Personeelsplanning in de beveiligingsbranche: 4 key inzichten van de rondetafeldiscussie
De beveiligingsbranche is van groot maatschappelijk belang. Door toenemende mondiale onzekerheid groeit de vraag naar beveiliging — zowel structureel als bij evenementen. Hoewel digitalisering nieuwe mogelijkheden biedt, blijft de fysieke aanwezigheid van beveiligers onmisbaar.
Tegelijkertijd kampt de sector met een structureel personeelstekort, onder meer door vergrijzing. Tijdens een rondetafelgesprek met toonaangevende spelers uit de beveiligingsbranche zijn de belangrijkste uitdagingen rond personeelsplanning besproken en best practices gedeeld. Ook ORTEC, dat met zijn personeelsplanningssoftware sterk is gericht op de beveiligingsbranche, presenteerde de nieuwste ontwikkelingen. Een open dialoog zoals deze draagt bij aan verdere professionalisering van de personeelsplanning binnen de sector.
1. Houd focus op de langetermijncapaciteitsplanning
Langetermijncapaciteitsplanning wordt steeds belangrijker voor de beveiligingsbranche. Niet alleen omdat de vraag naar beveiliging blijft groeien, maar vooral omdat de beschikbaarheid van de juiste mensen, met de juiste vaardigheden, op het juiste moment steeds minder vanzelfsprekend is. Factoren zoals een hoog medewerkersverloop, relatief hoog ziekteverzuim en wisselingen in klantportefeuilles — bijvoorbeeld door nieuwe klanten of het op- en afschalen bij bestaande klanten — maken dit complex.
Daarnaast speelt de inzetbaarheid van specifieke competenties en kwalificaties een steeds grotere rol. Door de grote personeelsschaarste ligt de focus in de praktijk vaak op kortetermijnplanning: openstaande diensten worden dan ingevuld met plusuren of langere diensten. Tegelijkertijd bestaat er brede consensus dat de aandacht voor de langere termijn moet worden versterkt. Organisaties hebben behoefte aan beter inzicht in de benodigde formatie over een periode van zes tot twaalf maanden, en aan duidelijkheid over de gevolgen voor werving en opleiding — met name bij nieuwe klanten.
2. De nieuwe cao biedt mogelijkheden voor flexibelere inzet
Het belang van compliance met wet- en regelgeving neemt toe, mede omdat bestuurders persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld bij overtredingen van de Arbeidstijdenwet. Daarnaast bevat de cao duidelijke afspraken over rust- en werktijden en over het tijdig publiceren van roosters.
Binnen de Nederlandse cao wordt de huidige verschuivingstoeslag vervangen door een nieuwe systematiek waarbij roostervrije dagen verder van tevoren worden gepubliceerd. Wanneer een medewerker alsnog wordt gevraagd te werken op zo'n dag — of op een dag waarop hij of zij eerder niet was ingepland — geldt een extra vergoeding van respectievelijk 35% en 10%.
Dit jaar mogen beveiligingsbedrijven een pilot uitvoeren met deze nieuwe cao-afspraken. De ondernemingsraden van grotere beveiligingsbedrijven beoordelen momenteel de impact voorafgaand aan de start.
Het is interessant om te zien hoe deze systematiek in de praktijk uitpakt. Medewerkers die vooraf aangeven extra te willen werken, ontvangen geen extra toeslag, maar krijgen wel voorrang bij het toewijzen van extra diensten. De cao stimuleert hiermee extra inzet door medewerkers die dat willen. Bovendien worden min-uren niet verrekend.
ORTEC ondersteunt deze nieuwe cao-afspraken en volgt, net als de rest van de sector, met belangstelling de effecten op medewerkerstevredenheid en het personeelstekort.
3. Zelfroosteren vergroot medewerkerbetrokkenheid
Een hoge medewerkerbetrokkenheid leidt tot lager verloop, minder ziekteverzuim en een grotere bereidheid om zich in te zetten voor de organisatie. Daarnaast heeft dit een positief effect op de klanttevredenheid bij opdrachtgevers.
In de praktijk zijn er verschillende manieren om medewerkerbetrokkenheid te vergroten, waaronder participerend roosteren en zelfroosteren. Bij participerend roosteren kunnen medewerkers vooraf aangeven wanneer zij wel of niet beschikbaar zijn, zodat hun werk beter aansluit op hun privéagenda. Dit vormt vaak een goede eerste stap richting volledig zelfroosteren.
Zelfroosteren wordt inmiddels toegepast bij zowel kleinere, hechte teams als bij grotere groepen. In het begin vraagt deze manier van werken om gewenning: medewerkers moeten leren omgaan met de verantwoordelijkheid die bij deze vrijheid hoort. Na verloop van tijd worden de voordelen echter duidelijk en blijkt dat men niet meer terug wil naar het oude systeem. De verwachting is dan ook dat steeds meer beveiligingsorganisaties zelfroosteren zullen invoeren.
Een belangrijke succesfactor is dat teamleden elkaar iets gunnen. Vooral bij grotere groepen, waar collega's elkaar minder goed kennen, vraagt dit extra aandacht.
4. Vind de juiste balans tussen centraal en decentraal plannen
In een steeds dynamischer wereld staat één vraag centraal: hoe organiseren we de personeelsplanning zo dat we wendbaar blijven, zonder de grip te verliezen? Dit raakt direct aan de keuze tussen centraal en decentraal plannen.
Centraal plannen biedt overzicht, uniformiteit en controle. Het maakt het mogelijk om capaciteit optimaal te benutten en consistent te sturen op kosten, kwaliteit en compliance. Tegelijkertijd kan het leiden tot meer afstand tot de werkvloer en minder benutting van lokale kennis — wat als traag wordt ervaren in situaties waarin snelheid en maatwerk nodig zijn.
Decentraal plannen brengt besluitvorming dichter bij de operatie. Lokale kennis wordt beter benut, het eigenaarschap neemt toe en bijsturing bij onverwachte situaties kan sneller plaatsvinden. Daar staat tegenover dat het risico op versnippering toeneemt: verschillende werkwijzen, minder transparantie en een suboptimale inzet van capaciteit. De organisatie wordt daarbij zoveel mogelijk rondom de klant ingericht.
De uitdaging ligt niet in de keuze voor óf centraal óf decentraal plannen, maar in het vinden van de juiste balans. Centraal moeten in ieder geval de cao-afspraken en het roosterbeleid worden geborgd, ondersteund door passende planningssoftware en een medewerkers-app, inclusief een correcte en tijdige uitbetaling. Decentraal kan de invulling verschillen: de ene afdeling werkt met zelfroosteren, de andere met participerend roosteren. Wel is het belangrijk dat resultaten gelijktijdig beschikbaar zijn, zodat onderlinge uitwisseling en ondersteuning mogelijk blijven. Het delen van best practices tussen afdelingen blijft essentieel om het planningsproces continu te verbeteren.
Visie en oplossingen vanuit ORTEC
ORTEC is gespecialiseerd in personeelsplanningsoplossingen voor de beveiligingsbranche en heeft deze geïmplementeerd bij meer dan 350 organisaties en vele honderdduizenden medewerkers. Klanten zijn onder meer G4S, Securitas, Scorpions Security, Seris Security en CTSN.
De software van ORTEC ondersteunt verschillende planningsvarianten, die soms gelijktijdig binnen één organisatie of afdeling worden toegepast: centraal en decentraal plannen, zelfroosteren en participerend roosteren, en het aanbieden van en bieden op diensten. Zowel de huidige als de nieuwe cao — inclusief aanvullende organisatieafspraken — worden volledig ondersteund, zodat planvoorstellen en uitbetalingen altijd compliant zijn.
Een belangrijke ontwikkeling is het gebruik van AI. ORTEC combineert wiskundige optimalisatie met AI om snel betrouwbare roostervoorstellen te genereren — bijvoorbeeld voor nieuwe planningsperiodes, extra rondes van zelfroosteren of bij aanpassingen door ziekte of extra vraag. Daarnaast vereenvoudigt AI de interactie met gebruikers: via de app kunnen medewerkers eenvoudig acties uitvoeren, zoals het ruilen van diensten of het aanvragen van verlof. Dit gaat verder dan een chatbot — AI voert de acties daadwerkelijk uit, binnen duidelijke kaders van functies, data en regels, waarbij privacy en security zijn geborgd.
Een andere ontwikkeling is het nauwkeurig vertalen van klantvraag naar benodigde uren en vaardigheden. Met de module Demand Calculation wordt deze vraag omgezet in planbare diensten, wat zorgt voor een betrouwbaardere inschatting van de benodigde bezetting. Dit helpt over- en onderbezetting te voorkomen en maakt het mogelijk de juiste medewerker op het juiste moment in te zetten.
Zo investeert ORTEC continu in innovatie en technologie om beveiligingsorganisaties te ondersteunen met toonaangevende personeelsplanningsoplossingen.
