S Group est le plus grand employeur privé de Finlande, avec plus de 40 000 employés répartis dans 19 coopératives. Sa société centrale de services, SOK, devait gérer les besoins en effectifs de dernière minute dans le respect d’une législation du travail stricte. Avec ORTEC Workforce Scheduling, l'entreprise a remplacé ses processus manuels par un système intégré unique.
Le défi : répondre aux besoins ponctuels en effectifs dans le respect d’une législation du travail stricte
SOK devait répondre aux besoins ponctuels en effectifs dans l’ensemble du groupe coopératif tout en respectant une législation du travail stricte. La réglementation locale impose que tout employé éligible puisse se porter candidat à un créneau disponible. SOK avait donc besoin d’un moyen fiable de communiquer les créneaux proposés, de suivre les candidatures et d’attribuer ces créneaux. Son outil développé en interne reposait sur des notifications par SMS et de nombreuses tâches manuelles, tandis que son portail était devenu obsolète. SOK recherchait donc un processus entièrement intégré et évolutif capable de répondre à la fois aux exigences réglementaires et aux besoins opérationnels quotidiens.
Valeur créée : proposition de créneaux et planification ponctuelle intégrées
Avec ORTEC, SOK a enrichi son processus de gestion des effectifs en intégrant à ORTEC Workforce Scheduling des fonctionnalités de proposition de créneaux et de planification ponctuelle. Ces fonctionnalités sont désormais réunies dans un système unique et intégré pour l’ensemble des entreprises. Ce système permet de centraliser la gouvernance, les calculs et le reporting tout en conservant la souplesse nécessaire pour répondre aux besoins locaux. La planification ponctuelle aide les planificateurs à combler rapidement les manques d’effectifs de dernière minute, par exemple en cas d’absence pour maladie, en affectant des remplaçants via une application mobile. Le système en libre-service pour les employés les avertit sur leur téléphone lorsqu’un créneau devient disponible et leur permet de le demander directement.
DES RÉSULTATS AVÉRÉS
Notre impact sur la planification des effectifs en chiffres
du planning finalisé avant l’intervention des planificateurs
Les employés élaborent eux-mêmes leur planning en deux phases. Lorsque les planificateurs interviennent à la troisième, l’essentiel du travail est donc déjà fait.
d’heures planifiées en moins
Une affectation du personnel plus efficace grâce à des plannings de meilleure qualité. Des plannings mieux optimisés permettent de limiter les marges inutiles, sans compromettre les niveaux de service.
de réduction des coûts liés aux heures supplémentaires
Lorsque les capacités sont mieux ajustées aux besoins, les heures supplémentaires deviennent l’exception plutôt que la règle.
Un reporting intégré pour de meilleures décisions
SOK a également collaboré avec ORTEC pour ajouter un module de Business Intelligence (BI) qui rassemble les données de différentes bases RH dans un environnement de reporting unique. Il est ainsi possible de générer des rapports à l’échelle de toute l’organisation et d’exporter des données sans surcharger le système opérationnel. Grâce à des informations consolidées et accessibles au même endroit, SOK peut prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion des effectifs pour plus de 40 000 employés.
Les avantages : une planification des effectifs flexible et réactive à grande échelle
SOK a choisi ORTEC Workforce Scheduling pour son haut niveau de configurabilité, qui permet de prendre en compte de nombreux accords locaux en matière de travail parallèlement aux réglementations générales. Grâce aux fonctionnalités de proposition de créneaux, de planification ponctuelle et de libre-service pour les employés, ainsi qu’au reporting intégré, SOK peut réagir aux changements de dernière minute, tenir compte des préférences des employés et alléger la pression sur son équipe de planification.
Un système intégré unique pour 23 plans d’entreprise et plus de 40 000 employés
Prise en charge des méthodes de planification, des plus centralisées aux plus décentralisées
Un engagement accru des employés grâce au libre-service
Un calcul précis de la paie
Une gestion transparente des propositions de créneaux
Passez à l'étape suivante
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