Ad Peekstok (principal solutions architect van ORTEC Inventory Routing) en Laura Simons (solutions architect routeoptimalisatie) helpen namens ORTEC bedrijven in de energiesector met het optimaliseren van hun transportplanning. Dat draait om zaken als timing, om op het juiste moment precies voldoende voorraad te hebben, en het vinden van de juiste balans tussen klanttevredenheid en efficiëntie. “Elke restrictie maakt het probleem complexer. Inventory Routing neemt meer overwegingen mee dan je als mens kunt behappen.” En de werkwijze van ORTEC heeft resultaat: “We kunnen procenten op de transportkosten besparen met een minimalisatie aan droogvallers.”

Haperende supply chains, geopolitieke verschuivingen, een zeer krappe arbeidsmarkt: de noodzaak van een goede transportplanning en controle daarop is bijna niet te onderschatten. Die urgentie wordt ook gevoeld, zeker in de energiesector, waar een high value product wordt getransporteerd. Ad Peekstok: “We horen van onze klanten dat er minder chauffeurs beschikbaar zijn. Vrachtwagens zijn een duur onderdeel van een bedrijf: die wil je effectief gebruiken. Dat maakt een efficiënte planning van nog groter belang.” “Algoritmiek is ineens een woord dat mensen kennen”, weet Laura Simons. “In de media is veel aandacht voor het gegeven dat optimalisatie geld kan besparen.”

“Inventory Routing is een specifieke vorm van routeren en plannen”, begint Peekstok zijn uitleg over hoe hij en zijn collega Simons bedrijven ondersteunen. “Je moet op tijd bij de eindklant zijn, zodat die genoeg producten heeft om zijn business te kunnen doen. Je wilt de balans vinden: niet te vroeg, want dat levert meer transportkosten op. En niet te laat, want dan zit de klant zonder producten. Dit doet ORTEC zowel in gas – lpg-distributie – als in fuels, tankstations, manufacturing, chemicaliën en industrial gases. De fuel-business is echt heel anders dan de lpg-business. De uitdagingen zijn compleet anders. Maar met Inventory Routing kunnen we ze allemaal aan. De laatste tijd leveren we ook veel cilinders (gasflessen, red.), vooral aan klanten die we al hebben in bulkgas. De kern van de problematiek is: op tijd zijn.” Simons verklaart nader: “Als je te vroeg levert, betekent dat automatisch dat je een keer extra naar de klant moet. Want je kunt minder leveren, dus je hebt een kleinere order.”

Ze vervolgt: “Routeoptimalisatie zoekt de balans tussen customer satisfaction en efficiëntie. Klanttevredenheid heeft te maken met het feit dat producten niet op raken, met klantcontracten die harde richtlijnen voor de planning bevatten. En met leveren op de tijd die van tevoren met de klant is afgesproken. Aan de andere kant wil je de afstand tussen orders minimaliseren. Het is een balansvraagstuk aan de hand van geografie. Dat proberen we samen met de klant op te lossen: wat vindt hij, gegeven de omstandigheden, een goede planning?” Peekstok: “Dat kan in de fuels distributie per dag van de week verschillen. Met name in de lpg-business. Gas wordt voor een groot deel gebruikt voor de verwarming van huizen. In de zomer zijn er dus vrachtwagens over, en in de winter komen we vrachtwagens tekort. Dus wat is een goede planning? In de zomer wil je je chauffeurs behouden, en in de winter probeer je in elk geval je belangrijkste klanten te beleveren.”

Dat tijdig beleveren raakt aan een van de unique selling points van ORTEC Inventory Routing, zegt Peekstok. “Onze concurrenten krijgen meestal automatisch informatie van hun producten in de tank. Als een product onder een bepaald niveau komt, komt er een signaal dat een nieuwe order nodig is. Maar onze Inventory Routing houdt die historie zelf bij, analyseert het verbruik en voorspelt wanneer je daar wilt zijn met de nieuwe levering. Dus in plaats van reactief maak je proactief een order aan; je weet verder van tevoren wanneer je bij de klant moet zijn. Zo kun je klanten gemakkelijker combineren in één rit en reduceer je de transportkosten. Als je twee orders die dicht bij elkaar liggen combineert, gaan de kosten per liter getransporteerde brandstof naar beneden. Daar zit de winst. Een klant met een tankstation heeft verschillende producten die op verschillende snelheden worden verbruikt. Premium producten gaan minder hard dan Euro95 en diesel. Een van die laatste twee zal meestal als eerste de safety stock raken (de ideale balans tussen het risico van droogvallen en te kleine ordervolumes, red.). Dat moment voorspellen wij, en vervolgens kijken we welke andere producten we op hetzelfde moment kunnen leveren. Daar komt een order uit, die wordt gepast op de set van beschikbaar gestelde vrachtwagen-layouts. Daar volgen individuele ordervolumes voor individuele producten uit, zodat je een volle truckload hebt met de juiste samenstelling van producten op het juiste moment.”

Het is een stappenplan, benadrukt Peekstok. “Het begint bij de forecast, dus bij het op orde hebben van de historische gegevens van de klant. Op basis daarvan kun je de verwachte vraag voorspellen en bepalen wanneer je er wilt zijn met je vrachtwagen. Die uitkomst is stap één: een grote set van orders die op een bepaald moment geleverd moeten zijn, tussen een bepaalde begin- en einddatum. Dat is de input voor routeoptimalisatie, die aan de hand van de beschikbare vrachtwagens, de benodigde reistijd, de belading en dergelijke een zo goed mogelijk plaatje genereert. En wat ‘zo goed mogelijk’ is stemmen we af met de klant. We bepalen de balans tussen verschillende belangen, eisen en restricties.”

“Optimalisatie is in deze branche meestal de tweede stap”, zegt Simons. “Dat is wel het uiteindelijke doel, maar het is pas aan de orde als de basis goed staat; denk bijvoorbeeld aan het op orde hebben van de data-infrastructuur. Welke stappen je neemt hangt mede af van de kennis van de klant, hun eigen klanten, hun planners, hun chauffeurs.” Dat is juist de kracht van de energieprojecten die de beide solution architects doen, vindt Simons: “We nemen de klant mee in het proces van stap voor stap verbeteren. We gaan echt het gesprek aan: hoe kunnen we jullie het beste helpen?”

“Bij ORTEC vertalen we de wiskundige kijk op routering naar een product dat bruikbaar is voor een planner”, zegt Simons. “We weten wat er speelt. Sommige klanten hebben we al veertig jaar, en routering doen we in de olie- en gaswereld inmiddels bijna vijfentwintig jaar. Waar onze planningen goed op kunnen sturen is dat we niet een bepaalde dag hebben dat we moeten leveren. We hebben een range, en onze optimalisatie bepaalt welke dag het beste is. Er is veel vrijheid om goede keuzes te maken. Dat is handmatig niet te doen, omdat het effect van de keuzes die je maakt niet direct zichtbaar is.” Peekstok vult aan: “Je hebt te maken met sets van vrachtwagens en chauffeurs die een aantal uur beschikbaar zijn. Daar komt de zwaarte van de asbelading bij, verschillende tijdvensters: al die restricties moet je balanceren om tot een efficiënte planning te komen die ook echt kosten bespaart. Inventory Routing neemt meer overwegingen mee dan je als mens kunt behappen. De tool is uniek in het voorspellen wanneer je bij welke klant moet zijn met welke samenstelling van producten. Je kunt best voor een individueel product voorspellen wanneer het de safety stock raakt, maar niet elk product raakt die safety stock op hetzelfde moment. Oftewel: je moet er op verschillende momenten zijn als je naar verschillende producten kijkt. Dan maak je dus heel veel transportbewegingen. Inventory Routing voorspelt wanneer het niveau bereikt wordt en kijkt meteen welke andere producten ook geleverd kunnen worden, gegeven de beschikbare vrachtwagens. Dat zien we bij onze concurrenten niet. Gecombineerd met onze routeoptimalisatie durf ik wel te zeggen dat we de beste van de wereld zijn.” Simons: “Omdat we al die restricties meenemen, misschien wel meer dan dertig typen. Elke restrictie maakt het probleem veel complexer. Pauzeregels, openingstijden van een depot, producten in een depot, openingstijden van de klant, type vrachtwagen, certificering van chauffeurs: al die zaken worden automatisch gecheckt, in een fractie van de tijd waarin een planner het zou doen. Het is de combinatie van routering, datamanagement, order forecasting en resourcemanagement in één product. Alles heeft ook invloed op elkaar.”

De rol van de planner verandert onder invloed van Inventory Routing, constateert Peekstok. “Voor wij binnenkwamen maakte die meestal een globale planning. De chauffeurs zochten dan de rest uit, samen met het personeel op het depot. Die planning is dan gebaseerd op kennis die de chauffeurs zelf hebben, maar die verder niemand heeft. Onze oplossing wordt vaak aangeschaft als één systeem waarin alles samenkomt. De kennis van de chauffeurs wordt gecentraliseerd in het systeem; de planner moet ervoor zorgen dat alles wat er in het systeem staat klopt en vervolgens de forecasting en order generation doen. Dat is een proactievere rol, de planner is zelf verantwoordelijk voor het proces. Er gaat tijd overheen voor de situatie ontstaat dat je met één druk op de knop een plan hebt dat uitvoerbaar is en kosten bespaart. Dat vergt verandermanagement.” Om het maximale rendement uit optimalisatietools te halen is geduld nodig, weet Peekstok. “En intern het doel vooraf goed afstemmen”, is de aanbeveling van Simons. “Wij kunnen die keuze niet voor de klant maken.” Peekstok: “We kunnen wel adviseren en de impact van bepaalde keuzen duidelijk maken. Soms missen klanten het besef van verandermanagement: dat benoemen we dan ook. De pure implementatie van OIR is niet het ingewikkeldste. Dat is het komen tot een beslissing met alle betrokken partijen, de integratie en wennen aan een andere manier van werken. Dat heeft allemaal invloed op het geheel. Je moet niet te groot beginnen, maar stap voor stap.” Simons concludeert: “En elke stap die we toevoegen levert iets op.”