Behoefte aan nauwkeurigheid en snelheid

G4S is wereldleider in oplossingen voor veiligheid en beveiliging. Het bedrijf wilde de kwaliteit en efficiëntie van zijn diensten verbeteren om concurrerend te blijven in de markt. Personeelsplanning speelt hierbij een belangrijke rol, maar het opstellen van een rooster voor 4.500 medewerkers brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Het bedrijf vond in ORTEC Workforce Scheduling de oplossing die niet alleen de flexibiliteit van de planning verbetert, maar ook zorgt dat medewerkers meer tevreden zijn.

De personeelsplanningsoplossing van ORTEC zorgt ervoor dat de duizenden medewerkers van G4S op een slimme en efficiënte manier worden ingezet. Het bedrijf heeft een mix van fulltime- en parttime-medewerkers met ieder zijn specialisatie, bijvoorbeeld in luchtvaartbeveiliging, zorg en juridische diensten of brandweer- en veiligheidsdiensten. Deze medewerkers zijn daarom essentieel voor de bedrijfsvoering van klanten. Om aan de vraag te voldoen, hanteert G4S een 4-wekelijkse planning die flink kan fluctueren. “Hiervoor hebben we wel flexibiliteit ingebouwd”, vertelt de projectmanager bij G4S. “Met de klant hebben we al bepaalde afspraken voor het aantal uur per maand. Hieruit halen we ook onze marge. Er is zo balans tussen vraag en aanbod. Medewerkers zitten niet stil, maar maken ook niet teveel overuren. Zo hebben we tevreden personeel en daardoor ook tevreden klanten. Hoe meer rust in de planning, hoe beter de klantenservice.”

Dynamische roosters voor een dynamisch bedrijf

Met ORTEC Workforce Scheduling maakt G4S het planningsproces nauwkeuriger en responsiever. Een gedecentraliseerd team met meer dan 40 planners gebruikt de oplossing van ORTEC voor het opstellen van een duidelijk rooster waarin rekening wordt gehouden met de contractvoorwaarden, kwalificaties en voorkeuren van alle medewerkers.

Voor G4S is het van groot belang om goed inzicht in het rooster te hebben. “Dankzij het overzicht en inzicht dat we nu hebben, kunnen we aanvragen van klanten direct verwerken en snel reageren als een medewerker zich ziek meldt” zegt Fokke de Vries, tevens projectmanager bij G4S. “Ook de managementrapporten vinden wij belangrijk. Met ORTEC Workforce Scheduling kunnen we de Arbeidstijdenwet nauwkeurig naleven. Het planbord geeft ons realtime informatie, zodat we medewerkers kunnen ontlasten wanneer ze hun maximale werktijd hebben bereikt.” Dankzij dit verbeterde inzicht weten medewerkers ook wat er van ze wordt verwacht en waar ze gaan werken. Wanneer een collega afwezig is vanwege ziekte of om een andere reden, kan het management hier direct op anticiperen.

Met ORTEC Workforce Scheduling kan G4S automatisch objecten, werklocaties en medewerkers scannen. Dit betekent dat de planner deze gegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren. G4S: “Voorheen plakten we post-its op de monitor van de planner, maar dat is nu toch echt verleden tijd. Ook zorgt de integratie van ORTEC Workforce Scheduling in ons administratieve proces, zoals facturatie en salarisverwerking, dat dubbel werk en fouten worden voorkomen.”

Hogere efficiëntie en tevredenheid

Wanneer planners meer inzicht krijgen in planningsvoorwaarden, kunnen ze hun taak effectiever uitvoeren. Omdat het rooster sneller kan worden gemaakt en betrouwbaarder is, leidt dit tot hogere klanttevredenheid en stijgen de tevredenheidsscores onder de medewerkers van G4S. Bij het opstellen van het rooster wordt automatisch rekening gehouden met de Arbeidstijdenwet en klantencontracten. Ook wordt gelet op reiskostenvergoedingen, vergoedingen voor onregelmatige werktijden en overuren. ORTEC Workforce Scheduling is aangesloten op de ERP van het bedrijf, zodat het administratieve proces sneller en betrouwbaarder is geworden.

Ook gebruikt G4S ORTEC Employee Self Service, waarmee de medewerkers onder andere online dienstruilingen en verlof kunnen aanvragen. Ook is het rooster voor de medewerker daarmee altijd up-to-date.