DE UITDAGINGEN
De realiteit van personeelsplanning
Als je de personeelsplanning handmatig uitvoert of tools gebruikt die daar niet voor zijn ontwikkeld, dan ken je de uitdagingen. Dit zijn de uitdagingen waar personeelsplanners, operationeel managers en teamleiders dagelijks mee te maken hebben.
Omgaan met complexe planningscriteria
Je planners houden tegelijkertijd rekening met de vraag, kwalificaties, contracten, wetgeving en intern beleid. Elk van deze factoren kan van de ene op de andere dag veranderen. Een dienstrooster opstellen dat aan al deze eisen voldoet, voor alle teams en elke planningsperiode, gaat de mogelijkheden van handmatige processen te boven.
Evenwicht vinden tussen de behoeften van de organisatie en de voorkeuren van medewerkers
Je hebt dienstroosters nodig die voldoen aan de serviceniveaus en de kosten onder controle houden. Je medewerkers willen dienstroosters die rekening houden met hun beschikbaarheid, voorkeuren en privéleven. Die twee lijken met elkaar in strijd, en bij handmatige planning zijn ze dat vaak ook. Het resultaat is dat je steeds compromissen moet sluiten, waardoor altijd wel iemand ontevreden is en planners tussen wal en schip komen te zitten.
Het dienstrooster dat je gisteren hebt opgesteld, is niet degene die je vandaag nodig hebt
Iemand meldt zich ziek. De vraag piekt. Op het laatste moment komt er een wijziging binnen. Elke verstoring zet een reeks aanpassingen in gang, en iedere aanpassing kost tijd die de planners niet hebben. Dienstroosters haalbaar, conform de regels en eerlijk houden terwijl alles voortdurend verandert, is waar handmatige processen het snelst tekortschieten.
DE VOORDELEN
Het voordeel van slim plannen
Planners winnen elke week uren terug
ORTEC Workforce automatiseert de berekeningen die je planningsteam veel tijd kosten. Wat vroeger uren kostte, kost nu nog maar enkele minuten. Je planners richten zich niet langer op het opstellen van dienstroosters, maar op het oplossen van uitzonderingen. Juist daar komt hun expertise tot zijn recht.
Apps en services
ORTEC Workforce
ORTEC Workforce is opgebouwd rond zes functionele gebieden. Gebruik wat je nodig hebt of gebruik de volledige suite voor end-to-end personeelsplanning.
Plannen en optimaliseren
Stel dienstroosters op die aansluiten bij de vraag en de organisatiedoelen, waarbij de software automatisch rekening houdt met wetgeving en afspraken. Jij behoudt de controle over de resultaten, de software neemt de complexiteit voor zijn rekening. Optimaliseer planningsbeslissingen en behoud tegelijkertijd de controle over de resultaten.
Medewerkerservaring
Bied je medewerkers inzicht in hun dienstroosters en een stem in het planningsproces. Voorkeuren, beschikbaarheid en communicatie op één plek.
Capaciteit en beschikbaarheid
Zorg dat je weet over hoeveel capaciteit je beschikt voordat je begint met plannen. Zet de vraag om in de benodigde personeelsinzet en stem die af op verlof, afwezigheden en de beschikbaarheid van je flexibele schil.
Taak- en middelenplanning
Kijk verder dan de diensten alleen. Wijs medewerkers toe aan specifieke taken, locaties en middelen. Zo coördineer je het werk op het detailniveau dat je operatie nodig heeft.
Tijdregistratie en salarisadministratie
Registreer gewerkte uren en afwezigheid nauwkeurig en bereid salarisdata consistent voor, rekening houdende met contracten, correcties en verloningsregels.
Inzichten en controle
Zet personeelsdata om in rapportages waarop je kunt sturen. Koppel plannings-, uitvoerings- en salarisdata aan je BI-omgeving voor de analyses die je managers daadwerkelijk nodig hebben.
BEWEZEN RESULTATEN
Onze impact in cijfers
minder tijd besteed aan personeelsplanning
De planningstijd is teruggebracht van uren tot minuten. Je team kan zich richten op werkzaamheden die meerwaarde opleveren.
minder geplande uren
Efficiëntere personeelsinzet dankzij betere dienstroosters. Slimmere dienstroosters zorgen voor minder overcapaciteit, zonder dat dit ten koste gaat van het serviceniveau.
Minder overwerkkosten
Door betere afstemming van de capaciteit wordt overwerken een uitzondering in plaats van de regel.
VERVOLGSTAPPEN
De weg naar implementatie
Met ons onboardingprogramma kun je snel en vol vertrouwen aan de slag. Onze ervaren ORTEC-consultants begeleiden je teams bij een gestructureerde opzet waarin data, processen en de scope vanaf het begin op elkaar worden afgestemd. Een gerichte pilot valideert belangrijke scenario’s in een vroeg stadium, toont de meerwaarde aan en bereidt je teams voor op een soepele overgang naar de dagelijkse operatie.
Enablement richt zich op het integreren van de software in de dagelijkse planningsprocessen. Door middel van begeleide configuratie, datavalidatie en gefaseerde ingebruikname leren je teams hoe zij modellen kunnen verfijnen, betere beslissingen kunnen nemen en de software kunnen aanpassen aan hun specifieke behoeften. Hierdoor kunnen planners, managers en medewerkers consequent werken op basis van nauwkeurige, datagestuurde inzichten.
Naarmate organisaties groeien en de operationele behoeften zich ontwikkelen, blijven ook de vereisten veranderen. Door voortdurende verbetering kunnen je teams processen verfijnen, hun functionaliteiten uit te breiden en configuraties in de loop van de tijd aanpassen. Zo kunnen wij blijven inspelen op veranderende zakelijke prioriteiten en de operationele complexiteit.
Met onze ondersteuning zorgen wij voor een stabiele ingebruikname en voor blijvende waarde daarna. Ons Customer Experience-team biedt betrouwbare ondersteuning tijdens het testen, de implementatie en het dagelijks gebruik, met één vast aanspreekpunt voor zowel functionele als operationele vragen. Met behulp van voortdurende begeleiding kun je de continuïteit waarborgen, het gebruik stimuleren en blijvende meerwaarde realiseren.
INSPIRATIE
Ontdek meer
Zet de volgende stap
Bekijk onze software in actie
Wij staan klaar om jou te helpen ontdekken wat de volgende stap is, of je nu verschillende opties aan het vergelijken bent, voor een specifieke uitdaging staat of gewoon de software in actie wilt bekijken
VEELGESTELDE VRAGEN (FAQ)
ORTEC Workforce uitgelegd
ORTEC Workforce is AI-gestuurde software voor personeelsplanning waarmee organisaties op grote schaal dienstroosters voor hun medewerkers kunnen opstellen, optimaliseren en beheren. Het volledige planningsproces wordt ermee gedekt: van vraagprognoses en capaciteitsplanning tot het opstellen van dienstroosters, de uitvoering daarvan, tijdregistratie en de voorbereiding van de salarisadministratie. Het wordt gebruikt door organisaties in de detailhandel, de gezondheidszorg, de productiesector, de logistiek en de facilitaire services. Hier wordt het toegepast om de planningstijd te verminderen, de personeelskosten te beheersen en medewerkers eerlijkere dienstroosters te bieden.
De meeste tools voor personeelsplanning helpen je alleen bij het opstellen van dienstroosters. ORTEC Workforce zorgt echter ook voor een optimale afstemming: de vraag, arbeidsovereenkomsten, vaardigheden, beschikbaarheid, arbeidswetgeving en organisatorische regels worden automatisch en gelijktijdig op elkaar afgestemd. In tegenstelling tot generieke planningstools behouden je planners hiermee de controle: AI doet aanbevelingen, maar je team neemt de uiteindelijke beslissing. Het verschil komt tot uiting in de resultaten: minder overuren, minder fouten, eerlijkere dienstroosters en aanzienlijk minder tijd besteed door planners aan handmatige aanpassingen. Het is speciaal ontwikkeld voor complexe operationele omgevingen waarin standaardtools tekortschieten.
ORTEC Workforce wordt gebruikt door middelgrote tot grote organisaties in diverse sectoren waar de personeelsplanning complex is, waaronder de detail- en groothandel, de gezondheidszorg, de productiesector, transport en logistiek, facilitaire services en professionele en technische dienstverlening. Het is schaalbaar: van de personeelsplanning binnen één team tot het plannen van duizenden medewerkers verspreid over meerdere locaties en landen.
De doorlooptijd van de implementatie is afhankelijk van de complexiteit van je organisatie, het aantal vestigingen en de benodigde integraties. ORTEC werkt gedurende het hele proces nauw samen met je team: van configuratie en testen tot de ingebruikname en ondersteuning na de lancering. De meeste organisaties zien al binnen de eerste planningscycli na de ingebruikname meetbare resultaten.
Arbeidsregels, collectieve arbeidsovereenkomsten, wetgeving inzake arbeidstijden en intern beleid zijn als harde en zachte beperkingen geïntegreerd in de planningsmodule. Binnen deze grenzen worden planningen automatisch gegenereerd, wat betekent dat planners de naleving niet handmatig hoeven te controleren en dat het risico op fouten of overtredingen aanzienlijk wordt verminderd.
Ja. De Employee Self-Service app biedt medewerkers inzicht in hun dienstroosters en de mogelijkheid om voorkeuren aan te geven, hun beschikbaarheid door te geven en wijzigingen aan te vragen. Deze transparantie vermindert de frictie tussen medewerkers en planningsteams, verhoogt de tevredenheid en vermindert het aantal last-minute verzoeken dat planners handmatig moeten afhandelen.