Dialyse Centrum Groningen (DCG) hanteert een complexe personeelsplanning verspreid over vier locaties, met niet-aaneengesloten nachtdiensten en een wisselende behoefte aan personeel. Hoewel de tevredenheid onder het personeel groot was, bleven de dienstroosters een zwak punt. Met ORTEC Workforce heeft DCG zelfstandige roostering ingevoerd, waardoor de druk op de planning is verminderd.
De uitdaging: een complexe personeelsplanning verspreid over vier vestigingen
DCG behandelt ongeveer 175 patiënten en heeft zo'n 160 medewerkers in dienst. Het merendeel van hen bestaat uit zorgprofessionals die zes dagen per week in wisselende diensten werken in Groningen en de nevenvestigingen in Assen, Stadskanaal en Scheemda. Nachtdiensten worden uitsluitend vanuit Groningen ingezet, invalkrachten kunnen van elke vestiging komen en de personeelsbehoefte per team kan van dag tot dag verschillen. De personeelsplanning was complex. En hoewel de algehele tevredenheid onder het personeel hoog was, wilden de medewerkers meer zeggenschap over hun werktijden en wilde DCG duurzame inzetbaarheid bevorderen.
Gerealiseerde meerwaarde: zelfstandige roostering door het personeel
Door medewerkers de mogelijkheid te bieden hun eigen dienstroosters proactief vorm te geven, heeft DCG de personeelsplanning omgevormd van een taak die de planner aanstuurt tot een gezamenlijk proces. Medewerkers dienen nu hun voorkeursdiensten in tijdens twee gestructureerde rondes, volgens dezelfde regels en op basis van dezelfde behoefte aan personeel als voorheen. Na deze rondes is de personeelsplanning al voor ongeveer 80 procent voltooid, waardoor planners hun tijd kunnen besteden aan het opvullen van dringende gaten en het inplannen van patiënten, in plaats van elke planning helemaal opnieuw op te moeten stellen.
BEWEZEN RESULTATEN
Onze impact op het gebied van personeelsplanning in cijfers
van de personeelsplanning is al afgerond voordat de planners in actie komen
Medewerkers stellen in twee rondes zelf hun dienstrooster samen, waardoor het grootste deel van het werk al is gedaan als de planners in de derde ronde aan de slag gaan.
Minder geplande uren
Efficiëntere personeelsbezetting door een betere kwaliteit van de planningen. Slimmer opgestelde planningen zorgen voor minder speling, zonder dat dit ten koste gaat van het serviceniveau.
Verlaging van de kosten voor overuren
Door betere afstemming van de capaciteit wordt overwerken een uitzondering in plaats van de regel.
Hoe de invoering werd aangepakt
De gefaseerde aanpak was bewust gekozen. DCG heeft eerst de functie voor zelfstandige roostering geïmplementeerd en pas daarna een versie-upgrade uitgevoerd, om te voorkomen dat er te veel wijzigingen tegelijk zouden plaatsvinden. Het project stond onder leiding van een functieoverschrijdende werkgroep bestaande uit medewerkers van HR, IT, planning, zorg, financiën en verpleging, waarbij consultants van ORTEC ondersteuning boden bij de technische implementatie en de training. Een proefproject in 2019 in Assen en Groningen vormde een referentiepunt ten opzichte van eerdere scores voor medewerkerstevredenheid. Na een unaniem besluit om door te gaan, werd zelfstandige roostering in 2020 organisatiebreed ingevoerd, waarbij sommige nevenvestigingen vroegen wanneer zij aan de beurt zouden komen.
Wat er voor de werknemers is veranderd
Voor medewerkers die in het weekend en in wisselende diensten werken, heeft zelfstandige roostering ervoor gezorgd dat het werk beter aansluit bij hun privéleven. In plaats van een vast dienstrooster te ontvangen, kunnen medewerkers zelf hun vrije dagen inplannen of een vroegere dienst kiezen als zij ’s avonds afspraken hebben. De meeste diensten die zij voor zichzelf inplannen, blijven ongewijzigd. Het resultaat: ze krijgen meer zeggenschap in waar en wanneer zij werken, zonder dat de personeelsplanning de structuur verliest die DCG nodig heeft voor alle vestigingen en dienstsoorten.
Een rustiger proces voor planners
Door zelfstandige roostering is ook de rol van de planners veranderd: in plaats van dienstroosters op te stellen, moeten zij deze nu verfijnen. Aangezien medewerkers in de eerste twee rondes grotendeels hun eigen ideale dienstrooster samenstellen, zijn er daarna slechts beperkte aanpassingen nodig. Hierdoor blijft er meer ruimte over om personeelstekorten en dringende zaken op te vangen. De belangrijkste aanpassing was van culturele aard: de planners moesten eraan wennen dat zij tijdens de eerste twee rondes aan de zijlijn moesten blijven staan.
De voordelen: meer controle, een rustiger planningsproces
Dankzij het zelfstandige roostering kregen de medewerkers van DCG meer zeggenschap over waar en wanneer zij werken, terwijl de persoonsplanning voor alle vestigingen en dienstsoorten haalbaar bleef.
Duurzamere inzetbaarheid en meer inspraak voor het personeel
Effectiever gebruik van de tijd van de planners
Minder wisselen en ruilen van diensten
Een rustiger en voorspelbaarder planningsproces
De volgende stap zetten
Onze software in actie bekijken
Wij staan klaar om jou te helpen ontdekken wat de volgende stap is, of je nu verschillende opties aan het vergelijken bent, voor een specifieke uitdaging staat of gewoon de software in actie wilt bekijken.
