Hart voor de zorg, hart voor de organisatie

Sint Jacob, ouderenzorgorganisatie in Haarlem en Heemstede, heeft zeven woonzorgcentra en een revalidatiekliniek. Ruim 800 medewerkers en 300 vrijwilligers zetten zich elke dag in voor het leveren van de beste zorg aan meer dan 600 cliënten.

ORTEC werkt al jarenlang samen met deze organisatie met ‘hart voor de zorg’. Alle locaties van Sint Jacob maken gebruik van de modules van ORTEC Workforce Scheduling (ORTEC WS). De ondersteunende diensten leveren hulp vanuit het centrale bestuursbureau en het planbureau verzorgt op haar beurt hierin roosters voor alle vaste medewerkers, de flexpoolmedewerkers en voor de externe inzet. Dit ‘hart van de organisatie’ wil de volledige focus hebben op het verlenen van zorg. Alle randvoorwaarden daaromheen moeten optimaal ingericht worden zodat op elke locatie op ieder moment de juiste zorgverleners klaarstaan voor de cliënten van Sint Jacob.

“Als planbureau heb je geen tijd de cao regels continu te monitoren en verwerken; ORTEC borgt deze functionele kant.”

Optimale ondersteuning

Sint Jacob ziet in ORTEC de betrouwbare partner die, met de juiste kennis van personeelsplanningsprocessen en achterliggende wet- en regelgeving, applicaties aanbiedt met veel inrichtingsvrijheid. Voor Sint Jacob zijn deze expertise en inrichtingsmogelijkheden de doorslaggevende reden om te kiezen voor een oplossing met als primaire focus optimale ondersteuning van de personeelsplanningsprocessen. “Je kunt als organisatie veel zaken zelf en flexibel inrichten en planners kunnen goed hun werk doen. Updates van de software draaien altijd goed en de cao is hierin leidend. Als planbureau heb je geen tijd de cao regels continu te monitoren en verwerken; ORTEC borgt deze functionele kant. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat medewerkers krijgen waar ze recht op hebben. Wijzigingen in het roosterpakket hebben veel impact op medewerkers, zeker in coronatijd”.

Migratie van eigen server naar servers via de cloud

Maartje Stoelinga, manager Planbureau & Flexpool Sint Jacob, gaf aan dat de huidige database (personeelsbestand en roosters) van ORTEC WS verouderd was. De applicatie was vervuild geraakt doordat werkprocessen de afgelopen jaren zijn gewijzigd, waardoor de inrichting van ORTEC WS voor de ondersteuning van de huidige werkprocessen veel onnodige ballast bevatte. In eerste instantie leek een migratie van ORTEC WS versie EP4 naar versie 7 de initiële opdracht voor ORTEC, totdat door Sint Jacob de wens werd uitgesproken om naast de overgang naar de meest actuele versie van ORTEC WS, ook gelijk de inrichting ervan te actualiseren en het technisch applicatiebeheer voortaan uit te besteden aan ORTEC. Gezamenlijk werd zodoende besloten om een herimplementatietraject uit te voeren in combinatie met de overstap naar de hostingoplossing van ORTEC. Met dit herimplementatietraject werd de samenwerking met ORTEC herbevestigd en de ambitie gesteld om de ondersteuning van de personeelsplanningsprocessen naar een hoger niveau te tillen, zodat je maximaal resultaat genereert voor de geleverde inzet.

“De vraag die continu centraal stond was: “Wat heeft de zorg nodig?”

Totaaloplossing inclusief app gereed binnen krap tijdbestek

“De deadline was ambitieus maar we hebben het, op een paar kleine hobbels na, gehaald” zegt Maartje. “Sint Jacob wilde voor de zomer live gaan. In februari jl. is gestart met het opbouwen van de database en klaarzetten van de hostingconstructie, de concrete inrichting begon in maart, daarna volgde de testfase en op 1 juni zijn alle modules inclusief de nieuwe app live gegaan”.

Een hele korte periode voor de realisatie van een totaaloplossing maar omdat veel processen in de basis al goed ingericht waren en hierin weinig wijzigingen nodig waren, scheelde dit veel tijd. De meeste tijd is in de opbouw van de nieuwe database gaan zitten. “Klopt het solution design?” was de terugkerende vraag.

Het kleine projectteam, met volledige commitment voor Sint Jacob, was een fijne ondersteuning voor Maartje. De lijnen waren kort en ze konden snel schakelen. Tweewekelijks kwam het projectteam bij elkaar en de projectleider zat bovenop de strakke planning en stuurde bij waar nodig. De vraag die continu centraal stond was: “Wat heeft de zorg nodig?” Dit was leidend voor alle genomen beslissingen. Wat Sint Jacob als heel sterk van ORTEC heeft ervaren is dat een extra aangeschafte module uiteindelijk is geschrapt omdat deze, voor de wijze waarop Sint Jacob het proces rondom de personeelsplanning heeft georganiseerd, weinig toevoegde waarde bood. “ORTEC hecht meer belang aan de relatie op lange termijn met de klant dan verkoopcijfers op korte termijn. Dat doen niet veel bedrijven”.

Wat waren knelpunten binnen dit project? De coronaperiode gaf een extra uitdaging aan het project. Een tweede knelpunt was de verwachting met betrekking tot de nieuwe app. Sint Jacob miste een aantal functionaliteiten in de app. Als organisatie wil je een nieuwe omgeving aanbieden aan je medewerkers die dezelfde mogelijkheden biedt als de desktopversie. “Maar misschien was de deadline hiervoor te krap” concludeert Maartje.

Samen tot de beste oplossing komen dankzij wederzijds vertrouwen

Sint Jacob koos voor een harde livegang zonder pilotgroepen. Een gewaagde gok maar omdat ORTEC geen onbekende partij was durfden zij het aan. En het heeft goed uitgepakt, zelfs zonder kinderziektes. Iedereen was vooraf goed ingelicht over alle stappen die genomen moesten worden en de digicoach van Sint Jacob was betrokken bij het hele proces. Ook de goede wisselwerking tussen klant en projectteam heeft bijgedragen aan het succes van dit project. De juiste mensen zaten op de juiste positie en er werd, mede dankzij de goede kennis van processen van Maartje, snel en direct geschakeld.

Wat heeft deze optimalisatie Sint Jacob opgeleverd? Up-to-date software met een inrichting die naadloos aansluit op de processen en ambities ten aanzien van de personeelsplanning. Dit biedt hen de mogelijkheid om optimale zorg te verlenen. Voor de toekomst staan geen verdere vernieuwingen op de planning naast de tweejaarlijkse update.

Ook de medewerkers hebben positief gereageerd op de nieuwe software. Het was uiteraard even wennen maar de nieuwe functionaliteit, zoals bijvoorbeeld Employee Self Service, is overzichtelijk en het is fijn dat alles in één omgeving staat.