Over het Parkhuis

Het Parkhuis (nu Salios) is het regionale expertisecentrum voor mensen met dementie (ook op jonge leeftijd), Korsakov en gerontopsychiatrische problemen. Cliënten, hun naasten, maar ook verwijzers en andere zorgorganisaties kunnen rekenen op de jarenlange kennis en expertise van het Parkhuis. De zorg op maat voor ouderen, revalidanten en mensen met chronische aandoeningen wordt geleverd in Dordrecht, waarbij de kernwaarden vertrouwd, persoonsgericht en toekomstbestendig centraal staan.

Op 1 april jl. is het Parkhuis gefuseerd met Het Spectrum en Swinhove Groep, gezamenlijk nu bekend als Salios. Op het moment van de start van ons innovatieve project was de fusie echter nog niet aan de orde.

Benieuwd naar de ervaring van onze klant? We spraken Judith Rumengan (functioneel applicatiebeheerder ORTEC) en Anne Hollebekkers (capaciteitsplanner) van het Parkhuis over hun ervaringen met het implementeren van strategische en tactische capaciteitsplanning.

Informatie vooraf: Planmotion biedt met haar software strategische en tactische capaciteitsplanning in de zorg. ORTEC is een specialist op het gebied van roostersoftware binnen de zorg. Beide bedrijven werken vanuit een oprechte passie voor de zorg en met de ambitie de zorg te verbeteren. De twee softwaresystemen worden zo gekoppeld, dat ze het proces van integraal capaciteitsmanagement verder ondersteunen.

Slimme capaciteitsplanning dankzij PlanMotion

Judith vertelt dat het doel van de samenwerking met PlanMotion was om capaciteitsmanagement binnen het Parkhuis op te zetten: “Ruim een jaar geleden hebben we een koppeling gemaakt tussen de software van ORTEC, die we al gebruikten, en PlanMotion. Dit was veel meer dan alleen een technische koppeling; dankzij een goede samenwerking met Anne en een goed voorbereid veranderproces hebben we het succesvol kunnen implementeren.”

Anne begon als operationeel planner en werkte samen met haar leidinggevende aan het opzetten van het planbureau. “PlanMotion heeft mijn rol veranderd naar capaciteitsplanner. We zijn begonnen met de verlofmodule en hebben nu beter inzicht in hoe we capaciteitsplanning verder kunnen uitbreiden binnen het Parkhuis,” stelt ze.

Verloop van zo’n ambitieus project

Hoe verloopt zo’n ambitieus project? Het gaat namelijk veel verder dan alleen het maken van een technische koppeling. Het is een veranderproces waarbij communicatie essentieel is. Het Parkhuis is bij aanvang gestart met het samenstellen van een projectgroep. Deze zorgt voor directe lijntjes met iedereen om snel te kunnen schakelen. Ook was het noodzakelijk dat een eenduidige visie op personeelsplanning werd vastgesteld. Inzicht en overzicht waren ook noodzakelijk voor een succesvolle implementatie van PlanMotion. Tot dat moment werd alles ad hoc gedaan en was er nauwelijks structuur. De projectgroep stelde een plan van aanpak op en dat was de start van het project.

Focus is noodzakelijk

Omdat je je niet op meerdere onderdelen tegelijk binnen je bedrijfsvoering kunt focussen, werd gekozen voor efficiëntie en doelmatigheid. Met als idee dat als je zorgt voor efficiëntie, de rest van je bedrijfsvoering ook loopt en zelfs verbetert. De meeste organisaties zeggen: “Onze cliënten staan voorop. En dat staan ze ook binnen het Parkhuis, maar efficiëntie is hiervoor de basis” legt Anne uit. “Tevreden medewerkers kunnen ook betere zorg bieden en leveren.”

“We konden nu visueel inzichtelijk maken wat wel en niet mogelijk was voor onze medewerkers”

Het nieuwe roosterbeleid

Het roosterbeleid was tot anderhalf jaar geleden vastgelegd in verschillende documenten, waardoor veel onduidelijk was. Inmiddels is dat teruggebracht naar één overzichtelijk document. Anne legt uit: “Het nieuwe beleid is nu geïmplementeerd en wordt naar volle tevredenheid gebruikt. Dit was een grote stap, omdat alle afdelingen hierin mee moesten gaan. Ondertussen werd ook PlanMotion geïmplementeerd. De koppeling tussen ORTEC WS en PlanMotion was er nog niet, maar omdat de vakantieperiode eraan kwam, wilden we al wel van start gaan. We voerden gesprekken met de zorgmanagers en medewerkers van alle afdelingen om zo draagvlak te krijgen binnen de teams”, legt Anne uit. “Het voordeel van PlanMotion is dat je alles kunt laten zien. Dat was zeker in het geval van de vakantieplanning geen overbodige luxe. We konden nu visueel inzichtelijk maken wat wel en niet mogelijk was voor onze medewerkers.”

Vakantieplanning

Anne vervolgt: “We ontwikkelden een stappenplan voor de zomer en deelden dat met alle afdelingen. We stelden als uitgangspunt dat medewerkers maximaal drie weken aaneengeschakelde vakantie zouden kunnen nemen. Dit leidde tot de grote verandering dat we de vaste weekenddiensten loslieten.”

Een tweede wijziging was dat medewerkers in de zomerperiode twee extra diensten werkten, om in andere perioden minder te werken. “Dit maakte het mogelijk om de geplande verloven te honoreren. De medewerkers wisten van tevoren naar welke afdeling ze zouden gaan, wat de continuïteit in de zorg bevorderde. De bewoners zagen steeds dezelfde gezichten, wat ook voor hen fijn was,” aldus Anne. Niet alleen de medewerkerstevredenheid is toegenomen, maar ook financieel gezien pakte dit veel beter uit. Een mooie uitkomst van het zetten van efficiëntie op focusplek nummer 1.

“Als je de bezettingseis bijstelt, dan kom je dus zelfs tijdens een vakantieperiode uit”

ORTEC koppelen met PlanMotion

Judith legt uit dat bij het bouwen van de koppelingen tussen de systemen, er gekeken werd naar de data van PlanMotion en wat nodig was vanuit ORTEC. “Eén klik volstaat nu om de bezettingseisen in te vullen. Er is veel tijdswinst geboekt.” Anne voegt eraan toe: “De samenwerking is erg prettig. De lijntjes zijn kort en feedback komt snel.”

Een voorbeeld voor andere organisaties

Deze klantcase is niet alleen een mooi verhaal om te delen op een website. Inmiddels heeft het Parkhuis al meerdere presentaties gegeven op zowel het WFM-congres van Vlirdens (PlanMotion) en op de ORTEC klantendag. Het succesverhaal heeft ervoor gezorgd dat ook andere organisaties stappen hebben gezet om gebruik te gaan maken van PlanMotion in combinatie met ORTEC.

Stip op de horizon

Anne heeft een duidelijke stip op de horizon: “We willen dezelfde software en manier van plannen binnen alle organisaties die Salios vormen. Professioneel plannen staat nog in de kinderschoenen bij de andere twee organisaties, en de hoge mate van tevreden cliënten en medewerkers willen we organisatiebreed realiseren. Omdat we al een goed voorbeeld hebben, is het uit uitrollen bij de andere twee is hierdoor een stuk eenvoudiger”, hoopt Anne.