De complexiteit van het maken van roosters neemt toe. Dit wordt veroorzaakt door een groeiend aantal vragen en de toenemende complexiteit van dienstverlening in diverse branches. Kwalificaties worden steeds belangrijker, waardoor het maken van roosters niet langer een taak is die 'er even bij gedaan' kan worden door teamleiders of verpleegkundigen. Het is nu een functie voor professionals, zoals een centraal planbureau.

Veel organisaties implementeren zelfroosteren, ook wel teamroosteren genoemd. De rol van de planner verschuift hiermee naar het afronden van het rooster in de derde ronde, wanneer er nog gaten zijn. Dit biedt medewerkers meer invloed op hun rooster, wat een belangrijke wens is van jongere generaties.

Echter, zelfroosteren is geen wondermiddel en werkt niet in elke situatie. In ronde 3 kan bijvoorbeeld nog tot 20% van het rooster veranderen ten opzichte van ronde 2, wat kan leiden tot teleurstellingen bij medewerkers met hooggespannen verwachtingen. Ook wanneer gewerkt wordt met cyclische roosters, is de overgang naar zelfroosteren groot en vereist het aandacht en verandermanagement.

Hoewel we vaak spreken over het 3-rondenmodel, kan dit per afdeling verschillen, bijvoorbeeld met ronde 1A en 1B en andere spelregels. De software moet deze flexibiliteit kunnen ondersteunen, evenals de combinatie met toewijzing van werkplekken en het werken met flexpool en/of inhuur.

Een groot voordeel van zelfroosteren is dat er vooraf goed en scherp nagedacht wordt over de precieze bezettingseisen en vereiste kwalificaties. Meer hierover lees je in ons eerdere blog over de 5 tips bij zelfroosteren.

In veel organisaties worden roosters nog handmatig gemaakt door diensten naar medewerkers te slepen totdat de ‘dienstenbak’ helemaal leeg is. Dit is een tijdrovende en uitdagende puzzel, omdat er rekening moet worden gehouden met alle arbeidsvoorwaarden, de arbeidstijdenwet, harde werkafspraken en de diverse wensen van medewerkers, zoals lengtes van dienstreeksen en vaste of gewenste vrije dagen. Met zoveel medewerkers komen er ook veel wensen, wat het creëren van een rooster complex maakt. De planner is vaak al blij als alle diensten zijn ingevuld, maar dit kan betekenen dat sommige medewerkers niet aan hun uren komen, terwijl anderen worden ingehuurd omdat hun kwalificaties of voorkeuren niet passen.

Steeds meer planners vertrouwen op optimizers om roosters efficiënter te maken. Deze technologie stelt hen in staat om betere en eerlijkere roosters in kortere tijd te creëren. De optimizer kan ook worden ingezet in de derde ronde van het zelfroosteren.

Dankzij de enorme ontwikkelingen in wiskunde en AI zijn optimizers nu veel beter in staat om goede roosters te maken dan handmatig plannen. Dit leidt tot een daling van de personeelskosten met 1-2% en een betere match met de kwalificaties en wensen van medewerkers. Dit proces vereist natuurlijk wel dat bezettingseisen, kwalificaties en de arbeidstijdenwet goed zijn ingericht (net als bij zelfroosteren) en dat er een heldere en meetbare definitie is van een ‘goed’ rooster. Dit wordt vaak in een workshop vooraf bepaald, waarbij ook de kwaliteit van het huidige rooster wordt gemeten. In dit artikel over 4 praktische voorbeelden van AI voor verbeterde personeelsplanning lees je hier meer over. Vervolgens rekent slimme wiskunde de beste oplossing uit, rekening houdend met alle harde en zachte eisen. Tot slot voert de planner eventueel nog wat laatste wijzigingen door.

Het gevolg van deze trends en innovaties is dat de roostermaker minder handmatig hoeft te plannen. Van de meer dan driehonderd ORTEC Workforce-klanten hebben meer dan honderd klanten zelfroosteren geïmplementeerd of zijn het aan het implementeren. Ook zien we dat nu ongeveer honderd klanten werken met een optimizer. Het afgelopen jaar is het aantal medewerkers dat met een optimizer is gepland met 25% toegenomen.

1. Centralisatie van de planning

Plannen is echt een vak. Centraliseer de planning om synergievoordelen te behalen tussen verschillende afdelingen. Dit zorgt ervoor dat de juiste medewerker met de juiste kwalificatie op de juiste plek wordt ingezet. Hoewel centralisatie kan voelen als een verlies van invloed, kan het worden gecombineerd met meer mogelijkheden voor medewerkers om wensen in te dienen. Ook biedt het een vaste overlegstructuur tussen de planner en het afdelingshoofd en kan het de overgang naar zelfroosteren bevorderen.

2. Zelfroosteren werkt niet altijd

Zelfroosteren is niet voor elke afdeling effectief. Bij grotere teams kan er minder een teamgevoel zijn waardoor zelfroosteren minder goed werkt. Organisaties moeten een centrale visie ontwikkelen en elke afdeling de keuze geven tussen zelfroosteren of het gebruik van optimizers. In beide gevallen is het resultaat dat het planproces verbeterd wordt, er minder handmatig geroosterd wordt en de kwaliteit van het rooster verbetert. Met blijere medewerkers tot gevolg.

3. Aandacht voor de uitrol

Zorg ervoor dat de implementatie van zelfroosteren of optimizers niet een lokaal feestje blijft van de pilot-afdeling. Betrek daarom senior management en meet de resultaten om de voordelen zichtbaar te maken voor andere stakeholders. Maak het bovendien aantrekkelijk voor de medewerker, bijvoorbeeld door gebruik te maken van slimme apps. Zo kan de medewerker eenvoudig wensen indienen, eventueel zelfroosteren toepassen en/of onderling ruilen. Tot slot kan een app ook heel behulpzaam zijn voor het aanbieden of inschrijven van diensten. Dit vergroot de betrokkenheid en bevordert de uitrol.

4. Betrek medewerkers actief

Communicatie en betrokkenheid zijn cruciaal. Hier draagt zelfroosteren aan bij, alsook dat medewerkers de mogelijkheid hebben om hun wensen in te dienen. Ook richting de dag van uitvoering is het belangrijk om de taken (of werkplekken) goed toe te kennen aan de medewerker, rekening houdend met alle ervaringen en kwalificaties en hoe je herplant in geval van ziekte of extra vraag met het aanbieden van diensten. Dit bevordert de acceptatie van nieuwe systemen en processen.

5. Gebruik van technologie

Maak gebruik van moderne technologieën, zoals apps, om het roosterproces te ondersteunen. Hierdoor kunnen medewerkers eenvoudig hun wensen indienen, zelfroosteren of diensten ruilen, wat de algehele efficiëntie en tevredenheid verhoogt.