Modules ORTEC Workforce Scheduling
ORTEC Workforce Scheduling, de oplossing voor personeelsplanning, optimaliseert de inzet van personeel zodat je efficiënter kunt roosteren en medewerkers zich meer betrokken voelen bij de organisatie. De ORTEC Workforce Scheduling suite bevat verschillende optionele modules en apps die het hele proces van personeelsplanning optimaal ondersteunen. Lees meer over de volgende modules en apps:
Efficiënt workforce proces
De verschillende modules en apps van ORTEC Workforce Scheduling zijn afgestemd op de inzet van intelligente planborden, het real-time monitoren van uren en regels, het verwerken van ergonomische en individuele eisen, het bijhouden van toeslagrechten en roosterkenmerken, het naleven van bepaalde normen en het gebruik van geavanceerde optimalisatie-algoritmes. Ook kunnen gewerkte uren en afwezigheid nauwkeurig worden geregistreerd en verwerkt.
De modules en apps dragen bij aan een efficiënter proces rondom de planning van personeel en resources, het tevreden houden van klanten én medewerkers en het verlagen van kosten binnen de organisatie. Zo ondersteunen ze bij het realiseren van een goede werk-privé-balans en meer betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers.
Employee Self Service
Wil je vooruitgang boeken in je personeelsplanning en interne communicatie? Met de Employee Self Service app geef je medewerkers inzicht, autonomie en eigenaarschap over hun eigen werkschema. Medewerkers kunnen hun rooster raadplegen, diensten ruilen en verlof aanvragen. Ook kunnen zij zelf hun rooster samenstellen. Bovendien wordt het nieuws uit de organisatie geïntegreerd in dezelfde app, waardoor je de medewerkers volledig kunt betrekken bij je organisatie. Ook is er de mogelijkheid dat medewerkers onderling met elkaar kunnen chatten en is de app in te richten in de eigen huisstijl.
Team Scheduler
Het creëren van een optimaal rooster voor een team of afdeling is een intensief en tijdrovend proces. Sommige teamleiders kunnen met gemak dagen aan de planning spenderen, waarbij niet alleen rekening wordt gehouden met allerlei beperkingen vanuit de wetgeving en cao, maar ook met de voorkeuren van medewerkers. De Team Scheduler App is de ideale oplossing om je te ondersteunen bij alle roosteruitdagingen.
Bekijk de video en maak kennis met de Team Scheduler App >>
Manager Self Service
De optionele Manager Self Service app is een web portaal waarmee (team)managers het rooster van hun team kunnen bekijken, inclusief eventuele over- of onderbezetting en met inbegrip van afwezigheden, zoals jaarlijks verlof en ziekte. De app vergemakkelijkt het goedkeuringsproces rond verlofverzoeken, urenstaten en roosters. Manager Self-service kan ook worden geconfigureerd voor managers om kaarten te checken (verlofsaldi, overuren, enz.) voor elk van hun teamleden. Tot slot, wanneer geautoriseerd, mogen managers gepubliceerde rapporten inzien.
Ad Hoc Planning
ORTEC Ad Hoc Planning versimpelt het proces om last-minute wijzigingen in de planning door te voeren nadat het dienstrooster is gepubliceerd. De continuïteit in de personele bezetting is daarmee gewaarborgd. Nadat een dienstrooster is opgesteld geeft ORTEC Ad Hoc Planning real-time de onderbezette diensten voor de komende zeven dagen weer, zowel per afdeling als over de afdelingen heen. Verstoringen in de planning worden direct verholpen, waarbij rekening wordt gehouden met geldende restricties en voorwaarden, zoals beschikbaarheid, vereiste kwalificaties, cao-regels en medewerkersvoorkeuren. Dat bespaart niet alleen tijd, maar ook stress.
Optimizer
De optionele module Optimizer genereert een volledig dienstrooster dat rekening houdt met regels die voortvloeien uit de (collectieve) arbeidsovereenkomsten. De module houdt eveneens rekening met de individuele eisen van en werkafspraken met medewerkers. De roostergenerator wijst diensten alleen toe aan medewerkers met de vereiste kwalificaties. Door toekenning van een prioriteit aan diensten is het mogelijk om eerst te roosteren volgens minimale bezettingseisen en vervolgens door te gaan naar een hoger niveau.
Budget en Control
Om de winstgevendheid en de kwaliteit van de service te verhogen, zijn verschillende maatregelen denkbaar. Een vraaggestuurde inzet van het personeel, beter rekening houden met de verwachte omzet, het onderkennen van seizoensgebonden orderpatronen en het inspelen op drukke en rustiger perioden zijn allemaal doeltreffend. Vraaggestuurde inzet wordt bereikt door het instellen van – en vervolgens het plannen met – doelstellingen rond personeelsplanning die aan passende prestatie-indicatoren zijn gekoppeld, zoals arbeidskosten en -tijd.
Werkplekplanning
De optionele module Werkplekplanning biedt de mogelijkheid om te plannen op taakniveau. Op een planbord kan de planner alternatieven inzien om medewerkers toe te wijzen aan een bepaalde werkplek. Voor een beter overzicht kunnen zowel werkplekken als medewerkers worden gesorteerd en gefilterd. De Werkplekgenerator wijst medewerkers automatisch aan werkplekken toe. Dit gebeurt op basis van werkplekbezettingseisen, beschikbaarheid van de medewerker en regels, zoals specifieke kwalificaties en voorkeurswerkplekken.
Shift Bidding
Onverwachte onderbezetting stelt planners voor een tijdrovende taak. Via de module Shift Bidding kan een planner onbezette diensten aanbieden aan medewerkers, die vervolgens hun voorkeur kunnen aangeven. Een extra voordeel is dat het aanbod alleen zichtbaar is voor medewerkers met de juiste kwalificaties, die bovendien voldoen aan alle randvoorwaarden die voortkomen uit het organisatiebeleid, de cao en/of de arbeidstijdenwetregels.
Flexpool
De beschikbaarheid van medewerkers vertoont pieken en dalen, bijvoorbeeld door vakantie of ziekteverlof. Daarnaast kan de vraag naar personeel toenemen door pieken in de werklast. Veel organisaties creëren daarom flexibele lagen om aan de vraag te kunnen voldoen. Soms kunnen afdelingen onderling medewerkers uitlenen, soms is er sprake van flexpools. De oprichting, het beheer en de organisatie van een dergelijk systeem is complex, maar het wordt een stuk eenvoudiger met de optionele module Flexpool. Flexpool helpt de planner bij het beheer van de planning van medewerkers binnen afdelingen en vanuit de pool van flexmedewerkers. Dit maakt het voor organisaties mogelijk om medewerkers toe te wijzen aan tijden en plaatsen waar ze het meest nodig zijn.
De module Flexpool wordt vaak gecombineerd met de module Shift Bidding. Voor flexwerkers met een nul-urencontract of klein contract is dat een ideale manier om aan te geven welke diensten zij kunnen draaien.
Terugwerkende Kracht
Bestaande roosters of planningen worden in de praktijk vaak aangepast. Bijvoorbeeld omdat er langer of korter is gewerkt doordat de zorgvraag is veranderd, of doordat een medewerker een dag verlof heeft opgenomen. Deze mutaties moeten worden vastgelegd in ORTEC Workforce Scheduling, zodat de verloning correct kan plaatsvinden. De module Terugwerkende Kracht maakt het eenvoudig om dit soort wijzigingen achteraf door te voeren.
External Data Connector
Welke medewerkers hebben er de afgelopen maand van dienst geruild? Hoeveel overuren zijn er gerealiseerd in het eerste kwartaal? Is er een significant verschil in het ziekteverzuim tussen de verschillende afdelingen binnen de organisatie? Hoe vaak overtreden we de regels van de arbeidstijdenwet of de CAO? Hoe groot is het verlofsaldo dat we op de balans moeten zetten? En is dit afgenomen, het afgelopen jaar, of juist niet? Allemaal vragen die binnen jouw organisatie regelmatig zullen worden gesteld. De module External Data Connector van ORTEC Workforce Scheduling geeft inzicht in al deze vragen en bevat een groot aantal standaard-rapportages die vooral veel informatie bevatten om tot een juiste uitvoering van de geplande werkzaamheden te komen.
Multi Resource Planning
Veel planningen moeten medewerkers met verschillende disciplines en bekwaamheden samenbrengen met resources als werkruimtes, behandelkamers en materiaal. Dat is een lastige klus. Een extra uitdaging is om de planning inzichtelijk te maken voor alle betrokkenen. Hoe stem je agenda’s en planningen van specialisten, assistenten en werkruimtes op elkaar af? ORTEC Multi Resource Planning ondersteunt bij de planning van je resources, of eigenlijk de capaciteit voor cliëntzorg. Door specialisten, assistenten en werkruimtes te beschouwen als drie verschillende resources kunnen sessies worden gepland met de juiste combinatie van elk.
Healthcare suite
Voor de gezondheidszorg heeft ORTEC een speciale suite ontwikkeld: de ORTEC Healthcare suite. Deze bestaat uit software-applicaties die het capaciteitsmanagement van ziekenhuizen en zorginstellingen optimaliseren. Denk aan vraaggestuurde dienstroosterplanning en werkplekplanning van personeel met onregelmatige werkpatronen, het voorspellen en optimaliseren van patiëntstromen, en Multi Resource Planning voor de planning van specialisten, assistenten, ruimtes en andere benodigde resources, zoals gespecialiseerde verpleegkundigen en instrumenten.
