Hoe werkt het berekenen van de personeelsbehoefte
De berekening van de personeelsbehoefte vormt de basis voor een efficiënte personeelsplanning. Het is belangrijk om nauwkeurig in te schatten hoeveel medewerkers je nodig hebt per taak en vaardigheid. Verschillende types volume vragen om verschillende activiteiten en competenties – elk met hun eigen volumes en productiviteit.
Deze omzetting van vraag naar werkvolume is cruciaal voor shiftplanning, het beoordelen van verlofaanvragen, taakverdeling én voor een realistische dagplanning. Ook verwachte afwezigheden meenemen in de berekening verhoogt de nauwkeurigheid van de planning.
"Een goede prognose is slecht het begin; de echte waarde zit in de vertaling naar een uitvoerbare personeelsbehoefte"
Het proces en de beperkingen bij het berekenen van de personeelsbehoefte
De berekening start met concrete voorspellingen per locatie en type volume. Deze cijfers worden omgezet in werkvolumes en bijhorende taakvereisten die dienen als input voor de personeelsplanning.
Toch zijn er ook beperkingen. Bij laag volume moet je een minimumbezetting garanderen om de continuïteit van de operaties te waarborgen. Bij hoog volume kunnen beschikbaarheid van ruimte of materiaal roet in het eten gooien. Slim resource management is dan onmisbaar.
De uitdaging van vraagtransformatie
Het omzetten van voorspellingen naar werkbelasting is geen eenvoudige klus. Verschillende taken gebruiken vaak verschillende forecastingmethodes. Sommige taken zijn rechtstreeks gekoppeld aan uren, andere moeten worden afgeleid uit een percentage van het totaalvolume.
Afhankelijkheden tussen taken bemoeilijken de berekening nog verder. Denk aan taken die pas kunnen starten na een andere, of waarbij het sluiten van één operatie extra werk creëert elders. Het correct inschatten van deze afhankelijkheden is essentieel voor een robuust demand managementproces.
Daarnaast vereist personeelsplanning een aanpak op verschillende tijdshorizonnen, wat het geheel extra complex maakt. Flexibiliteit is cruciaal – en moderne workforce management software helpt hierbij.
Productiviteit: een variabele factor
Productiviteit is allesbehalve constant. Sommige medewerkers zijn efficiënter bij specifieke taken. Tijdens piekperiodes stijgt de productiviteit vaak vanzelf, terwijl de zomer – met veel tijdelijke studenten – juist een daling kan betekenen door onervarenheid of kortere werktijden.
Inspelen op veranderende volumes
Voorspellingen zijn dynamisch en kunnen op elk moment wijzigen. Elke update moet leiden tot een herberekening van de personeelsvraag, het benodigde aantal skills en de planning van medewerkers. Alleen zo blijf je accuraat plannen en hou je grip op de capaciteit.
"Schommelende productiviteit en variable volumes maken plannen complex - maar me de juiste tools wordt flexibiliteit je grootste troef"
De ORTEC-aanpak
De aanpak van ORTEC biedt realtime inzichten in benodigde capaciteit. Via slimme algoritmes voor workforce scheduling zorgen we dat de juiste vaardigheden beschikbaar zijn op het juiste moment – wat leidt tot minder downtime en hogere operationele efficiëntie.
Door historische data te combineren met actuele operationele informatie krijg je een volledig beeld van de vraag. Hierdoor kan je scenarioanalyses uitvoeren en beter onderbouwde beslissingen nemen.
Conclusie
De vertaling van vraagvoorspellingen naar personeelsbehoefte is een complex maar essentieel onderdeel van moderne personeelsplanning. Door een uniforme werkwijze te hanteren en gebruik te maken van geavanceerde technologie, kunnen organisaties hun planning stroomlijnen en hun efficiëntie verhogen.
In een wereld waarin vraag en omstandigheden voortdurend veranderen, is wendbaarheid dé succesfactor in workforce management.
Wil je ook je personeelsplanning future-proof maken?
Ontdek hoe ORTEC jou helpt werkbelasting beter te voorspellen en je personeel slimmer in te zetten..
