Personeelsplanning: uitwisselen van 'best practices' tussen de gezondheidszorg en logistiek

De gezondheidszorg verschilt aanzienlijk van de logistieke sector. In de gezondheidszorg is het veel lastiger om extra medewerkers in te huren via uitzendbureaus vanwege de gespecialiseerde kennis die vereist is. Het aantrekken van personeel uit het buitenland is soms ook uitdagend vanwege lokale gewoonten en de taal. In de gezondheidszorg hebben meer medewerkers een parttime contract in vergelijking met de logistieke sector. Gezien de verschillen in vraag gedurende de dag, zijn cyclische roosters niet echt een optie voor zorgorganisaties. Interessant is dat deze kenmerken ook de huidige en toekomstige staat van de logistieke sector weerspiegelen, waar we verwachten meer parttime werknemers te zien, minder cyclische roosters, en de neiging om minder afhankelijk te worden van uitzendbureaus. Hoe zijn zorgorganisaties omgegaan met deze uitdagingen?

''Binnen de gezondheidszorg is er een sterke focus op medewerkerbetrokkenheid"

Balans tussen motivatie en efficiëntie

Binnen de gezondheidszorg ligt de nadruk sterk op medewerkerbetrokkenheid, bijvoorbeeld door het gebruik van een medewerkers-app. Medewerkers kunnen gemakkelijk hun persoonlijke voorkeuren doorgeven, hun favoriete diensten kiezen (zelfroosteren) of diensten uitwisselen binnen deze applicaties. Planners richten zich op teamaspecten, zoals mentoring of de behoefte aan specifieke vaardigheden. Het respecteren van persoonlijke wensen verhoogt de tevredenheid van medewerkers. Medewerkers zijn ook meer gemotiveerd wanneer hun wensen worden gerespecteerd, wat leidt tot een hogere productiviteit en lagere uitvalpercentages. Organisaties kunnen ook gebruikmaken van optimizers om roosters te maken, waardoor het gemakkelijker wordt om de behoeften en voorkeuren van grote personeelsbestanden in overweging te nemen - een taak die voor individuele planners ontmoedigend en handmatig zou zijn.

Flexibele, gepersonaliseerde roosters

In de meeste landen gelden verschillende regels en voordelen voor oudere medewerkers; zij zijn bijvoorbeeld over het algemeen uitgesloten van nachtdiensten. Dit geldt zowel voor de logistiek als voor de gezondheidszorg. In de logistiek heeft dit meestal een grote invloed op het rooster. Sommige organisaties moeten bijvoorbeeld gepersonaliseerde (in plaats van cyclische) roosters aanbieden. Het aantal oudere medewerkers zal in de toekomst alleen maar toenemen, en als gevolg hiervan zullen cyclische roosters uitdagender worden. Het gebruik van een cyclisch rooster stelt je in staat om je rooster ruim van tevoren te kennen, maar het is veel moeilijker om specifieke wensen te respecteren (zoals elke dinsdagavond vrij hebben) en parttime medewerkers te roosteren. Sommige parttime medewerkers, zoals studenten, weten hun beschikbaarheid ruim van tevoren en willen tegelijkertijd flexibel zijn. Logistieke organisaties kunnen leren van de ervaringen in de gezondheidszorg, waar apps worden gebruikt om diensten uit te wisselen en flexibiliteit op het laatste moment mogelijk te maken.

Tot nu toe hebben we gekeken naar enkele lessen uit de gezondheidszorgsector die kunnen worden toegepast in de logistiek. Maar kunnen zorgorganisaties leren van hun tegenhangers in de logistiek? Absoluut. Een gebied waar logistieke bedrijven uitblinken, is het formaliseren van de planningsfunctie zelf.

Een gecentraliseerde en professionele planningsfunctie

In de gezondheidszorg wordt de roostercreatie meestal uitgevoerd door een teamleider, die veelal een team van 10 tot 20 medewerkers aanstuurt. Daarentegen is dit in de logistiek een gecentraliseerde, professionele rol, waar roosters worden gemaakt voor meer dan 100 medewerkers tegelijk. Deze professionals hebben analytische vaardigheden en gebruiken optimizers om roosters te maken. Bovendien is de locatiemanager verantwoordelijk voor het beheren van de capaciteit en de tevredenheid van medewerkers, terwijl deze verantwoordelijkheid in de gezondheidszorg meer verspreid is.

''Er kan veel worden bereikt door de juiste capaciteit vooraf te berekenen."

Voorspellen en capaciteitsmanagement

Zowel de gezondheidszorg als de logistieke sector erkennen de mogelijkheid dat er veel kan worden bereikt door de juiste capaciteit vooraf te berekenen: voorspellen en de verwachte vraag omzetten in het juiste aantal middelen en vaardigheden en dit omzetten in diensten. Door taken die minder tijdgevoelig zijn te verplaatsen, kunnen pieken worden afgevlakt en vermeden. Dit proces van (integraal) capaciteitsbeheer wordt een belangrijke trend in 2024 in veel sectoren. Het doel is hetzelfde: het berekenen van het juiste aantal diensten op het juiste moment en op de juiste locatie, gegeven de eisen in vraag en vaardigheden.

In het kort

Het professionaliseren van het planningsproces moet in 2024 een topprioriteit zijn voor elke organisatie die te maken heeft met schaarste aan middelen en schommelingen en onzekerheid in de vraag. Vage procedures, onzekerheid en last-minute roosterwijzigingen zijn de belangrijkste redenen voor personeelsverloop. In sectoren zoals de gezondheidszorg en logistiek, waar het tekort aan personeel naar verwachting zal toenemen, is een goed, geoptimaliseerd rooster dat persoonlijke wensen, kwaliteitsnormen en regels - zoals cao en arbeidswetgeving - respecteert, belangrijker dan ooit om medewerkers tevreden te stellen en je doelen te bereiken.