing & Dispatch en ORTEC Workforce Scheduling hebben functies voor onze klanten waarmee naleving wordt ondersteund. Neem contact op met uw accountmanager bij ORTEC voor meer informatie.
Ik gebruik een op maat gemaakte softwareoplossing van ORTEC in mijn bedrijf. Voldoet deze maatwerkoplossing aan de privacywetgeving?
Als u een op maat gemaakte oplossing van ORTEC in uw bedrijf gebruikt, kunt u contact opnemen met uw accountmanager bij ORTEC om naleving van de privacywetgeving verder te bespreken. De meeste van onze op maat gemaakte softwareoplossingen bevatten geen persoonsgegevens, maar we adviseren u om dit specifiek na te gaan.
Welke gevolgen heeft de privacywetgeving voor de hostingoplossingen die ORTEC biedt?
Bij het kiezen van onze hostingpartners staan veiligheid en beveiliging centraal. Onze hostingpartners moeten voldoen aan strenge eisen. We werken alleen met hostingpartners die expliciet voldoen aan de privacywetgeving.
Mijn bedrijf heeft een schriftelijke AVG-verklaring van ORTEC nodig. Hebben jullie die?
Ja, ORTEC heeft een AVG-verklaring waarin onze inzet en inspanningen op het gebied van de AVG worden beschreven. Neem contact op met uw accountmanager voor een exemplaar hiervan.
Heeft ORTEC een Data Protection Officer (functionaris gegevensbescherming)?
Ja, ORTEC heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Deze functionaris is te bereiken via dpo@ortec.com of via de contactformulieren op onze website.
ORTEC heeft een Quality, Risk and Compliance Team samengesteld om toezicht te houden op gegevensbeveiliging en -bescherming en om het voortouw te nemen bij de verbetering en handhaving van alle aspecten van gegevensbeveiliging en -bescherming. De DPO, Quality Manager en Security Officer van ORTEC zijn allemaal lid van het QRC Team.