Personaleinsatzplanung: DCG-Mitarbeiter haben mehr Kontrolle darüber, wann sie arbeiten

Die Personaleinsatzplanung trägt zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und zur Schaffung einer ruhigeren Arbeitsatmosphäre bei. Die Lösung war bei DCG stets ein viel diskutiertes Thema, und die Mitarbeiter wünschten sich schon lange eine größere Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. Durch einen glücklichen Zufall arbeitete das Unternehmen bereits mit der Softwarelösung ORTEC Workforce Scheduling. Vor der Einführung der neuesten Version unterstützte ORTEC DCG bei der schnellen und erfolgreichen Implementierung der Selbstplanung (ein Modul aus der Personaleinsatzplanungslösung von ORTEC) im gesamten Unternehmen. Das Ergebnis war eine nachhaltigere Arbeitsfähigkeit, eine effektivere Auslastung der Planer und eine Verringerung von Diensttauschen.

Als Leiterin der Personalabteilung bei DCG und verantwortlich für das Personaleinsatzplanungsprogramm war Maike in den letzten zwei Jahren auch die Projektleiterin für die Einführung der Selbstplanung. "Das Projektteam bestand aus einem IT-Anwendungsmanager, den beiden Planern, einem Teamleiter, drei Krankenschwestern, die den Betriebsrat vertreten, einem Finanzvertreter, dem Pflegedirektor und mir. Astrid und Janneke, ursprünglich Dialyseschwestern, waren ebenfalls Teil des Teams. Janneke wechselte 2016 zur Planung. Die Zusammenarbeit mit ORTEC in der Planungsabteilung war stets ausgezeichnet."

Anpassung der Arbeitsanforderungen

Die DCG wird nächstes Jahr ihr 25-jähriges Jubiläum feiern, berichtet Maike. "Unser Zentrum führt sämtliche Nierenersatztherapien durch und betreibt eine umfangreiche Dialyse. Unser Hauptsitz befindet sich in Groningen, und wir haben drei Außenstellen in Assen, Stadskanaal und Scheemda, wo die Patienten etwa drei Mal pro Woche einen halben Tag verbringen. Derzeit versorgt die DCG etwa 175 Patienten und beschäftigt ungefähr 160 Mitarbeiter, von denen 75% im Gesundheitswesen tätig sind. Gerade sie profitieren am meisten von der Selbstplanung, da sie verschiedene Dienste sechs Tagen in der Woche arbeiten." Janneke bestätigt, dass die Dienstplanung dadurch sehr kompliziert wird. " Alle Mitarbeiter, einschließlich des Personals in den Außenstellen, müssen Nachtdienste in Groningen arbeiten. Im Krankheitsfall kann ein Ersatz aus jeder Filiale angefordert werden. Zudem haben alle Teams unterschiedliche Personalanforderungen, die sich von Tag zu Tag ändern können. Darüber hinaus sind die Nachtschichten nicht aufeinanderfolgend, was die Planung wirklich komplex macht."

Mehr Kontrolle über die Arbeitszeiten zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Maike, die Leiterin der Personalabteilung bei DCG, ist sich der langjährigen Diskussionen über die Dienstplanung bei DCG sehr bewusst. "Obwohl wir in Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen immer gute Bewertungen erhalten haben, waren die Mitarbeiter mit den Dienstplänen immer weniger zufrieden." Sie hatten den Wunsch, mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten zu haben. "Dieser Wunsch passte gut zu unseren Bemühungen, Patienten und Mitarbeitern mehr Kontrolle zu geben. Außerdem wollten wir die nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit verbessern und unseren Mitarbeitern das Gefühl vermitteln, dass sie mehr Mitspracherecht haben. Um eine Ausgangsbasis für unseren Selbstplanungs-Pilotversuch zu schaffen, haben wir bewusst zwei Fragen zur Dienstplanung in die Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage von 2019 aufgenommen." Der Pilotversuch startete im Herbst 2019 in Assen und Groningen. "Nach Abschluss des Pilotversuchs haben wir einstimmig beschlossen, die Selbstplanung in der gesamten Einrichtung einzuführen. Einige Außenstellen haben uns sogar aktiv gefragt, wann sie an der Reihe wären. Im Frühjahr 2020 haben wir den Pilotversuch ausgewertet und die Selbstplanung in der gesamten Unternehmen implementiert."

Mehr Gelassenheit im Arbeitsalltag

Joanna: "Während des Implementierungsprozesses erhielten wir Unterstützung von zwei ORTEC-Beratern, die mit der technischen Seite des Projekts vertraut waren und workshops zur Selbstplanung durchführten. Wir haben bewusst entschieden, zuerst die Selbstplanung einzuführen und später auf die neue Version von ORTEC WS (7.) umzusteigen, um nicht zu viele Veränderungen gleichzeitig vorzunehmen. Ich denke immer noch, dass dies eine gute Entscheidung war." Seit DCG auf der Selbstplanung mit ORTEC WS umgestellt hat, haben die Mitarbeiter zwei Runden Zeit, um ihren bevorzugten Dienstplan zu erstellen. "Das spart uns Planern viel Zeit. Wenn wir in Runde 3 den Prozess betreten, um verbleibende Schichten zu besetzen, ist der Plan bereits zu 80 % fertig. Der Planungsprozess ist für uns viel entspannter geworden. Früher konnten die Mitarbeiter ihre Präferenzen zu Wochenbeginn einreichen und wir mussten den Plan von Grund auf neu erstellen. Jetzt haben wir mehr Zeit, dringende Angelegenheiten und Personalmangel zu lösen, und können uns ganz entspannt auf die Patientenplanung konzentrieren."

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''Die Mitarbeiter ziehen einstimmig positive Bilanz: Wir sind überglücklich.''

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Weniger Diensttausche

Auch die Mitarbeiter freuen sich über die neue Situation. Astrid sagt: "Früher habe ich mein Privatleben immer um meine Dienste herum geplant. Wenn wir einen Familienausflug geplant haben, habe ich immer geantwortet: 'Nur wenn ich keine Arbeit habe'. Ich arbeite seit meinem 18. Lebensjahr im Gesundheitswesen: Wochenend- und Feiertagsdienste sind für mich selbstverständlich. Das ist kein Problem, ich arbeite gerne an Wochenenden, aber mit dieser neuen Lösung kann ich selbsttändig Tage oder Stunden freinehmen oder sicherstellen, dass ich den Frühdienst nicht habe, wenn ich abends ausgehen möchte. Wir haben viel mehr Mitspracherecht bei unseren Diensten Früher haben wir einen Dienstplan bekommen und das war es. Jetzt können wir selbst handeln. Janneke hat vielleicht von 80 % gesprochen, aber fast alle von mir geplanten Diensten bleiben so wie sie sind. Es ist großartig, selbst entscheiden zu können, wann und wo man arbeitet." Joanna sagt: "In Runde 3" * einzusteigen, gibt uns Dienstplanern viel mehr Sicherheit in der Planung, denn wir wissen, dass unsere Mitarbeiter bereits ihren eigenen idealen Dienstplan erstellt haben. Unvermeidbar ist, dass hier und da mal Planungsänderungen vorgenommen werden, aber das ist relativ selten." Maike sagt: "Unsere Dienstplaner mussten sich ersteinmal daran gewöhnen, in den ersten beiden Planungsrunden im Hintergrund zu bleiben."

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"ORTEC hat schnell auf unsere speziellen Anforderungen reagiert und wertvolle Inputs geliefert."

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*Selbstplanung

Bei der Selbstplanung binden Sie Ihre Mitarbeiter vollständig in den Planungsprozess ein. Sie geben den Mitarbeitern das Vertrauen und die Freiheit, ihre eigenen Pläne zusammenzustellen. Es gibt verschiedene Arten der Selbstplanung. Eine häufige Form ist die Selbstplanung in Runden.

In der ersten Runde erstellen Sie den idealen Plan, und die Mitarbeiter können sich für verfügbare Dienste eintragen.

In der zweiten Runde passen die Mitarbeiter ihren Plan an, um die weniger beliebten Dienste abzudecken. Während dieser Runde können die Mitarbeiter Punkte sammeln, als Anerkennung für ihre Flexibilität.

Der Planer kann diese Punkte dann in der dritten Runde verwenden: Die Mitarbeiter, die die meisten Punkte gesammelt haben, haben eine größere Chance, dass der Planer ihren bevorzugten Plan genehmigt. Diese Art der Planung ermöglicht es, eine Vielzahl von Mitarbeiterpräferenzen bei der Erstellung des Plans zu berücksichtigen. Wenn die Einrichtung verschiedene Aufgaben hat, können die Mitarbeiter angeben, welche Aufgabe sie gerne übernehmen möchten, sofern sie die erforderlichen Qualifikationen haben. Sie können den Mitarbeitern auch erlauben, an den Tagen, an denen sie wirklich frei nehmen müssen, einen "Joker" einzusetzen.

Bereit zum Start: Vorfreude auf Veränderung ist groß

Im Rückblick sind sich die Beteiligten des Selbstplanungsprojekts einig, dass sie möglicherweise einige kleine Details geändert hätten, aber ihr grundsätzlicher Ansatz wäre genau derselbe, wenn sie diesen Prozess noch einmal durchlaufen müssten. "In der Projektgruppe führten wir intensive Diskussionen und probierten verschiedene Ansätze aus. Dabei stellten wir fest, dass einige davon nicht erfolgreich waren, während andere Ideen noch auf ihre Umsetzung warten Wir sind mit ORTEC weiterhin im Gespräch und schätzen die Zusammenarbeit mit ihnen sehr. Sie reagieren sehr schnell und professionell auf unsere speziellen Anforderungen und liefern stets wertvolle Inputs. Außerdem können wir immer noch bei Fragen auf die Spezialisten zurückgreifen, die uns zu Beginn unterstützt haben. Unsere Prozesse und Methoden unterscheiden sich etwas von den anderen großen Gesundheitseinrichtungen, daher ist es sehr angenehm, nicht immer alles im Detail erklären zu müssen.“