“De Global Planning-afdeling bij HEINEKEN houdt zich bezig met het ontwikkelen en implementeren van wat wij ‘capabilities’ noemen,” legt Blaas uit. “Een capability is een pakket dat niet alleen een tool omvat, maar ook een proces, een organisatiestructuur, enzovoort. Bijvoorbeeld, het afronden van supply planning beschouwen we als een ‘capability’. HEINEKEN is een sterk gedecentraliseerde organisatie, waardoor we dergelijke capabilities vaak land voor land moeten implementeren. Ik werk aan de capability-kant; mijn team van 18 mensen ontwikkelt, ontwerpt en biedt de expertise voor de implementatie.”

Blaas vervult deze rol nu een jaar, maar werkt al sinds zijn studententijd bij HEINEKEN. De belangrijkste organisatorische eenheden binnen het bedrijf opereren op landenniveau. Deze operationele bedrijven (‘op-cos’) staan dicht bij de markt, hebben een eigen winst- en verliesrekening en een eigen managementteam dat verantwoordelijk is voor supply chain en commercie. “Dit maakt ons wendbaar en in staat om snel te reageren, maar sommige zaken worden beter grensoverschrijdend bekeken.”

Met dit doel is SPOTLight gelanceerd, legt Blaas uit: “Met SPOTLight willen we een stap vooruitzetten in scenariodenken binnen onze supply chain in Europa. Door deze tool hebben we een gestructureerd proces geïntroduceerd met een heldere definitie van hoe we kansen, risico’s en scenario’s bekijken. Binnen dit proces levert een op-co niet alleen een S&OP-volumeplan in bij de regio, maar ook een gedocumenteerde set risico’s en kansen. De regio kan keuzes maken en zo scenario’s definiëren; deze scenario’s worden vervolgens in de regionale planningstool (HUBble) gebruikt om de impact op de supply chain te bepalen.”

In Europa, met veel brouwerijen met overlappende capaciteiten, zou het mooi zijn om te profiteren van de synergie binnen dit grote netwerk, zegt Blaas, hoewel HEINEKEN daar organisatorisch nog niet optimaal voor is ingericht. Het regionale team in Europa startte daarom een grootschalig transformatieprogramma om de supply chain toekomstbestendig te maken. “Binnen dat programma heeft ons team drie essentiële taken op zich genomen.”

In de afgelopen twee jaar hebben Blaas’ team en medewerkers van ORTEC zich gericht op de volgende drie doelen:

1. Zichtbaarheid en inzichten creëren op regionaal niveau door gebruik te maken van de planningsmodellen die op op-co-niveau bestaan (HUBble);
2. Het S&OP-proces coördineren (SPOTLight);
3. De tactische planning van verpakkingsmaterialen uitvoeren (SAM).

Voor de planning van verpakkingsmaterialen waren Blaas en zijn team al op zoek naar een oplossing op het op-co-niveau. “In de digitale wereld onderscheiden we drie strategische opties:

1. De eerste optie betreft het doen van iets in een ERP-systeem. Dit is alleen een goede optie als het ERP-systeem een proces ondersteunt zonder dat er extra functionaliteit toegevoegd moet worden – dit wordt een ‘clean core’ genoemd, maar we willen dat zo min mogelijk doen.
2. De tweede optie is om iets te doen op een platform, een product dat je vrijwel kant-en-klaar kunt kopen, met als nadeel dat je geen concurrentievoordeel behaalt.
3. De derde optie is het kiezen voor een digitale productoplossing. Wat betreft materiaalplanning hadden we deze opties al doorgelopen. We wisten dat het niet mogelijk was in ons core ERP-systeem, en we konden geen platform op de markt vinden dat zowel leverancierssamenwerking als het beheren van verpakkingswijzigingen voor marketingcampagnes omvatte. Dus het moest een digitale productoplossing zijn. Zo zijn we bij ORTEC terechtgekomen.”

Het project begon in december 2021. In april 2022 was er al een digitale oplossing. “Tijdens dit project werd duidelijk dat onze oplossing ook een van de ambities van Europa zou kunnen ondersteunen: synergie in de centralisatie van planningsactiviteiten. Het project werd toen min of meer overgenomen door het transformatieprogramma. Het project voor SAM verliep goed, dus toen we partners moesten selecteren voor de andere twee oplossingen die we voor onze rol in de Europese transformatie voor ogen hadden, besloten we ORTEC/AIMMS op de shortlist te plaatsen, naast onze bestaande leveranciers, ook al hadden we hen nog niet voor planningssoftware in de operatie gebruikt, alleen voor netwerkontwerpen en strategische vraagstukken.”

en duidelijk onderscheidend kenmerk voor de keuze van ORTEC, legt Blaas uit, was de snelheid en specifieke expertise. “We hebben mensen die planningsdeskundigen zijn, geen ontwikkelaars. Daarom hebben we ORTEC nodig. Maar ORTEC helpt ook om je ideeën om te zetten in een goede probleemdefinitie. En er is veel kennis van de supply chain. Die hebben we ook aan onze kant, maar we hebben minder kennis van hoe je data het beste kunt structureren en hoe je data en uitkomsten het beste kunt visualiseren. Je probeert gebruikers van de tool door beslissingen te begeleiden, en dat omvat visualisatie. Visualisatie was minder een onderwerp voor SAM omdat het wordt gebruikt door gespecialiseerde materiaalplanners die liever in tabellen werken. Maar je wilt ook dat de supply planning tool HUBble goed gepresenteerd wordt aan het management. Het moet begrijpelijk zijn.”

Supply chain planning staat hoger op de agenda bij het MT, merkt hij op. “De hele discussie over S&OP en de relatie met financiële planning speelt een rol. De markt is volatieler; het is moeilijker te voorspellen wat landen volgend jaar zullen verkopen. Vooral binnen de Europese regio krijgt planning nog meer aandacht. Door kortere afstanden en de open markt is er veel meer interactie mogelijk tussen onze operaties, en het is nog duidelijker dat je niet als aparte eilanden moet plannen, maar als een supply chain. Deze tools zijn bedoeld om betere en snellere beslissingen te nemen. Planning is ook deels een enabler om dichter bij de wind te zeilen. Als we naar de capaciteit in Europa kijken, kunnen we hetzelfde doen met minder middelen. Dit heeft deels te maken met duurzaamheid: het is ingewikkeld om een brouwerijoperatie te decarboniseren, dus we moeten onze investeringen focussen.”

De mensen van ORTEC maken echt deel uit van het HEINEKEN-team, legt Blaas uit. “Sommigen zijn hier al meer dan twee jaar; ze zijn van het ene project naar het andere gegaan, als een soort uitwisseling tussen de drie verschillende applicaties. We zijn daar ook blij mee. We hebben een driehoek – globale functie-regio-ORTEC-component – die in de meeste van onze ontwikkelingen in balans is. Voor SAM hebben we onlangs een dag doorgebracht met het hele team bij ORTEC, om terug te kijken en vooruit te kijken. Dus ja, het voelt als één team. Ik vind het altijd prettig als ontwikkelaars meedenken met gebruikers. We hadden ook het geluk dat we enkele sleutelgebruikers hadden die meedachten met de ontwikkelaars. Als dat samenkomt, kan het snel gaan.”

Aan het begin was dit wel even wennen, zegt hij. “De samenwerking ging goed, maar de samenwerking tussen onze IT-organisatie, de functie en ORTEC had soms wat hobbels. Nu zijn we daar veel beter in geworden.” Het team levert voornamelijk maatwerk: “We proberen een voordeel te behalen dat andere bedrijven mogelijk al hebben, op basis van hun organisatiestructuur en IT-infrastructuur. Wij hebben nog steeds verschillende ERP-systemen en planningssystemen, maar willen de voordelen behalen alsof dat niet het geval is. Andere bedrijven voeren vaak eerst één ERP-systeem uit en daarbovenop een planningssysteem. Die bedrijven lopen verder in de standaardisatie van processen, systemen en data. Ze hebben vaak twee lagen in het planningssysteem: een regionale en een nationale oplosser voor supply plans. Wij proberen de voordelen daarvan te behalen zonder de basisinfrastructuur daarvoor te hebben. Dus HEINEKEN is echt een uniek geval.”

Bij het reflecteren op de samenwerking tussen HEINEKEN en ORTEC deelt Sven Oosterhuis, Industry Lead Manufacturing bij ORTEC Data Science & Consulting, dezelfde ervaring: “Wat mij opviel, was de gedeelde inzet om hetzelfde doel te bereiken. We voelden ons allemaal deel van hetzelfde team. Dit creëerde een sterke samenwerkingscultuur waarin we uitdagingen samen aangingen. In het begin moesten we ieders rollen uitzoeken, maar uiteindelijk was iedereen volledig betrokken bij het project en konden we snel vooruitgang boeken.”

"Het project biedt HEINEKEN meer overzicht en controle over hun internationale planningsprocessen," zegt Sven Oosterhuis, Industry Lead Manufacturing bij ORTEC Data Science & Consulting. "Voorheen werden beslissingen vaak per land genomen, met beperkte communicatie over de grenzen heen. Met onze tool kunnen ze nu de beschikbare capaciteit in andere landen met één klik op de knop bekijken en direct actie ondernemen, wat leidt tot een veel efficiënter gebruik van hun productiecapaciteit. Bovendien heeft het gecentraliseerde overzicht de tool als basis voor gecentraliseerde planning gevestigd, waardoor HEINEKEN een rijk S&OP-toolset kan opbouwen en flexibeler kan reageren op verschuivingen in vraag en aanbod."

De maatwerkoplossing is tot nu toe goed onder controle. Zoals Jasper Blaas reflecteert: "Op het gebied van materiaalplanning zijn we nu halverwege. Zelfs buiten Europa tonen grote dochterondernemingen interesse in SAM. De S&OP-SPOTLight tool is live in Europa. De landen zijn zo enthousiast over de centrale tool dat we ervoor zorgen dat ze deze zelf per land kunnen gebruiken. Dit wordt een tool die in het lokale S&OP-proces gebruikt kan worden. We helpen de op-cos daarbij, en krijgen zo betere data. Optimalisatie boven het op-co niveau is ook live in Europa. We hebben dit in twee fasen gedaan: eerst visualisatie, en daarna optimalisatie. We staan nu op het punt om met een klein projectteam door te gaan met HUBble: laten we het eerst een half jaar gebruiken. Bij HUBble was de uitdaging niet alleen het standaardiseren van de masterdata, maar ook de transactionele data, zoals voorraadniveaus. Dit soort details verschillen vaak tussen onze verschillende wereldwijde planningsoplossingen, en daarnaast hebben we landen die nog lokale, niet-gestandaardiseerde planningshulpmiddelen gebruiken. Het is dus best een prestatie dat het nu werkt."

Meer hoogtepunten uit de afgelopen periode: "SPOTlight is lean en werd super snel ontwikkeld, en we zien duidelijk de toegevoegde waarde in de zichtbaarheid, niet alleen van onze vraagplannen, maar ook van alle risico's en kansen die aan die plannen verbonden zijn op regionaal niveau. En ik ben erg trots dat we intern goedkeuring kregen om materiaalplanning als een maatwerkproduct te doen twee jaar geleden; inmiddels hebben we tien landen live op de oplossing. We hebben daar iets geweldigs opgezet."