Tactical Planning Center
Op welke momenten kunnen we extra spreekuur- en interventiesessies inplannen om meer patiënten te zien en behandelen en zo de stuwmeren te reduceren? Hoe, met welke verhouding van spreekuren (consulten) en behandeltijd, houden we toegangstijd tot het eerste polibezoek en de duur van een vervolgtraject laag en stabiel voor onze patiënten?
Om tijdig de juiste zorg te bieden aan verschillende categorieën patiënten, hebben ziekenhuizen met deze en vele andere vragen te maken. De wachttijden moeten binnen de gestelde normen vallen, de zorg moet aan de kwaliteitseisen voldoen, en ook de financiële doelstellingen moeten worden gerealiseerd.
Het ORTEC Tactical Planning Center ondersteunt capaciteitsmanagement door de schaarse capaciteit aan personeel en middelen optimaal in te zetten op een manier die ook prettiger werkt.
Sturen op wachttijden en productiedoelen
Om tijdig de juiste zorg te bieden, is het nodig om de activiteiten op verschillende afdelingen - denk aan poli’s en OK’s - op elkaar af te stemmen, en datzelfde geldt voor specialismen en groepen medewerkers (zoals specialisten, verpleegkundigen en ondersteuners). Het Tactical Planning Center stelt ziekenhuizen in staat om te sturen op wachttijden en het behalen van productiedoelen. Tactical Planning Center doet bijvoorbeeld voorspellingen over week-targets, zoals aantallen patiënten per week, patiënten op wachtlijsten per week, enzovoort. Het Tactical Planning Center kan tot een jaar vooruit voorspellen hoe deze factoren zich zullen ontwikkelen. Waar de werkelijke cijfers afwijken van de verwachtingen wordt bovendien duidelijk gemaakt wat daaraan te doen is. Het Tactical Planning Center rekent namelijk de impact door die alternatieve planningen hebben op productie en werkvoorraden. De voorspellingen worden gebaseerd op de beschikbare capaciteitsplanningen van bijvoorbeeld OK-sessies en waar mogelijk activiteitenroosters van artsen.
Complete omgeving voor tactisch plannen
Het Tactical Planning Center maakt deze innovatieve techniek snel breed inzetbaar bij de verschillende specialismen en afdelingen. Het is een complete omgeving voor tactisch plannen waarin plannen kunnen worden vastgelegd, doorgerekend, geanalyseerd en geoptimaliseerd. De planningshorizon ligt doorgaans op enkele weken of maanden tot (het einde van) een jaar.
Daarbij biedt het ORTEC Tactical Planning Center inzicht in actuele (gerealiseerde) prestaties en voorspellingen over toekomstige resultaten. Het geeft informatie over ontwikkelingen in wachtlijsten (werkvoorraad), productie, omzet en inzet van capaciteiten.
Resultaten
Het Tactical Planning Center werkt fundamenteel anders dan bestaande dashboardoplossingen die slechts realisaties en ingeboekte afspraken tonen en geen, of slechts beperkte, prognoses tonen. Een aantal resultaten:
- Vroegtijdige prognose van (eindejaar)prestaties en eventuele afwijkingen van de doelstellingen
- Grip op werkvoorraden en daarmee toegangstijd voor patiënten
- Meer en betere patiëntzorg met hetzelfde team door in de juiste verhouding aanwezig te zijn en er geen inzet verloren gaat.
- Productieplafonds worden niet overschreden
In de praktijk
Enkele voorbeelden van praktijktoepassingen:
- Met gelijkblijvende capaciteiten significant meer poli-consulten gerealiseerd
- Reductie van uitval van OK-sessies in zomervakanties
- Minder leegstand van OK-sessies door gebrek aan patiënten op arts-specifieke wachtlijst
- Meer endoscopieën uitgevoerd
- Inhaalzorg kunnen organiseren, bijvoorbeeld in het geval van semi-spoedpatiënten volgend op de coronapieken
Het ORTEC Tactical Planning Center is ontworpen door ORTEC en Rhythm op basis van implementaties van integraal capaciteitsmanagement bij ziekenhuizen.
