S Group is de grootste particuliere werkgever van Finland, met meer dan 40.000 medewerkers verspreid over 19 coöperaties. Het centrale servicebedrijf, SOK, verzorgde de ad hoc personeelsinzet binnen strikte arbeidsregels. Met ORTEC Workforce Scheduling is het bedrijf overgestapt van handmatige processen naar één geïntegreerd systeem.
De uitdaging: ad hoc personeelsinzet binnen strikte arbeidswetgeving
SOK moest voorzien in de ad hoc behoefte aan personeel binnen de coöperatieve groep en tegelijkertijd voldoen aan de strikte arbeidswetgeving. Volgens de lokale regelgeving moet elke medewerker die in aanmerking komt de mogelijkheid krijgen om op een openstaande dienst te bieden. SOK had daarom een betrouwbare manier nodig om diensten aan te bieden, het proces te beheren en de inzet toe te wijzen. Hun bestaande, zelfontwikkelde tool maakte gebruik van sms-meldingen en handmatige handelingen. Bovendien was hun portaal verouderd geraakt. SOK was daarom op zoek naar een volledig geïntegreerd, schaalbaar proces dat zowel aan de wettelijke vereisten als aan de dagelijkse processen kon voldoen.
Gerealiseerde meerwaarde: Ad Hoc Planning met geïntegreerde functionaliteit voor het aanbieden van diensten
In samenwerking met ORTEC heeft SOK zijn personeelsplanningsproces uitgebreid met de Ad Hoc Planning app binnen ORTEC Workforce Scheduling, met geïntegreerde functionaliteit voor het aanbieden van diensten. Deze functioneren nu als één geïntegreerd systeem voor alle bedrijven. Het biedt hen centraal beheer, berekeningen en rapportage, terwijl er toch ruimte blijft voor flexibiliteit om aan lokale bedrijfsbehoeften tegemoet te komen. Met Ad Hoc Planning kunnen planners op het laatste moment ontstane gaten, zoals ziekteverzuim, opvullen door via een mobiele app snel vervangend personeel in te zetten. Via de Employee Self Service app ontvangen medewerkers een melding op hun telefoon wanneer er een dienst vrijkomt, waardoor zij deze direct kunnen aanvragen.
BEWEZEN RESULTATEN
Onze impact op het gebied van personeelsplanning in cijfers
van de personeelsplanning is al afgerond voordat planners aan de slag gaan
Medewerkers stellen in twee rondes zelf hun dienstrooster samen, waardoor het grootste deel van het werk al is gedaan als de planners in de derde ronde aan de slag gaan.
Minder geplande uren
Efficiëntere personeelsbezetting door een betere kwaliteit van de planningen. Slimmer opgestelde planningen zorgen voor minder speling, zonder dat dit ten koste gaat van het serviceniveau.
Verlaging van de kosten voor overuren
Door betere afstemming van de capaciteit wordt overwerken een uitzondering in plaats van de regel.
Geïntegreerde rapportage voor betere beslissingen
SOK heeft daarnaast in samenwerking met ORTEC een Business Intelligence (BI)-module geïmplementeerd die data uit afzonderlijke HR-databases samenbrengt in één rapportageomgeving. Hierdoor is het mogelijk om rapportages voor de gehele organisatie te genereren en data te exporteren zonder het operationele systeem te belasten. Doordat de gebundelde inzichten nu op één plek beschikbaar zijn, kan SOK beter onderbouwde beslissingen nemen voor een personeelsbestand van meer dan 40.000 medewerkers.
De voordelen: flexibele, oplossingsgerichte personeelsplanning op grote schaal
SOK heeft voor ORTEC Workforce Scheduling gekozen vanwege de uitgebreide configureerbaarheid van het systeem, dat zowel talrijke lokale arbeidsovereenkomsten als overkoepelende regelgeving ondersteunt. Dankzij de implementatie van de Ad Hoc Planning App met geïntegreerde functionaliteit voor het aanbieden van diensten, Employee Self Service en geïntegreerde rapportage kan SOK inspelen op last-minute-wijzigingen, tegemoetkomen aan de voorkeuren van medewerkers en de druk op het planningsteam verlichten.
Eén geïntegreerd systeem voor 23 bedrijven en meer dan 40.000 medewerkers
Ondersteuning voor planningsmethoden, variërend van volledig gecentraliseerd tot gedecentraliseerd
Grotere betrokkenheid van medewerkers door middel van zelfservice
Nauwkeurige salarisberekening
Transparant aanbieden van diensten
Zet de volgende stap
Onze software in actie bekijken
Wij staan klaar om jou te helpen ontdekken wat de volgende stap is, of je nu verschillende opties aan het vergelijken bent, voor een specifieke uitdaging staat of gewoon de software in actie wilt bekijken.
