"In catering verandert de vraag van dag tot dag. De uitdaging is niet om harder te plannen, maar om beter te voorspellen wat er nodig is." - Wessel Winkelhuijzen, Industry Leader Facility Services
In de cateringbranche is het vinden van de juiste balans tussen servicekwaliteit, voedselverspilling en personeelskosten een dagelijkse uitdaging. Het aantal bezoekers op een locatie kan sterk variëren door factoren zoals werkdagen, weersomstandigheden, evenementen of vakantieperiodes.
Om cateringorganisaties beter te ondersteunen bij deze dynamiek, biedt de module Demand Calculation een datagedreven manier om de personeelsbehoefte nauwkeurig te bepalen. Zo krijg je meer inzicht in de werkzaamheden die nodig zijn en de capaciteit die daarbij past.
Van transacties naar werkvraag
De basis van Demand Calculation ligt in de forecast van het verwachte aantal transacties per locatie. Daarvoor zijn historische verkoopgegevens, trends en andere relevante factoren gebruikt om een voorspelling te maken van het aantal gasten dat op een specifieke dag gebruik zal maken van het restaurant, bedrijfsrestaurant of cateringpunt. Daarbij wordt ook de verdeling van de verwachte drukte over de dag meegenomen. Hiermee krijg je een realistisch beeld van wat je kunt verwachten op een specifieke dag.
Maar het aantal transacties alleen vertelt niet het hele verhaal. Een locatie waar voornamelijk koffie en snacks worden verkocht vraagt immers een andere inzet dan een locatie waar veel vers bereide lunches worden geserveerd. Daarom wordt de transactievoorspelling gecombineerd met een forecast van de te bereiden hoeveelheden van producten zoals broodjes, salades, warme maaltijden en andere cateringproducten.
Automatische vertaling naar werkzaamheden
Op basis van deze voorspelde volumes berekent de softwaremodule welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd gedurende de dag. Denk hierbij aan:
Voorbereiden van ingrediënten
Beleggen van broodjes
Bereiden van salades
Uitgifte tijdens lunch- en piekmomenten
Kassa- en gastservices
Aanvullen van voorraden
Opruim- en schoonmaakwerkzaamheden
Voor iedere activiteit wordt gebruikgemaakt van vooraf gedefinieerde normen en productiviteitscijfers. Dit geeft je een realistische berekening van de benodigde arbeidstijd voor elke taak.
Wessel Winkelhuijzen
Personeelsplanning wordt vaak nog gebaseerd op ervaring of gevoel. Data maakt zichtbaar welke werkzaamheden daadwerkelijk nodig zijn en wanneer.
Van werkzaamheden naar diensten
Vervolgens vertaalt Demand Calculation de totale werkvraag naar concrete diensten en personeelsinzet. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals:
Openingstijden van de locatie
Verwachte piekmomenten
Beschikbare functies en kwalificaties
Wettelijke rust- en arbeidstijden
Lokale afspraken en cao-regels
Het eindresultaat is een voorstel voor de optimale bezetting per cateringlocatie. Je ziet niet alleen hoeveel medewerkers nodig zijn, maar ook op welke tijdstippen en in welke rollen zij het beste kunnen worden ingezet.
Meer grip op kosten en kwaliteit
Door de personeelsplanning direct te koppelen aan de verwachte vraag, ontstaat een belangrijke stap richting vraaggestuurd werken. Hiermee voorkom je zowel overbezetting als onderbezetting.
Daarnaast levert Demand Calculation voordelen op in het operationele proces. Je productie wordt beter afgestemd op de daadwerkelijke behoefte, waardoor voedselverspilling afneemt en de beschikbaarheid van producten voor gasten verbetert. Het management van je cateringorganisatie krijgt bovendien inzicht in de relatie tussen verwachte omzet, werkvolume en personeelskosten.
Een fundament voor slim workforce management
In een markt waarin marges onder druk staan en personeel schaars is, wordt het steeds belangrijker om beslissingen te baseren op feitelijke data. Demand Calculation vormt daarbij een cruciale schakel tussen vraagvoorspelling en personeelsplanning. Door transactieprognoses en productiebehoeften automatisch te vertalen naar concrete diensten per locatie, kan jouw cateringorganisatie efficiënter opereren, verbetert de gastbeleving en beheers je tegelijkertijd de kosten.
Zo wordt personeelsplanning niet langer gebaseerd op aannames of ervaring alleen, maar op een nauwkeurige voorspelling van wat er daadwerkelijk nodig is om de gasten optimaal te bedienen.