Amsterdam UMC
AMC en VUmc, twee Amsterdamse academische ziekenhuizen, gaan al een tijdje samen onder de naam Amsterdam UMC. Beide locaties hebben hun eigen specialisaties die nu zijn samengevoegd, door letterlijk ‘over de Amstel heen’ te gaan.
Amsterdam UMC is een toonaangevend universitair medisch centrum dat kwalitatieve complexe patiëntenzorg combineert met vernieuwend wetenschappelijk onderzoek en onderwijs voor de volgende generatie zorgmedewerkers. Het ziekenhuis gelooft sterk dat gezondheidszorg, onderzoek en onderwijs bij elkaar horen, elkaar vormen en elkaar voeden.
Met meer dan 12.000 medewerkers zetten de verschillende locaties van Amsterdam UMC zich in voor toegankelijke en kwalitatieve zorg. De focus ligt op het voorkomen van ziekten en het bieden van de beste behandelingen, met speciale aandacht voor complexe en zeldzame aandoeningen.
In januari 2024 heeft Amsterdam UMC, na de fusie tussen VUmc en AMC, een grote stap gezet in het verbeteren van hun personeelsplanning en roostering door de implementatie van ORTEC Workforce Scheduling (ORTEC WS). We spraken met Bart Janssen, manager automatisering HR bij Amsterdam UMC, Jacques van Groen, HR consultant informatisering bij Amsterdam UMC, en Petra de Borst, projectleider bij ORTEC, over dit uitdagende en succesvolle project.
Een fusie van twee ziekenhuizen: een uitdaging op meerdere vlakken
Bij de fusie van twee grote academische ziekenhuizen, Het Amsterdamse VUmc en AMC, komt veel kijken. Naast de organisatorische en fysieke samenvoeging moesten ook de systemen voor personeelsplanning (P), roosteren (R), en verlof (V) worden gestroomlijnd. Beide ziekenhuizen werkten met verschillende specialisaties en processen, en de noodzaak om deze te harmoniseren was groot. Hoewel VUmc al gebruikmaakte van ORTEC WS, maakten technische beperkingen het uitdagend om dit systeem direct naar locatie AMC uit te rollen.
Migratie naar hosting: de oplossing
Na vele pogingen om de bestaande infrastructuur te integreren, werd besloten om volledig over te stappen naar een hostingomgeving van ORTEC. Dit bood de mogelijkheid om beide locaties op één platform te laten werken en gebruik te maken van de nieuwste functionaliteiten van ORTEC WS. Bart Janssen licht toe: “We hebben een technisch fundament gelegd dat het hele Amsterdam UMC omvat. In drie fases hebben we dit project aangepakt: het beschikbaar stellen van de hostingomgeving, technische aanpassingen en uiteindelijk de uitrol van ORTEC WS binnen locatie AMC.”
Jacques van Groen, Amsterdam UMC
"De overstap naar de nieuwste versie van ORTEC WS betekent dat we nu ook nieuwe functionaliteiten kunnen aanbieden, wat de gebruiksvriendelijkheid enorm heeft verbeterd."
Het implementatieproces
De implementatie was een tijdrovend proces waarbij veel medewerkers van ICT-afdelingen van zowel locatie VUmc als locatie AMC betrokken waren. Het was een uitdaging om iedereen aan tafel te krijgen vanwege drukke agenda’s. Petra de Borst van ORTEC beschrijft het migratieproces: “We zijn gestart in 2020 met de uitdaging om alle betrokken ICT-medewerkers op dezelfde lijn te krijgen. Na een ‘proof of concept’ in 2022 besloten we in 2023 definitief voor de hostingoplossing te kiezen. We hebben een strakke planning aangehouden en zijn in januari 2024 live gegaan.”
Jacques van Groen van Amsterdam UMC voegt toe: “De overstap naar de nieuwste versie van ORTEC WS betekent dat we nu ook nieuwe functionaliteiten kunnen aanbieden zoals Manager Self Service en Employee Self Service. Dit heeft de gebruiksvriendelijkheid enorm verbeterd.”
Verbeterpunten
Tijdens het proces stuitte het team op verschillende uitdagingen. Financiële consequenties en technische belemmeringen leidden tot aanpassingen van de oorspronkelijke plannen. De samenwerking tussen de ICT-teams van beide ziekenhuizen was cruciaal, maar niet altijd eenvoudig. Bart Janssen: “We zijn in ‘de valkuil’ gestapt van techneuten die graag een oplossing wilden realiseren. Je wilt dat het gaat werken. Twee organisaties moesten technisch met elkaar gaan samenwerken. Omdat we steeds weer licht aan het einde van de tunnel zagen, zijn we doorgegaan.”
Bart Janssen, Amsterdam UMC
"Nu we opereren op de nieuwste versie van ORTEC WS, kunnen we veel beter inspelen op de behoeften van de organisatie en meedenken met toekomstige ontwikkelingen."
Plannen voor de toekomst
De livegang van ORTEC WS heeft gezorgd voor een naadloze overgang, zonder grote problemen. Gebruikers zijn blij met de nieuwe app en de toegankelijkheid van het systeem via laptop, mobiel en tablet. “De feedback is positief; we hebben geen negatieve opmerkingen ontvangen, wat betekent dat we goed bezig zijn!” zegt Jacques. Bart kijkt optimistisch naar de toekomst en vult aan: “Nu we op de nieuwste versie van ORTEC WS zitten, kunnen we beter inspelen op de behoeften van de organisatie en meedenken met toekomstige ontwikkelingen. Dit project is een succes geworden dankzij de goede samenwerking tussen alle betrokken partijen.” Petra vult nog aan: “Het project is ook echt een succes door de hoge mate van flexibiliteit van het team. We kunnen nu veel beter bijdragen aan verbeteringen in het roosteren en personeelsbeheer.”
Amsterdam UMC heeft met de succesvolle implementatie van ORTEC WS een goede en stevige basis gelegd voor efficiënte en geïntegreerde personeelsplanning, wat een belangrijke bijdrage levert aan de kwaliteit van zorg die zij kunnen bieden. Door de nauwe samenwerking en flexibiliteit van het team, kunnen ze nu inspelen op toekomstige ontwikkelingen en blijven ze voorop lopen in de gezondheidszorg.
