„Damit jeder bekommt, was ihm zusteht."

Der Koch im Sternerestaurant, die Kellnerin auf der Jubiläumsfeier, der Mitarbeiter in der Betriebskantine oder das Team in den Imbissbuden und Restaurants im Tierpark: Die Vermaat Gruppe disponiert täglich über 5.000 Fachkräfte an unzähligen Standorten in den Niederlanden.

ORTEC Workforce Scheduling unterstützt den Personaleinsatzplanungsprozess, sagt Product Owner Workforce Planning Vanessa Mersmann und fügt hinzu: "Wichtig ist uns, dass unsere administrativen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Berechnung sämtlicher Zuschläge unterstützt werden. Dies betrifft Zuschläge für u.a. geleistete Überstunden. Diese Berechnungen werden automatisch an das Abrechnungssystem weitergegeben, so dass alle Beschäftigten automatisch das erhalten, was ihnen zusteht."

Mersmann hatte sich vor achteinhalb Jahren bewusst für ihre Stelle bei der Vermaat-Gruppe entschieden. Seit ihrem Studium der Arbeits- und Organisationspsychologie reizt sie die Kombination von Systemen und Menschen. „Als ich hier anfing, wurde schnell klar, dass wir mit der derzeit bestehenden Zeiterfassung nichts anfangen können. Damals wurde sie noch von Hand durchgeführt, was zu zahlreichen Fehlern führte. Für mich bestand der erste Schritt darin, ein Zeiterfassungssystem einzuführen, das wir kürzlich angeschafft hatten. Organisatorisch passte dieses System hervorragend zu Vermaat, aber nach vier Jahren stellten wir fest, dass wir so schnell wuchsen, dass weitere Funktionen benötigt wurden. Also begann ich 2018 mit einem Projektteam nach einem neuen Workforce-Management-System zu suchen, woraufhin wir uns für ORTEC Workforce Scheduling entschieden."

Die Vermaat Gruppe

Mit über 5.000 festangestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Zeitarbeitskräften an 500 Standorten, ist die Vermaat Gruppe einer der führenden Anbieter von Cateringdienstleistungen in der Niederlande. Das Unternehmen zeichnet sich durch weitreichende Erfahrungen in der Unternehmensgastronomie, in Krankenhäusern, Freizeitparks, Partyservices und weiteren aus. Mersmann erklärt: „Wir machen alles: von Banken und Tech-Unternehmen bis zu Museen und Freizeitparks, von der Rabobank bis zu Booking.com, von Artis bis zum Van Gogh Museum. Wir arbeiten unter dem Banner des jeweiligen Geschäftskonzepts und kümmern uns neben dem Catering auch um Dinge wie die Dekoration oder Einrichtung. Im Restaurant des Rijksmuseums kochen wir beispielsweise auf Sterneniveau. Aus unseren Produktionsküchen heraus, bereiten wir gesunde und zeitgemäße Speisen zu, die dann geliefert und serviert werden. Vermaat hat das Fachwissen, das unsere Kunden selbst nicht haben. Wir konkurrieren nicht über die Kosten, da unsere höchste Priorität der Lebensmittelsicherheit gilt.“

Zentrale Planung

„Bis vor etwa sieben Jahren wurde die Planung noch über eine "Excel-Tabelle" vorgenommen“, sagt Mersmann. „Am Ende des Tages wurden die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten erfasst und in das ERP-System für die Lohnabrechnung übertragen. Jetzt haben wir hierfür ein System, mit Ausnahme von Krankenhausstandorten, wo feste Arbeitszeiten üblicher sind, als beispielsweise am Museumsplatz (Museumplein). Dort ist man stärker von den Wetterbedingungen und den Feiertagen abhängig. Wir sind und müssen in Bezug auf Standorte und die Planung sehr flexibel und vielfältig sein. Grundsätzlich macht jeder Standort seine eigene Planung. Die Disponentinnen und Disponenten vor Ort sind oftmals gleichzeitig Hospitality Manager, haben also eine Doppelrolle. Sie wissen, was an ihrem Standort passiert, müssen aber auch genau verstehen, wie das System funktioniert - eine anspruchsvolle Aufgabe. Ferner haben wir einen gewissen Bereich zentralisiert und verfügen nun über eine zentrale Disposition, die während der COVID-19-Pandemie große Bedeutung erlangte. Vorher war es schwierig, Dinge in Gang zu bringen. Plötzlich hatten die Krankenhäuser viel zu tun und die Museen waren geschlossen, so dass wir gezwungen waren, Personal an andere Orte zu versetzen. Es war ein riesiger Aufwand, aber sehr wichtig, um die Verfügbarkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparent darzustellen.

Echtzeit Einblicke

ORTECs Workforce-Management-System ermöglicht eine viel genauere Zeiterfassung, wie Mersmann bestätigen kann. "Denn die Stunden werden sofort erfasst. Es ist von großer Bedeutung, dass uns die Berechnungsarbeit abgenommen wird. Alle Zuschläge für außerplanmäßige Stunden, Verstöße und tarifvertragliche Regelungen werden automatisch berechnet, so dass jeder das bekommt, was ihm zusteht. Dies bedeutet auch, dass es viel weniger Nachfragen bezüglich der Gehaltsabrechnungen gibt. Bisher haben wir zu fünft oder sechst eine Woche mit der Bearbeitung der Gehälter verbracht, jetzt erledigen wir dies mit zwei Personen in maximal zwei Tagen. Auch während des Planungsprozesses bietet das System Einblicke. Die Regionalleitung kann in Echtzeit überprüfen, ob ihr Personal gemäß der vertraglich vereinbaren Stunden eingeplant wurde oder ob sie gegebenenfalls zu viel arbeiten. Früher hatten wir an allen unseren Standorten eine Stechuhr. Jetzt haben wir die ORTEC Relevance-App, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angeben können, wann sie die Arbeit begonnen und beendet haben, falls diese Zeiten von der Dienstplanung abweichen sollten. Diese Informationen werden dann automatisch dem jeweiligen Vorgesetzten zur Verfügung gestellt."

Vertrauen in Ihre Beschäftigten

Allein in praktischer Hinsicht spart die App bereits eine Menge an Aufwand: "Wir müssen uns nicht mehr um die Verkabelung der Stechuhr kümmern und benötigen auch kein weiteres IT-Personal um diese zu warten. Als wir im Jahr 2021 die Verwaltung von 43 La Place-Restaurants übernahmen, mussten wir uns nicht auch noch um die Stechuhren kümmern. Allerdings muss man sich auf seine Angestellten verlassen und ihnen vertrauen können. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten selbstständig in der Relevance-App hinterlegen und untereinander Schichten tauschen. Die App ist im Grunde unser eigenes Intranet: Sie ist sehr umfangreich und wird nicht nur genutzt, um Einblick in die eigenen Dienstpläne zu erhalten, sondern auch für soziale Interaktion. Bei der Vermaat Gruppe versuchen wir, der Zufriedenheit unserer Angestellten eine große Aufmerksamkeit zu schenken. Wir organisieren regelmäßig Veranstaltungen, wie das Vermaat Festival. Wir versuchen außerdem, immer mehr Menschen intern auszubilden. Und ich selbst tue mein Bestes, um dafür zu sorgen, dass das Workforce-Management-System mit unseren Anforderungen Schritt hält. Kurzfristig habe ich eine Reihe von Zielen: den Verwaltungsaufwand durch den Ausbau der ERP-Verbindungen zu minimieren, die Standardfunktionalitäten optimal zu nutzen, die Managementinformationen so vollständig wie möglich zu gestalten und die Stabilität und Kontinuität des Systems zu gewährleisten."

Mersmann entschied sich damals für das ORTEC-System, um die Niederlassungen zu "entlasten", damit die Disposition weniger Zeit für die Planung aufwenden und das eigene Personal optimal einsetzen kann. "Ich denke, dass wir in diesem Bereich noch einige Fortschritte machen können. ORTEC Workforce Scheduling ist ein sehr umfangreiches System, das von allen Nutzerinnen und Nutzern verstanden werden muss. Gerade aufgrund der großen Anzahl an Planungspersonal, würden wir es vorziehen, die Disposition noch zentraler zu gestalten, vielleicht zunächst auf regionaler Ebene. Letztendlich würden wir gerne zur Selbstplanung übergehen, sodass unser Personal eigene Dienstpläne selbstständig planen kann. Derzeit nehmen wir an einem Pilotprojekt mit ORTEC teil, um eine schlankere, webbasierte Version des ORTEC Workforce Scheduling Clients für die einzelnen Standorte zu testen. Auch arbeiten wir jetzt stärker mit der Abteilung für Menschen und Kultur zusammen, um herauszufinden, ob es "eigene" Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, die gerne ein paar zusätzliche Stunden arbeiten würden, von denen wir bisher noch nichts wissen. Bei 5.000 an der Zahl ist dies ziemlich schwierig in Erfahrung zu bringen. Wir hoffen, dass ORTEC uns auch hier helfen kann, vielleicht durch die Verknüpfung verschiedener Standorten und die gemeinsame Nutzung von Dienstleistungen, auf die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann bieten können. Auf diese Weise wollen wir versuchen, die verschiedenen Niederlassungen miteinander zu kombinieren und das vorhandene Personal effizienter einzusetzen.