Dialyse Centrum Groningen (DCG) gère des plannings complexes sur quatre sites, avec des gardes de nuit non consécutives et des besoins en effectifs variables. Si la satisfaction globale était élevée, les plannings restaient néanmoins un point faible. Grâce à ORTEC Workforce, DCG a mis en place l’auto-planification et réduit la pression liée à la planification.
Le défi : gérer des plannings complexes sur quatre sites
DCG prend en charge environ 175 patients et emploie quelque 160 personnes. La majorité sont des professionnels de santé qui travaillent à différents horaires six jours sur sept, à Groningen et dans les antennes d’Assen, de Stadskanaal et de Scheemda. Les gardes de nuit sont assurées uniquement depuis Groningen, les remplaçants peuvent venir de n’importe quelle antenne et les besoins en effectifs de chaque équipe peuvent varier d’un jour à l’autre. La planification était complexe et, malgré un niveau global de satisfaction élevé, les employés souhaitaient avoir davantage de contrôle sur leurs horaires de travail, tandis que DCG cherchait à favoriser une employabilité durable.
Valeur créée : des plannings gérés directement par le personnel
En permettant aux employés de participer activement à l’élaboration de leurs propres plannings, DCG a fait de la planification, jusque-là gérée par les planificateurs, un processus collaboratif. Les employés proposent désormais leurs créneaux préférés au cours de deux phases structurées, dans le respect des mêmes règles et exigences en matière d’effectifs qu’auparavant. À l’issue de ces deux phases, le planning est terminé à environ 80 %, ce qui permet aux planificateurs de se concentrer sur les manques d’effectifs urgents et la planification des patients plutôt que d’élaborer chaque planning de zéro.
DES RÉSULTATS AVÉRÉS
Notre impact sur la planification des effectifs en chiffres
du planning finalisé avant l’intervention des planificateurs
Les employés élaborent eux-mêmes leur planning en deux phases. Lorsque les planificateurs interviennent à la troisième, l’essentiel du travail est donc déjà fait.
d’heures planifiées en moins
Une affectation du personnel plus efficace grâce à des plannings de meilleure qualité. Des plannings mieux optimisés permettent de limiter les marges inutiles, sans compromettre les niveaux de service.
de réduction des coûts liés aux heures supplémentaires
Lorsque les capacités sont mieux ajustées aux besoins, les heures supplémentaires deviennent l’exception plutôt que la règle.
Une mise en œuvre progressive
Le choix d’un déploiement par étapes était délibéré. DCG a d’abord mis en place l’auto-planification, puis procédé à une mise à niveau de version, afin d’éviter de cumuler trop de changements simultanément. Le projet a été piloté par un groupe de travail transversal réunissant des représentants des RH, de l’informatique, de la planification, des soins, de la finance et du personnel infirmier, avec l’appui des consultants d’ORTEC pour la configuration technique et la formation. Un projet pilote mené en 2019 à Assen et Groningen a permis d’établir un point de référence à partir des précédents scores de satisfaction des employés. À l’issue de ce pilote, la poursuite du projet a été approuvée à l’unanimité, puis l’auto-planification a été déployée dans toute l’organisation en 2020, certaines antennes demandant même quand viendrait leur tour.
Ce qui a changé pour les employés
Pour les employés qui travaillent le week-end et à des horaires variés, l’auto-planification a permis de mieux concilier leurs horaires de travail avec leur vie personnelle. Plutôt que de se voir attribuer un planning imposé, les employés peuvent programmer eux-mêmes leurs jours de repos ou choisir un créneau plus tôt lorsqu’ils ont prévu quelque chose le soir, et la plupart des créneaux qu’ils sélectionnent sont ensuite maintenus. Les employés ont ainsi davantage de latitude quant à leurs horaires et à leur lieu de travail, tout en préservant le cadre de planification dont DCG a besoin pour coordonner les différents sites et types d’horaires.
Un processus plus serein pour les planificateurs
Avec l’auto-planification, le rôle des planificateurs a également évolué : au lieu d’élaborer les plannings, ils se chargent désormais de les affiner. Comme les employés élaborent eux-mêmes l’essentiel de leur planning idéal au cours des deux premières phases, seules quelques modifications sont ensuite nécessaires, ce qui laisse davantage de temps aux planificateurs pour gérer les manques d’effectifs et les urgences. Le principal changement était d’ordre culturel : les planificateurs ont dû s’habituer à rester en retrait pendant les deux premières phases.
Les avantages : plus de maîtrise et une gestion des plannings plus sereine
L’auto-planification a permis aux employés de DCG de mieux choisir quand et où ils travaillent, tout en garantissant des plannings réalisables sur les différents sites et pour les différents types d’horaires.
Une meilleure capacité à travailler durablement et davantage de latitude pour les employés
Une utilisation plus efficace du temps des planificateurs
Moins d’échanges de créneaux
Un processus de planification plus serein et plus prévisible
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