In de sectoren catering en schoonmaak werken medewerkers vaak verspreid over verschillende klantlocaties. Daardoor voelen zij zich minder verbonden met hun organisatie, wat personeelsplanning en medewerkerstevredenheid bemoeilijkt.

Uit cijfers blijkt dat 57% van de werkgevers in deze sectoren te maken heeft met personeelstekort. Tegelijk bestaat 25% van het personeel uit tijdelijke krachten zoals uitzendkrachten en zzp’ers. Interessant is dat 23% van de vaste medewerkers bereid is om meer uren te werken, waarvan 8% zelfs meer dan 10 extra uren per week. Dat biedt concrete kansen om bestaande medewerkers beter in te zetten, zonder meteen extern personeel te werven.

Aangezien de winstmarges in deze sector laag zijn (vaak 2 tot 5%), is het cruciaal om slim om te gaan met arbeidsproductiviteit en loonkosten. Tegelijk worstelen veel organisaties met het naleven van de arbeidstijdenwet en het correct inregelen van contractuele verplichtingen in hun planning.

Een moderne aanpak van personeelsplanning verloopt in vier stappen:

1. Voorspellen van de werklast (forecasting)
2. Voorbereiden van diensten en bezettingseisen
3. Plannen van de werkroosters
4. Monitoren en optimaliseren op basis van realisatie

Deze continue cyclus – ook wel de Learning Loop genoemd – helpt organisaties om hun planning steeds slimmer en efficiënter te maken. In dit webinar lag de nadruk op stap 3 en 4: roosters maken en uitvoeren.

Medewerkers actief betrekken bij het maken van hun rooster vergroot de tevredenheid, inzetbaarheid en loyaliteit. Dit zijn vijf manieren waarop organisaties in catering en schoonmaak dat succesvol doen:

• Beschikbaarheid doorgeven: Medewerkers registreren eenvoudig wanneer ze kunnen (of niet kunnen) werken.
• Diensten ruilen: Medewerkers wisselen zelf van dienst, binnen vooraf bepaalde kaders.
• Dienstbieden / zelfroosteren: Openstaande diensten worden aangeboden en medewerkers schrijven zichzelf in.
• Realtime communicatie: Via chat houden medewerkers contact met hun collega’s en de planner.
• Informatie en betrokkenheid: Nieuws, polls en enquêtes zorgen voor meer verbondenheid, allemaal via de Employee Self Service app.

Deze aanpak zorgt voor meer eigenaarschap, betere roosters en een verhoogde betrokkenheid op de werkvloer.

Organisaties in schoonmaak en catering passen verschillende methodes toe voor hun roosterplanning:

• Cyclische roosters: Vast werkpatroon voor maximale voorspelbaarheid, maar beperkte flexibiliteit.
• Dienst ruilen: Flexibiliteit onder collega’s mits inachtneming van wet- en regelgeving.
• ORTEC Optimizer: Slimme software die roosters genereert op basis van beschikbaarheid, kwalificaties en planningseisen.
• Zelfroosteren / dienstbieden: Medewerkers kiezen zelf hun diensten, wat de betrokkenheid verhoogt.
• Digitale communicatie: Via apps blijft iedereen realtime op de hoogte van roosters, wijzigingen en nieuwtjes.

Deze methodes combineren structurele continuïteit met flexibiliteit en medewerkergerichtheid.

De ORTEC Employee Self Service app biedt medewerkers alle tools om zelfstandig en efficiënt te communiceren met de planning

• Roosters raadplegen
• Verzoeken tot ruil of extra werk
• Zelf inschrijven op open diensten
• Chatten met collega’s en planners
• Nieuwsberichten, polls en enquêtes volgen

De app is ontworpen met laagdrempeligheid in gedachten, ook voor medewerkers met beperkte digitale vaardigheden. Indien nodig kan een kiosk-opstelling op locatie voorzien worden voor medewerkers zonder smartphone.

Slimmere personeelsplanning in de sectoren catering en schoonmaak vraagt om flexibiliteit, betrokkenheid en technologie. Door medewerkers actief te betrekken via tools zoals dienstbieden, zelfroosteren en Employee Self Service, wordt het planningsproces niet alleen efficiënter, maar ook mensgerichter.

Met oplossingen zoals ORTEC Teamscheduler en de ORTEC Optimizer kunnen organisaties:

• Tekorten opvangen met intern potentieel
• Roosters sneller en eerlijker invullen
• Wettelijke regels beter naleven
• De betrokkenheid van hun mensen versterken