Bij het aanbieden van onze oplossingen en producten verwerkt ORTEC verschillende categorieën gegevens, waaronder klantgegevens en persoonsgegevens. In die gevallen waarin ORTEC een leverancier inhuurt om werkzaamheden uit te voeren waarbij de leverancier mogelijk dergelijke gegevens moet gebruiken of verwerken om bepaalde aspecten van de oplossing of het product te leveren, worden ze geïdentificeerd als een "Subverwerker" (volgens de AVG-terminologie). Deze Subverwerkers worden hieronder beschreven. Bij het inhuren van leveranciers documenteert ORTEC alle informatiebeveiligingsvereisten om de risico's te beperken die verbonden zijn aan de toegang van leveranciers tot de data van de organisatie - de door de Subverwerkers te verwerken persoonsgegevens en formele procedures zijn goed gedocumenteerd in verwerkersovereenkomsten die ORTEC heeft met deze Subverwerkers.
Deze pagina identificeert de Subverwerkers die gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot zowel (i) klantgegevens als de persoonlijke gegevens die erin staan, evenals (ii) persoonlijke gegevens die niet in de klantgegevens zijn opgenomen. Dergelijke Subverwerkers mogen alleen klantgegevens of persoonlijke gegevens verwerken om de diensten te leveren waarvoor ORTEC hen heeft gecontracteerd, en het is hen verboden dergelijke gegevens voor enig ander doel te gebruiken.
De Subprocessors zijn gegroepeerd op type en ORTEC-oplossing / product.
Subverwerker | Locatie | Doel | Safeguard mechanisme * |
|---|---|---|---|
SmartDC | Rotterdam, Nederland | Housing van ORTEC-hardware die wordt gebruikt voor interne IT. | A |
Auth0 | Bellevue, WA, USA | Algemeen: Authenticatie services gebruikt in ORTEC produkten
Afhankelijk van de locatie van de klant gebruikt ORTEC een Auth0 tenant zo dicht mogelijk bij de klant. In deze tenant wordt alle data opgeslagen, en worden alle processen uitgevoerd die nodig zijn voor het leveren van de authenticatie dienst met betrekking tot de ORTEC producten. De volgende regio's worden gebruikt voor Auth0 tenants : EEA gebaseerde klanten Europa Verenigde Staten van Amerika | A, B, C |
Cloudflare | San Fransisco, USA | Optimize the connection and logon process for remote workers. Om de verbindingen met de ORTEC applicatie te optimaliseren maakt ORTEC gebruik van de diensten van Cloudflare. Cloudflare-services zijn ontworpen om een veilige en snelle verbinding met de ORTEC-applicatie tot stand te brengen door gebruik te maken van lokale toegangsservers op basis van de locatie van de externe gebruiker. Cloudflare verwerkt alleen gegevens voor beveiligings-/firewall gerelateerde doeleinden. Er worden geen gegevens opgeslagen die verband houden met de ORTEC-applicatie. De IP-adressen van bezoekers van de ORTEC-applicatie worden gedurende een beperkte periode geregistreerd in het datacenter van Cloudflare in de EU. Ze worden niet gecombineerd met andere persoonlijk identificeerbare informatie, zoals de naam of het e-mailadres van een persoon die toegang heeft tot de ORTEC-applicatie.
| A, B, C |
Bird | Amsterdam, Nederland | Communicatie naar werknemers, aannemers of andere personen die deel uitmaken van de diensten die wij aanbieden via de ORTEC-oplossing Normaal gesproken bevatten deze SMS-berichten operationele gegevens, zoals, maar niet beperkt tot, het laadperronnummer dat de vrachtwagenchauffeurs moeten gebruiken om hun vrachtwagen te lossen. Voor deze dienst wordt het mobiele telefoonnummer van de ontvanger van het SMS-bericht opgeslagen en gebruikt. De sms-berichten bevatten verder geen persoonsgegevens.
| A |
Zendesk | San Francisco, USA | Zensdesk is een ticket- en supportplatform dat is ontworpen om onze klantenservice en -ervaring te verbeteren. Het biedt 24/7 contact, een overzicht van tickets en hun status, en de mogelijkheid om nieuwe meldingen te maken voor incidenten, serviceverzoeken of wijzigingsverzoeken.
Toegang is beperkt tot geregistreerde gebruikers en gebruikers hebben alleen toegang tot hun eigen klantomgeving en tickets.
Locatie van verwerking: Ierland, EU (AWS Hosting)
Website: | A, B |
SweetHawk | Melbourne, Australia | Plugin voor Zendesk.
De Zendesk-apps van SweetHawk worden gebruikt om workflow- en automatiseringsprocessen te bouwen en zo de functionaliteit van Zendesk uit te breiden. SweetHawk helpt bij het vastleggen, volgen en beheren van wijzigingsverzoeken van klanten. Dit omvat functies voor het indienen van wijzigingsverzoeken, het documenteren van wijzigingsdetails, het beoordelen van de impact en het testen. Daarnaast zorgt SweetHawk voor het verkrijgen van de benodigde klantgoedkeuringen vóór de implementatie van wijzigingen in productieomgevingen en vóór acceptatie na oplevering.
Locatie van verwerking: Californië, VS (AWS-hosting)
Website: | A, B |
Unbabel | San Fransisco, USA | Plugin voor Zendesk.
Vertaling van specifieke invoervelden. Bijlagen zoals schermafbeeldingen worden niet verwerkt en zijn niet toegankelijk voor deze plugin. Vertalingen worden alleen geactiveerd na een handmatige actie van de supportmedewerker en vertalen alleen specifieke invoervelden van Zendesk naar het Engels en terug, zodat support in lokale talen zoals Frans, Nederlands, Duits of Portugees mogelijk is.
Wanneer het systeem van Unbabel persoonsgegevens (PersonalIy Identifiable Information, PII) detecteert, worden deze automatisch uit het informatieveld verwijderd en opgeslagen in een versleutelde vault. Ze worden vervangen door een token in het document dat aangeeft welk type informatie is verwijderd. Na de vertaling worden de geanonimiseerde gegevens automatisch opnieuw in de vertaalde tekst in Zendesk ingevoegd.
Locatie van verwerking: Californië, VS (AWS Hosting)
Website: | A, B |
*) A = Verwerkersovereenkomst B = EU Standard Contractual Clauses C = Data Privacy Framework
Subverwerker | Locatie | Doel | Safeguard mechanisme * |
|---|---|---|---|
Microsoft Azure | Dublin, Ierland | Algemeen:
EEA gebaseerde klanten UK gebaseerde klanten US gebaseerde klanten Latijns Amerika gebaseerde klanten Australie and Nieuw Zeeland gebaseerde klanten | A, B |
Ekco | Rotterdam/Amsterdam, Nederland | Algemeen: Klanten gebaseerd in Nederland, Belgie of Luxemburg Klanten gebaseerd in Duitsland | A |
Ekco | Rotterdam/Amsterdam, Nederland | SMTP services | A |
Ekco | Rotterdam/Amsterdam, Nederland | Single Sign On (SSO) services | A |
Trend Micro (EMEA) Limited | Cork, Ierland | Cyber Security Operations Center (SOC) Om de cyberbeveiliging van gehoste ORTEC-producten te vergroten, is Trend Micro gecontracteerd om SOC services voor ORTEC te leveren. Trend Micro analyseert besturingssystemen en netwerklogboekinformatie om threads te detecteren en erop te reageren. Trend Micro verwerkt deze gegevens alleen voor beveiligingsdoeleinden. Trend Micro slaat geen gegevens op die betrekking hebben op de ORTEC-toepassingen of -oplossingen en heeft geen toegang tot de gegevens in de ORTEC-toepassingen of -oplossingen. Om de SOC-services te kunnen leveren, worden bepaalde kenmerken van de verbindingen die met de ORTEC-hostingomgeving worden gemaakt, geanalyseerd en gedurende een beperkte tijd opgeslagen. Deze kenmerken kunnen onder andere het volgende omvatten: IP-adres, besturingssysteem van het apparaat, land van herkomst, URL's, gebruikte protocollen en poorten, en waar van toepassing en afhankelijk van de configuratie van de ORTEC-hostingomgeving, e-mailadres en gebruikersnaam. Deze gegevens worden 180 dagen bewaard en vervolgens automatisch verwijderd. De SOC-services van Trend Micro en de opslag van de gegevens bevinden zich in datacenters in Frankfurt, Duitsland. Voor meer informatie kunt u terecht op de website van Trend Micro: https://www.trendmicro.com/en_nl/business/services/service-one.html | A, B |
*) A = Verwerkersovereenkomst B = EU Standard Contractual Clauses C = Data Privacy Framework
Oplossing / Product | Subverwerker | Locatie | Doel | Safeguard mechanisme * |
|---|---|---|---|---|
Leave Planning/PlanMotion Suite | PlanMotion | Amersfoort, NL | Capaciteitsplanning in de zorg | A |
LogiqCare Science Research | Sendgrid | Denver (Co), USA | Geautomatiseerde communicatie via e-mail | A, B |
LogiqCare Treatment Services | Sendgrid | Denver (Co), USA | Geautomatiseerde communicatie via e-mail | A, B |
ORTEC 4 Communications | Leaseweb BV | Amsterdam, Nederland | Hosting provider | A |
| Digital Ocean | Amsterdam, Nederland | Hosting provider | A |
| Amazon S3 | Amsterdam, Nederland | Hosting provider | A |
ORTEC Big Data Portal | Sendgrid | Denver (Co), USA | Geautomatiseerde communicatie via e-mail | A, B |
ORTEC Carrier Portal | Sendgrid | Denver (Co), USA | Geautomatiseerde communicatie via e-mail | A, B |
ORTEC Cloud Services | HERE Technologies | Eindhoven, Nederland | Kaart/Navigatie leverancier | A |
*) A = Verwerkersovereenkomst B = EU Standard Contractual Clauses C = Data Privacy Framework
Dochteronderneming | Locatie |
|---|---|
ORTEC B.V. | Nederland |
ORTEC Industrial Automation BV | Nederland |
ORTEC Logiqcare BV | Nederland |
ORTEC GmbH | Duitsland |
ORTEC Belgium BvbA | Belgie |
ORTEC SAS | Frankrijk |
ORTEC Int. USA Inc. | Verenigde Staten van Amerika |
ORTEC Nordic A/S | Denemarken |
ORTEC UK Ltd. | Verenigd Koninkrijk |
ORTEC CEE | Roemenie |
ORTEC Australia & New Zealand Pty Limited | Australie |
ORTEC LATAM | Brazilie |
ORTEC Italy | Italie |
ORTEC SP. Z O.O. | Polen |
ORTEC Optimization Technology BV | Nederland |
ORTEC Heidelberg GmbH | Duitsland |
ORTEC International BV | Nederland |
ORTEC Greece | Griekenland |
Op de pagina 'ORTEC Subprocessor' (ortec.com/nl-nl/sub-processor) worden alle subverwerkers vermeld die een controle door Corporate Security hebben ondergaan en gemachtigd zijn om klantgegevens of persoonsgegevens met betrekking tot ORTEC-oplossingen of -producten te verwerken. ORTEC publiceert de namen van nieuwe subverwerkers of voorgestelde wijzigingen op en via deze pagina minimaal 30 dagen voordat de subverwerker gemachtigd is om diensten te verrichten die mogelijk beveiligde toegang tot klantgegevens of potentiële toegang tot persoonsgegevens met betrekking tot ORTEC-oplossingen of -producten vereisen. Deze voorafgaande kennisgeving stelt klanten in staat de subverwerker te onderzoeken, een risicobeoordeling uit te voeren en vragen aan ORTEC te stellen over de subverwerkingsovereenkomst. Indien een klant een nieuwe subverwerker niet goedkeurt, zullen de klant en ORTEC in overleg treden om een oplossing te vinden, zoals bepaald in de gegevensverwerkingsovereenkomst.
Recente wijzigingen
19-01-2026 - 2 wijzigingen - de subverwerker PlanMotion toegevoegd aan de tabel Specifieke ORTEC Producten en de door ORTEC gecontroleerde dochteronderneming Rhythm BV verwijderd. Deze dochteronderneming is verkocht.
19-01-2026 - 3 nieuwe subprocessors voorgesteld: ZenDesk, Sweethawk en Unbabel
27-05-2025 - 2 wijzigingen - de tabel 'Subverwerkers - Algemeen' aangevuld met de subprocessors ZenDesk, Sweethawk en Unbabel, kleine fouten gecorrigeerd
17-04-2025 - 3 wijzigingen - verduidelijking toegevoegd aan de subprocessors Microsoft Azure en Ekco, de tenantlocatie van Ekco's hostingplatform gewijzigd van Duitsland naar Ierland, kleine fouten gecorrigeerd
14-04-2025 - De voorgestelde wijzigingen van 13 maart 2025 geïmplementeerd
23-09-2024 - De voorgestelde wijzigingen van 8 augustus 2024 geïmplementeerd
21-08-2024 - Nieuwe subprocessor voorgesteld: Trend Micro
12-08-2024 - 2 voorgestelde wijzigingen van 10 juli geïmplementeerd 2024
10-07-2024 - 2 wijzigingen - nieuwe subverwerker Bird en een melding van de ORTEC Intra Group Data Transfer-overeenkomst
14-03-2023 - Voorgestelde wijzigingen van 30 januari 2023 doorgevoerd
30-01-2023 - Wijziging voorgesteld om een nieuwe, door ORTEC gecontroleerde dochteronderneming, ORTEC Griekenland, toe te voegen
30-01-2023 - 2 door ORTEC gecontroleerde dochterondernemingen verwijderd - ORTEC Sports en IQ-TEC. De dochterondernemingen zijn verkocht.
2022-09-26 - Eerder voorgestelde wijzigingen van 19 augustus 2022 doorgevoerd
2022-08-19 - Wijziging voorgesteld voor het gebruik van subprocessor Cloudflare
2022-03-28 - Eerdere voorgestelde wijzigingen van 14 februari 2022 doorgevoerd
2022-02-14 - Tekstuele wijziging voorgesteld voor de toelichting in het gedeelte 'ORTEC Controlled Sunsidiaries' op de pagina van de subprocessor
2022-02-14 - Eerdere voorgestelde wijzigingen van 6 januari 2022 doorgevoerd
2022-01-06 - Wijziging voorgesteld voor het gebruik van subprocessor Auth0
2022-01-06 - Eerdere voorgestelde wijzigingen doorgevoerd voor de subprocessors die worden gebruikt bij de hostingactiviteiten van ORTEC
2021-12-03 - Wijziging voorgesteld voor de subprocessors die worden gebruikt bij de hosting van ORTEC Activiteiten
21-07-2021 - ORTEC-product 'ORTEC Carrier Portal' toegevoegd aan de sectie 'Specifieke ORTEC-producten'
26-04-2021 - Subprocessor Sendgrid toegevoegd aan product ORTEC Big Data Portal
01-12-2020 - Algemene tekstuele wijzigingen
01-06-2020 - Vanwege een naamswijziging is de subprocessor Luna hernoemd naar Ekco.
Deze subverwerkingspagina is op 13 Maart 2025 gepubliceerd en vervangt alle eerdere publicaties.
Voor vragen kunt u contact opnemen met uw ORTEC accountmanager of met de afdeling Legal & Compliance van ORTEC.
Als alternatief kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van ORTEC via de contactformulieren op de website.
Alle wijzigingen met betrekking tot de door ORTEC gebruikte sub-verwerkers die worden ingezet voor de ORTEC producten en oplossingen worden gepubliceerd via deze ORTEC Sub-verwerker pagina.
Als u op de hoogte wilt blijven van wijzigingen op deze pagina, vul dan uw contactgegevens in via het onderstaande formulier. U wordt dan per e-mail op de hoogte gebracht van elke wijziging op deze pagina. Deze notificaties zijn in het Engels. Mocht u op een bepaald moment deze notificaties niet meer willen ontvangen, dan kunt u de "unsubscribe" link onderaan de notificatie-e-mail gebruiken.