De ultieme gids voor een dynamische personeelsplanning in warehouses

Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning is eenvoudigweg het ervoor zorgen dat de voorafbepaalde workload overeenkomt met de beschikbaarheid van het personeel. Dit wordt meestal bepaald door te kijken naar de verwachte hoeveelheid werk en de doelen van het bedrijf.

Het proces begint met het bepalen van het aantal medewerkers dat nodig is om aan de verwachte vraag te voldoen, dit is de (demand) forecast. Vervolgens worden medewerkers ingepland en toegewezen aan taken op basis van hun competenties en skills.

Bedrijven willen natuurlijk voorkomen dat hun medewerkers uitgeput raken of zelfs een burn-out krijgen. De balans tussen werk en privé is belangrijk voor de productiviteit op de lange termijn, een veilige en conforme werkomgeving en het behoud van werknemers. Als het personeelsbestand groot is, kan het handmatig plannen van het personeel een uitdaging zijn. Daarom maken bedrijven gebruik van softwareoplossingen met geavanceerde algoritmes en automatisering om dit proces te stroomlijnen en in korte tijd een geoptimaliseerde personeelsplanning te produceren.

Wat staat er in een personeelsplanning?

Een personeelsplanning vertelt medewerkers wanneer ze moeten werken, welke taken ze moeten doen en wanneer ze pauze kunnen nemen. Om zo'n planning te maken, heb je informatie nodig over wanneer medewerkers beschikbaar zijn, wat ze graag doen en waar ze goed in zijn & over de wet- & regelgeving.

Op basis van deze informatie kunnen medewerkers worden toegewezen aan verschillende taken, zoals picking, packing en het versturen van producten. Bij ingewikkelde taken worden medewerkers ingeroosterd op basis van veiligheidsregels en training.

Hoewel dit misschien eenvoudig lijkt, is deze informatie cruciaal om ervoor te zorgen dat er genoeg maar niet te veel medewerkers zijn om aan de vraag te voldoen en dat medewerkers de juiste vaardigheden hebben voor hun taken. Met algoritmes kan de rotatie van medewerkers op taken worden geoptimaliseerd. Dit kan gebeuren voor een prettige of uitdagende werkomgeving maar zeker ook om bepaalde skills te verwerven en/of behouden.

Een goede personeelsplanning kan de productiviteit van het magazijn verhogen, de bedrijfsvoering efficiënter maken en arbeidskosten minimaliseren.

Waarom is personeelsplanning zo belangrijk in de huidige markt?

De markt zal voorlopig nog volatiel zijn na de eerdere pandemie en wereldwijde conflicten die de toeleveringsketen verstoren. Er zijn zelfs sommigen die een mogelijke recessie zien aankomen. Dit alles heeft gevolgen voor de warehouse industrie, die nog steeds kampt met een tekort aan arbeidskrachten.

Ondanks deze uitdagingen blijft de consumptie hoog en zijn magazijnen van groot belang in de supply chain. Daarbij hebben managers te maken met te weinig of te laag opgeleide werknemers en een steeds veranderende vraag en beschikbaarheid van medewerkers. Dit betekent dat managers te veel tijd besteden aan het handmatig plannen en herplannen van medewerkers.

Geavanceerde personeelsplanningssoftware kan hierbij helpen door centraal bijgehouden werknemersprofielen (beschikbaarheid, vaardigheid, certificering, voorkeuren en arbeidstijden- en andere wetgeving) te gebruiken om medewerkers te matchen in teams en in te roosteren op basis van de wisselende magazijnactiviteiten. Dit helpt managers om tijd te besparen en de productiviteit te verhogen in een tijd waarin de toeleveringsketens zeer onvoorspelbaar zijn. Met deze software kunnen flexibele starttijden worden geïdentificeerd en gecommuniceerd naar werknemers, zodat meerdere taken binnen een team kunnen worden gegroepeerd. In een tijd waarin er zoveel variabelen zijn om te overwegen kan geavanceerde personeelsplanningssoftware een cruciaal hulpmiddel zijn om de uitdagingen van de huidige markt aan te pakken.

Voordelen van software voor personeelsplanning

Software voor personeelsplanning heeft veel voordelen die niet alleen te maken hebben met het efficiënt plannen van personeel en werkplekken. Het kan bijvoorbeeld helpen om personeelsbehoud, klanttevredenheid en magazijnproductiviteit te verbeteren. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

Efficiëntie

De software helpt managers om personeelsplanning en takentoewijzing snel en productief in te stellen. De planningen kunnen gemakkelijk worden aangepast aan veranderingen in de vraag naar of beschikbaarheid van medewerkers, waardoor de efficiëntie behouden blijft onder alle omstandigheden.

Lagere arbeidskosten

Een goede personeelsplanning vermindert de arbeidskosten omdat er niet te veel of te weinig personeel wordt ingezet en omdat de juiste medewerker op de juiste plek komt. Werknemers worden ingeroosterd op basis van hun vaardigheden en ervaring, wat de algehele efficiëntie van het personeelsbestand verhoogt.

Klantenservice

Door verbeterde processen zullen er minder fouten en ongelukken voordoen, terwijl orders op tijd en zonder vertraging zullen worden klaargezet. Managers krijgen ook meer tijd om hun aandacht te richten op het optimaliseren van workflows en het verbeteren van de kwaliteit, gezien ze niet langer al hun uren kwijt zijn aan het handmatig organiseren en communiceren van werkschema’s.

Werknemerstevredenheid

Een goede planning is essentieel voor het behouden van tevreden werknemers en het verminderen van personeelsverloop. Met behulp van software voor personeelsplanning kunnen organisaties personeelsvriendelijke werkroosters maken en mobiele selfservice apps inzetten, wat kan bijdragen aan het aantrekken van nieuw talent. Dit leidt tot een productiever en meer betrokken personeelsbestand.

Communicatie

Door gebruik te maken van software voor personeelsplanning kunnen werknemers en managers hun beschikbaarheid en verwachtingen efficiënter en duidelijker communiceren, wat bijdraagt aan een betere samenwerking en een hogere productiviteit.

Flexibiliteit

Personeelsplanningssoftware is uiterst flexibel en biedt de mogelijkheid om snel te reageren op veranderingen in werkdruk, nieuwe arbeidsvoorschriften en beschikbaarheid van werknemers. Dit vermindert het ziekteverzuim door medewerkers bij calamiteiten snel van dienst te laten wisselen. Door werknemers meer flexibiliteit in hun werkschema's te bieden, wordt niet alleen de betrokkenheid en het moreel van werknemers verbeterd, maar ook de HR-statistieken en magazijnprestaties.

De componenten van personeelsplanning

Personeelsplanning bestaat uit verschillende belangrijke onderdelen, waaronder:

• Vraagvoorspelling: Het voorspellen van de benodigde werknemers op basis van het verwachte werkvolume.
• Registratie van beschikbaarheid van werknemers: Het bijhouden van de beschikbaarheid van werknemers voor werk.
• Beheer van vaardigheden en ervaring: Het vastleggen van de vaardigheden en ervaring van werknemers, zoals certificering en niveaus.
• Arbeidswet- en regelgeving: Het naleven van de vereisten voor bijvoorbeeld minimumloon, overuren en pauzes.
• Communicatie: Het communiceren met werknemers op een gestroomlijnde en geïntegreerde manier.
• Organiseren van flexibiliteit: Het mogelijk maken om onverwachte roosterwijzigingen aan te brengen.

Een goede planner maakt gebruik van optimalisatie algoritmes, omdat het handmatig maken van een werkschema vaak te complex is. Er zijn verschillende wiskundige optimalisatietechnieken beschikbaar, zoals genetische algoritmen, gesimuleerde annealing en geavanceerde zoektechnieken. Tegenwoordig wordt er vaak een combinatie van deze technieken gebruikt, wat hybride optimalisatie wordt genoemd. Het algoritme probeert eerst een schema te maken en verbetert dit vervolgens door kleine of grote wijzigingen aan te brengen. Machine Learning is een nieuwe ontwikkeling binnen de optimalisatiemethoden, maar wordt nog niet veel gebruikt in commerciële softwarepakketten. Dit onderzoek bevindt zich nog in de beginfase.

5 best practices voor personeelsplanning in het warehouse

Als u op zoek bent naar manieren om uw personeelsbeheer in het warehouse te optimaliseren, dan zijn hier vijf best practices die u kunt toepassen om een vliegende start te maken:

1. Definieer uw doelen met KPI's

Bepaal de belangrijkste doelen die u wilt bereiken met personeelsplanning en selecteer relevante KPI's om uw voortgang te meten.

2. Voer alle relevante gegevens in

Het is van cruciaal belang om alle nodige informatie correct in te voeren bij de implementatie van de software voor personeelsplanning, waaronder gedetailleerde informatie over werknemers, ploegen en taken, maar ook beperkingen zoals beschikbaarheid & arbeidswetgeving.

3. Bewaak de goederenstroom

Om nauwkeurig te kunnen voorspellen hoeveel personeel er nodig is, is het belangrijk dat planners een goed begrip hebben van de stroom van goederen door het magazijn, inclusief vraagpatronen, klantstromen en informatie over personeelsroosters, aanwezigheid en productiviteit.

4. Stroomlijn communicatie & coördinatie

Goede communicatie en coördinatie zijn essentieel om het maximale uit uw personeelsplanning te halen. Zorg ervoor dat uw personeelsplanningssoftware is geïntegreerd met andere softwareplatforms (best of breed) en bied training en ondersteuning aan uw medewerkers.

5. Verzamel feedback van werknemers over het personeelsplanningssysteem

Door feedback van uw medewerkers te verzamelen, kunt u toekomstige trainingen verbeteren en het personeelsbeheersysteem als geheel optimaliseren. Het is dus essentieel om deze input serieus te nemen en te gebruiken om de efficiëntie en effectiviteit van uw personeelsbeheer te verbeteren.

Takeaways

ORTEC Workforce Management Software is de sleutel tot succes in de onzekere markt van 2023. Ongeacht de veranderingen in vraag en arbeidsbeschikbaarheid, kunnen de intelligente algoritmen en flexibele functies voor personeelsplanning van ORTEC uw organisatie een voorsprong geven. Door het gebruik van ORTEC's oplossing voor personeelsbeheer kunt u de efficiëntie van uw magazijn verbeteren, de productiviteit verhogen en het behoud van werknemers bevorderen.